Wskazówki dotyczące zarządzania czasem na połączenia wychodzące

Zarządzanie czasem telefonu jest ważne, ponieważ telefon jest nadal głównym narzędziem komunikacji dla większości małych firm. Ale większość czasu spędzone przez firmy korzystanie z telefonu to strata czasu. Zamiast komunikować się z ludźmi, z którymi chcemy się komunikować podczas wykonywania połączeń wychodzących, odrywajemy czas na rozmowie z innymi ludźmi lub maszynami, grając niekończące się rundy tagu telefonicznego.

Ale co, gdybyśmy mogli po prostu zadzwonić i porozmawiać z ludźmi, z którymi chcieliśmy porozmawiać, powiedzieć to, co chcieliśmy powiedzieć i iść dalej? Wyobraź sobie, o ile możemy być produktywni i ile czasu będziemy musieli robić inne rzeczy.

Cóż, możemy - i wszystko, czego potrzeba, to trochę przygotowania wcześniej.

Informuj swoje dane kontaktowe

Niezależnie od tego, czy są dostawcami, zwykłymi klientami, czy kontrahentami, wielu z nas wzywa tych samych ludzi wielokrotnie. Informuj informacje o kontaktach z szczegółami oszczędzania czasu, aby nie marnować czasu, próbując dotrzeć do osób, które nie są dostępne.

Na przykład, jeśli wiesz, że konkretna osoba, którą chcesz dotrzeć, bierze lunch od 1 do 2 p.M. Każdego dnia, po co marnować czas na próbę do niej zadzwonić w tym czasie?

Numery programów, które często dzwonisz

Zaprogramuj numery dla tych, które regularnie dzwonisz do telefonu, aby zaoszczędzić czas na ich poszukiwaniu.

Zaplanuj swoje wychodzące połączenia

Zanim zadzwonisz, zanotuj główny cel połączenia i kluczowe punkty, które chcesz omówić. Pomoże ci to trzymać się punktu, gdy będziesz rozmawiać przez telefon i upewnić się, że pokryjesz wszystko, co chcesz pokryć, oszczędzając czas podczas połączenia i unikanie ponownego dzwonienia, ponieważ o czymś zapomniałeś.  

Zachowaj informacje o kontakcie przed sobą 

Jeśli dzwonisz do kogoś, kto zostanie wpisany do bazy danych kontaktów, miej wszystkie informacje o osobie, którą dzwonisz. Niezależnie od tego, czy używasz komputera stacjonarnego, urządzenia mobilnego, czy Rolodex, jest to świetna pomoc w pamięci podczas połączenia. Ponadto, jeśli nie musisz szukać czegoś takiego jak nazwa męża klienta, będziesz miał możliwość robienia notatek podczas połączenia, oszczędzając jeszcze więcej czasu.

Użyj telefonu lub zestawu słuchawkowego

Oczywiście, jeśli chcesz robić notatki podczas połączenia (lub zrobić cokolwiek innego podczas rozmowy przez telefon), niezbędny jest dobry telefon lub zestaw słuchawkowy. Uwolnienie rąk może zwolnić dużo czasu.

Zostaw szczegółową wiadomość

Jeśli osiągniesz czyjąś sekretarkę lub pocztę głosową, zostaw pełną wiadomość, która podaje Twój numer telefonu dwa razy i podaj powód, dla którego dzwonisz. Na przykład: „To jest Susan Ward w (numer telefonu). Dzwonię, aby omówić oszacowanie twojego projektu. Możesz skontaktować się ze mną o (numer telefonu) po południu."

Dwukrotnie stwierdzając, że Twój numer daje odbiorcy wiadomości znacznie większą szansę na naprawę i spisanie go bez powtórzenia wiadomości.

Nie poddawaj się przymusowi telefoniczne

Kiedy próbujesz skontaktować się z kimś, a ty nie masz kuszących oddzwonienia - być może co pół godziny! Ale jeśli pozwoliłeś na właściwą wiadomość, nie trzeba tracić czasu, pozostawiając powtarzane wiadomości (i wypełnianie automatycznej sekretarki lub poczty głosowej). Daj osobie, którą wzywasz rozsądną ilość czasu na oddzwonienie, na przykład do następnego dnia roboczego.

Zablokuj czas na rozmowy telefoniczne

Zaplanuj połączenia telefoniczne i zrób je wszystkie razem w jednym bloku czasu, jeśli to możliwe. Większość z nas nie jest tak dobra w wielozadaniowości i traci wiele wydajności, gdy przewracamy się z jednego zadania do drugiego. Więc jeśli masz tuzin połączeń, aby wykonać określony dzień, bardziej wydajne jest zrobienie ich za godzinę niż zrobienie jednego lub dwóch, a następnie wykonać kolejne trzy połączenia godzinę później, a kolejne dwa 45 minut później.

Zarezerwuj swoje wychodzące połączenia telefoniczne, jeśli to możliwe

Jeśli nie będzie to szybkie połączenie, kiedy najpierw zadzwonisz do kogoś, przedstaw się, powiedz jej, dlaczego dzwonisz, a następnie zapytaj, czy to wygodny czas na rozmowę, czy też wolałaby zarezerwować czas na omówienie tego. Następnie zorganizuj, że zadzwonisz do niej w tym czasie. Może to nie tylko zaoszczędzić czas na miejscu, ale zaoszczędzisz czas, kiedy oddzwonisz tę osobę, ponieważ oboje będziesz przygotowany na omówienie problemu, o którym powołałeś się.

Wykonaj swoje wychodzące połączenia telefoniczne w „Prime Time”

Badania wykazały, że więcej osób jest w swoich biurach wcześnie rano i można je osiągnąć między 8 A.M. i 11 a.M.