Przejście na ceny pakietu miejsc na konferencję i spotkania

W przeciwieństwie do Stanów Zjednoczonych, europejskie hotele jest powszechną praktyką oferowania pakietów konferencji korporacyjnych i spotkań jako opcji dla planistów wydarzeń, którzy organizują seminaria, konferencje i inne spotkania w hotelu.

Ideą ofert pakowanych usług wydarzeń korporacyjnych jest połączenie wszystkich różnych elementów przestrzeni konferencyjnej, żywności i napojów oraz potrzeb audiowizualnych w pakiet spotkania dla płaskiej stawki dziennej na zasadzie dla uczestnika. Ta praktyka może być ogólnie bardziej wydajna dla osób zaangażowanych w planowanie wydarzenia, ale sprawia, że ​​zarządzanie i przewidywanie kosztów związanych z miejscem jest znacznie prostszym procesem.

Konferencje w U.S. 

Z drugiej strony w Stanach Zjednoczonych wciąż jest znacznie bardziej powszechne, aby hotele budują element kosztów konferencji według pozycji linii w oparciu o szczegółowe i dostosowane potrzeby każdego spotkania lub wydarzenia. Chociaż praktyka pozwala planistom zdarzeń mieć większą kontrolę nad każdym szczegółem wydarzenia, często tworzy również skomplikowane zamówienia na zdarzenie bankietowe i większe trudności w zarządzaniu kosztami i ogólnym budżecie na wydarzenie.

Chociaż główni gracze w branży nadal zmieniają sposób prowadzenia działalności, model europejski i model amerykański nadal odzwierciedlają te różnice w podejściu do konferencji i wydarzeń korporacyjnych. Aby uzyskać głębsze nurkowanie, rzućmy okiem na dwa przykłady imprez korporacyjnych i pakietów konferencyjnych: jeden z byłego pałacu Fira w Barcelonie (przykład europejski), a drugi w Wynn Resorts w Las Vegas (przykład amerykański).

Przykład pakietów konferencji i spotkań

Codzienne stawki pakowane są popularne w Wielkiej Brytanii i udało się również do Europy kontynentalnej. „U.K. Rynek jako pierwszy poprosił o tego rodzaju pakiet i zawsze staramy się dostosować nasze propozycje, aby zaspokoić nasze potrzeby klientów ”, wyjaśnia były dyrektor generalny Fira Palace (obecnie Crowne Plaza Barcelona), hotelu biznesowego popularnego Planiści korporacyjne i spotkania, którzy organizują spotkania międzynarodowe.

Kliente hotelowe

Kiedy Crowne Plaza Barcelona nadal działała jako Pałac Fira, około 20 procent klientów hotelu pochodziło z Hiszpanii. Reszta corocznej klientów pochodziła z U.K. (19 procent), U.S. (17 procent), Francja (7 procent), Włochy (6 procent), Japonia (4 procent) i Niemcy (4 procent). Ponadto około połowa wydarzeń biznesowych zorganizowała z branży farmaceutycznej z resztą, w tym klientów technologii, żywności i napojów, bankowości i branży motoryzacyjnej.

Zapotrzebowanie na wycenę pakietów konferencyjnych

W tym czasie pakiet Daily Meeting w Fira Palace obejmował korzystanie z sali konferencyjnej, przerwy na kawę, lunch, ekran. Dostępne pakiety spotkań zasadniczo zawierało wszystko, co planista musiałby uwzględnić na spotkaniu.

W miarę ewolucji branży prośby o pakiety konferencyjne i spotkania z czasem zmieniają się. Początkowo planiści wydarzeń korporacyjnych prosili o cenę płaskiej konferencji za sale konferencyjne oraz żywność i napoje. Z czasu. Ale popyt był nadal na pakowane, płaskie ceny.

Dla tych, którzy wymagali nocnych pokoi gościnnych, poprosili również o specjalną/negocjowaną stawkę za zakwaterowanie do ogólnych stawek na konferencję. Podczas gdy pakiety te obejmowałyby większość potrzeb wydarzeń, planiści nadal negocjowaliby inne wymagania dotyczące wydarzeń, takie jak obszar wystawowy, galowe kolacje, przyjęcia koktajlowe i inne elementy programu wydarzeń.

Plusy i wady podejścia europejskiego

Oczywiste jest, że przede wszystkim europejskie podejście do planowania konferencji i wyceny może być pomocne dla planistów wydarzeń z kilku powodów, w tym postrzegania oszczędności kosztów, przewidywalności kosztów oraz łatwości prezentacji i zatwierdzeń klienta i zatwierdzeń.

To powiedziawszy, takie podejście nakłada zwiększone obciążenie hotelu, aby przewidzieć potrzeby swoich klientów, jednocześnie zarządzając własnym wynikiem. „Z naszego punktu widzenia o wiele łatwiej jest zrobić wydarzenia„ à la carte ”. W rzeczywistości operacja jest znacznie bardziej skomplikowana. Ale korzyścią dla nas jest satysfakcja klientów ” - mówi były dyrektor generalny Fira Palace.

Przykład amerykańskiej konferencji i pakietów spotkań

Podczas gdy rynek europejski jest stosunkowo dojrzały wraz z akceptacją i korzystaniem z pakietów konferencyjnych lub spotkań, więcej U.S. Hotele mogą zacząć rozważać zmianę sposobu, w jaki pakują i ceny również konferencje i spotkania. Jest to teraz szczególnie ważne, gdy planiści wydarzeń są zobowiązani do podejmowania decyzji dotyczących spotkania w krótszych terminach.

W maju 2009 r. Dziś nadal oferują te pakiety. Zawierają:

• Pakiet delegata na całodniową konferencję
• Pakiet delegatów konferencji „Am”
• Pakiet delegata na pół dnia „PM”

Tak jak oczekiwali europejskich planiści wydarzeń, opcje pakowane Wynn są wyceniane na delegata (i.mi., Uczestnik) stawka, w tym sala konferencyjna, jedzenie i napoje, przekąski na przerwy oraz projektor i ekran LCD.

Pomysł Wynn do opracowania opcji pakietu konferencji wyrósł z europejskiego podejścia rynkowego. W rzeczywistości André Link, były krajowy kierownik sprzedaży Wynn, wcześniej pochodził z Europy. „W większości w Europie jest to jedyny sposób, w jaki sprzedaliśmy spotkania… bardzo rzadko przygotowaliśmy propozycje à la carte, które wymieniono koszty F&B, wypożyczalnie pokoju, opłat AV itp.,”Link wyjaśnia.

Amerykańska zmiana przemysłu

Wraz z uruchomieniem ich programu pakietu małego spotkania, Wynn Resorts spodziewał się, że pakowane stawki konferencyjne będą bardziej popularne wśród klientów korporacyjnych, ponieważ większość spotkań stowarzyszenia jest większa pod względem wielkości. Mieli rację. Od tego czasu kilka głośnych amerykańskich sieci hotelowych zaczęło oferować pakiety spotkań korporacyjnych i konferencyjnych, które lepiej odzwierciedlają model europejski, jeśli planowanie wydarzeń korporacyjnych.

Z pewnością wskaźniki pakietów spotkań i konferencji nie zaspokoją potrzeb każdego wydarzenia. W rzeczywistości większość planistów uznaje, że zrezygnują z pewnych szczegółowych preferencji dla swojego programu lub wymagają miejsca dostosowania pakietu, aby uwzględnić dodatkowe elementy. Zawsze istnieje ostrożność, jak polegać na stawkach pakietów, jeśli planiści przewidują, że ich programy mogą działać dłużej niż początkowo oczekiwano, co może wywołać dodatkowe opłaty. Ale dla planistów spotkania i wydarzeń, którzy uważnie przyglądają się swoim budżetowi, te pakiety spotkań i konferencji oferują wyraźną przewidywalność budżetu na konferencję.