Prośba o propozycję (RFP)

Po zdefiniowaniu złożonego wymogu biznesowego firma jest gotowa znaleźć dostawcę do spełnienia wymagań. Pierwszym krokiem w znalezieniu dostawcy jest utworzenie i wysłanie wniosku o propozycję (RFP). Dokument zapytania ofertowego powinien zawierać szczegółowo każdy aspekt wymogu biznesowego oraz tego, czego firma wymaga od potencjalnego dostawcy, aby spełnić wymagania określone w RFP. Sprzedawca złoży ofertę na podstawie zrozumienia wymagań określonych w RFP, a konkurencyjne oferty zostaną ocenione w celu uzyskania wyboru zwycięskiego dostawcy lub krótkiej listy dostawców, którzy następnie dostarczą prezentacje firmie.

Definiowanie wniosku o dokument propozycji

Dokument zapytania ofertowego ma kluczowe znaczenie dla uzyskania dostawcy, który może spełnić wymagania biznesowe klienta. Jeśli dokument jest wadliwy, albo przez niejednoznaczne wymagania, brakujące wymagania lub nieuzasadnione wymagania dla dostawcy, wówczas proces RFP doprowadzi do niekompletnych ofert, lub w niektórych przypadkach, w ogóle żadnych ofert. Dostawcy nie są zobowiązani do składania ofert do każdego otrzymanego zapytania ofertowego, a nawet jeśli mogą spełnić wymagania ofertowe, mogą nie mieć możliwości spełnienia wymagań w odpowiednim czasie. Później często występuje, gdy klient wysyła zapytanie ofertowe do mniejszych dostawców, którzy mogą być liderami w swojej dziedzinie, ale nie mają środków ani zdolności do zaspokojenia potrzeb klienta.

Każde zapytanie ofertowe będzie różne w zależności od zdefiniowanych wymagań i konkretnych potrzeb klienta. Nawet w ramach tej samej firmy dokument RFP może się różnić w zależności od podstawowych wymagań. W przypadku niektórych ofert ofertowych może się skupić na cenie, podczas gdy inne mogą koncentrować się na czasach dostawy lub na wymaganiach jakościowych potrzebnych przedmiotów.

Konkretne funkcje dokumentu RFP

Istnieje pewne cechy dokumentu RFP, które są wymagane. Na przykład każde zapytanie ofertowe powinno mieć określoną datę i godzinę, w której klient wymaga od wszystkich potencjalnych dostawców złożenia oferty. Jeśli oferty zostaną złożone po tej dacie, należy je odrzucić. Jeśli sprzedawca nie może złożyć oferty na czas, może to wskazywać na możliwy problem z organizacją i być może obawy dotyczące dostawy.

Jednak klient musi dać dostawcom wystarczający czas na złożenie oferty. Jeśli wymagania są szczególnie złożone, dostawcy mogą potrzebować zgromadzenia zespołu reagowania, aby rozbić wymagania na obszary, które mogą zrozumieć, a następnie złożyć ofertę. Jeśli osi czasu zdefiniowane w zapytaniu ofertowym jest zbyt krótkie, reakcje mogą być rzucone, a dostawcy mogą zgadywać złożonością projektu, zamiast w pełni ją rozumieć. Doprowadzi to do niedokładnych ofert i zmarnowanego procesu zapytania ofertowego.

Dokument RFP powinien wskazać proces, jeśli dostawcy mają dodatkowe pytania dotyczące wymagań określonych w RFP. Dostawcy nie powinni mieć możliwości dzwonienia do klienta, ponieważ może to prowadzić do przekazania jednego dostawcy dodatkowych informacji, które dają im przewagę konkurencyjną. Najlepiej zorganizować połączenie konferencyjne, aby przedstawiciele każdego dostawcy mogli zadać i wysłuchać pytań skierowanych do klienta. Zapewnia to uczciwość w procesie licytacji.

Dokument RFP musi również wyraźnie określić format odpowiedzi RFP dostawców. Jeśli nie zostanie to jasno określone, odpowiedzi będą wysyłane w różnych formatach i nie można porównać ofert dostawcy. Format odpowiedzi powinien określić, co jest wymagane od dostawcy w każdej sekcji, takich jak odniesienia, CV potencjalnych członków zespołu, dokument z dostawcami zrozumienia wymagań oraz format wyceny. Jeśli każdy dostawca przestrzega prawidłowego formatu odpowiedzi, ułatwi to porównanie ofert.