Plan procesu zarządzania czasem projektu

Zarządzanie czasem jest jednym z 10 obszarów wiedzy, które menedżerowie projektów muszą opanować, aby uzyskać certyfikat Project Management Professional (PMP) ® z Project Management Institute. To niezbędna część zarządzania projektem, ponieważ pomaga zapewnić zakończenie projektu na czas.

Przewodnik po zarządzaniu projektami (PMBOK) ® oferuje ramy dla zarządzania czasem projektu, które dla osób, które chcą uzyskać certyfikat PMP®, i może być również przydatny dla wszystkich menedżerów projektów, również. Składa się z siedmiu procesów:

1. Zarządzanie planem harmonogramu
2. Zdefiniuj działania
3. Działania sekwencyjne
4. Oszacuj zasoby aktywności
5. Oszacuj czas trwania aktywności
6. Opracuj harmonogram
7. Harmonogram kontroli

Przyjrzyjmy się głębiej na każdego z nich.

Zarządzanie planem harmonogramu

Ten krok wymaga ustalenia wszystkich zasad, procedur i dokumentacji wymaganej do zarządzania harmonogramem projektu. Celem jest udzielenie wskazówek, w jaki sposób harmonogram projektu będzie zarządzany przez cały proces.

Jednak prawdopodobnie nie będziesz mieć osobnego planu zarządzania swoim harmonogramem. Wiele z tego, co tu pracujesz.

Zdefiniuj działania

W tym miejscu identyfikujesz i wymieniasz poszczególne zadania, które należy wykonać w całym projekcie, aby zapewnić spełnienie wszystkich jego rezultatów. Możesz to zrobić, patrząc na każdy główny kamień milowy projektu i rozkładając go na mniejsze działania, które należy zrobić, aby osiągnąć ten kamień milowy. Będziesz potrzebować uzyskanej listy zadań projektowych, aby przejść do następnego procesu.

Działania sekwencyjne

Ten proces pomaga wprowadzić pracę projektu we właściwej kolejności, abyś mógł efektywnie wykorzystać zasoby projektu i dostarczyć tak szybko. Obejmuje to pobranie listy działań projektowych, które utworzyłeś wcześniej, i wkładanie każdego zadania we właściwej kolejności. Pod koniec tego procesu będziesz mieć widok relacji między zadaniami projektu.

Przewodnik PMBOK® mówi o tworzeniu schematu sieciowego jako wyjścia tego procesu, ale rzadko jest to konieczne, a na pewno nic, co musiałbyś zrobić ręcznie. Jeśli chcesz wykonywać schematy sieciowe, możesz użyć do tego oprogramowania do zarządzania projektem. Ostatecznie jednak lista zależności i potencjalnych dat początkowych i końcowych zadań będzie równie dobra i mniej czasochłonna.

Oszacuj zasoby aktywności

Po ustanowieniu zadań we właściwej kolejności następnym krokiem jest ustalenie, jakie zasoby potrzebne do ich osiągnięcia, w tym zasoby ludzkie, sprzęt i zapasy, a także ilość potrzebna dla każdego. Zwykle dobrym pomysłem jest wykorzystanie specjalisty w tym obszarze, aby zapewnić dokładne oszacowanie projektu.

Oszacuj czas trwania aktywności

Ten krok dotyczy ciężkiej pracy obliczania, jak długo zajmie każde zadanie. Podczas tego procesu wypracujesz, ile czasu zajmie wykonanie każdego działania za pomocą zidentyfikowanych zasobów. Nie zapomnij wziąć pod uwagę dostępności zasobów i wakacji. Bądź także realistyczny: tylko dlatego, że szacujesz, że zadanie potrwa osiem godzin, nie oznacza, że ​​zostanie ukończone rano.

Opracuj harmonogram

Wreszcie możesz zebrać swój harmonogram projektu. Opracowanie harmonogramu jest jednym z bardziej skomplikowanych procesów w przewodniku PMBOK®. Jest 13 części, w tym wszystko powyżej, plus ryzyko, zakres i elementy dotyczące kontekstu projektu. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby utworzyć harmonogram.

Harmonogram kontroli

Ten proces daje narzędzia potrzebne do monitorowania i aktualizacji harmonogramu projektów. Pomoże Ci upewnić się, że zmiany są odpowiednio zarządzane i że zachowujesz kontrolę nad terminem swojego projektu.

Przygotowanie harmonogramu projektów i śledzenie go później to dużo pracy, ale warto wiedzieć, że masz harmonogram, o którym możesz być pewny siebie.