Profesjonalne wytyczne dotyczące pisania listów i e -maili

Jaki jest najlepszy sposób na napisanie listu? Czy litery papierowe nadal działają lub są e -mailem lepszą opcją? Nie ma jednego najlepszego sposobu na komunikowanie się. W niektórych przypadkach sensowne jest komunikowanie się za pośrednictwem poczty elektronicznej, w innym czasie może być konieczne wysłanie tradycyjnych liter typu obsesyjnych, drukowanych i podpisanych.

To, co wybierasz, zależy od tego, z kim się komunikujesz, i cel twojej korespondencji.

E -mail jest szybszy i łatwiejszy, ale niektóre wiadomości e -mail nigdy się nie otwierają i, w zależności od tego, do kogo piszesz i dlaczego piszesz, możesz być zobowiązany do wysyłania pisma i podpisanego listu lub nawet przesłania go online.

Rodzaj wybranej wiadomości zależy od tego, z kim się komunikujesz, oraz cel Twojej korespondencji.

Profesjonalne wytyczne dotyczące pisania listów i e -maili

Oto wytyczne dotyczące pisania listów i wiadomości e -mail, w tym jak pisać, formatować i korekta litery, z przykładami różnych rodzajów listów biznesowych.

Co dołączyć do litera lub e -maila

Niezależnie od tego, jak się komunikujesz, dobrze napisane listy zawierają kilka sekcji. To, co dołączasz w każdej sekcji i sposób sformatowanego dokumentu, będzie zależeć od tego, czy wysyłasz pismo, czy wiadomość e -mail.

Niniejszy przewodnik po pisaniu listów zawiera to, co należy wymienić w każdej części listu, jak adresować i podpisywać komunikację na maszynie oraz e -mail, formaty i układy listów oraz przykłady i szablony.

Części listu

• Informacje kontaktowe
• Pozdrowienie (powitanie)
• Ciało litery
• Zamknięcie
• Podpis

Informacje kontaktowe
Sposób, w jaki podajesz swoje dane kontaktowe, będzie inny w zależności od tego, jak wysyłasz list. Po wysłaniu wiadomości e -mail Twoje dane kontaktowe znajdą się na końcu wiadomości zamiast u góry strony.

Przykłady powitania
Powitanie to sekcja powitania twojego listu. Oto lista przykładów powitania litery, które działają dobrze dla profesjonalnej korespondencji.

Ciało litery

Ciało twojego listu będzie zawierać kilka akapitów.

• Pierwszy akapit powinien zawierać wprowadzenie i krótkie wyjaśnienie twojego powodu pisania.
• Drugi akapit (i wszelkie następujące akapity) powinien wyjaśnić swoje powody pisania.
• Ostatni akapit powinien albo poprosić o działanie od czytelnika, jeśli o coś poprosisz, lub stwierdzić, w jaki sposób będziesz kontynuować.

Upewnij się, że cel twojego listu jest jasny. Czytelnik będzie musiał wiedzieć, o co prosisz i jak mogą ci pomóc. Lub, jeśli oferujesz usługi lub pomoc, co możesz udzielić czytelnikowi.

Zamknięcie
List jest zamknięty terminem takim jak „pozdrawiam” lub „szczerze”, po którym następuje przecinek, a następnie podpis, jeśli wysyłasz pisma pismowa. Jeśli wysyłasz wiadomość e -mail, po prostu wpisz swoje imię i nazwisko po zamknięciu. Oto lista przykładów zamykania listu, które są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i pracy.

Podpis

Wykończeniem twojego listu jest podpis, który w wiadomości e -mail będzie zawierał informacje kontaktowe.

• Jak podpisać list
• Jak skonfigurować podpis e -mail

Jak zwrócić się do listu
Ważne jest, aby zwrócić się do osoby, którą piszesz, do którego formalnie się piszesz, chyba że znasz ją bardzo dobrze. Oto jak zająć się listem, w tym informacje ogólne, których możesz użyć, jeśli nie masz osoby kontaktowej w firmie.

Formatowanie korespondencji

Teraz, gdy masz wszystkie informacje, które musisz dołączyć, przejrzyj standardowy format, który należy użyć do listów i wiadomości e -mail:

• Format listu
• Format wiadomości e -mail

Wytyczne dotyczące pisania listów

Następnym krokiem jest wypolerowanie listu, więc jest dużo miejsca między akapitami a górną i dolną stroną. Będziesz także chciał wybrać czytelny, profesjonalny styl i rozmiar czcionki. To, co mówisz.

Oto przewodniki krok po kroku do pisania różnych rodzajów liter, w tym marginesów strony, czcionek, odstępów i szczegółów tego, co należy uwzględnić, wraz z przykładami każdego z nich.

• Jak napisać list motywacyjny
• Jak napisać list z podanie o pracę
• Jak napisać list referencyjny
• Jak napisać list rezygnacyjny
• Jak napisać list z podziękowaniami
• Wytyczne dotyczące wiadomości i zaproszeń LinkedIn
• Profesjonalne wytyczne wiadomości e -mail

Przykłady i szablony

Korzystanie z szablonu to świetny sposób na rozpoczęcie własnej wiadomości lub wiadomości e -mail, ponieważ zaczynasz od podstawowego formatu. Wystarczy wypełnić swoje informacje w odpowiedniej sekcji listu.

Przyglądanie przykładów jest również pomocne, ponieważ otrzymasz pomysły na to, co powiedzieć we własnej korespondencji.

Próbki liter
Próbki listów, w tym listy biznesowe, listy motywacyjne, wywiad z podziękowaniami, listy uzupełniające, akceptacja pracy i listy odrzucające, listy rezygnacyjne, listy uznania, listy biznesowe oraz więcej próbek i szablonów listów.

Przykłady wiadomości e -mail
Zatrudnienie, poszukiwanie pracy i biznesowe przykłady wiadomości e -mail, a także szablony e -mail, sformatowane przykłady wiadomości oraz temat, pozdrowienia i podpisane przykłady.

Korekta i sprawdzanie pisowni

Wreszcie, zanim wydrukujesz lub przesłasz list lub wyślij wiadomość e -mail, sprawdzanie pisowni, sprawdzanie gramatyki i sprawdzanie go. Wskazówka dotycząca upewnienia się, że nie ma żadnych błędów, jest przeczytanie go na głos. Możesz zauważyć błędy, których nie złapałeś recenzji, po prostu patrząc na to.