Szablon profesjonalnego listu biznesowego

List biznesowy jest profesjonalnym elementem korespondencji. Jeśli piszesz list motywacyjny, list polecający, podziękowania lub inną profesjonalną korespondencję, musisz postępować zgodnie z formalnymi konwencjami listu biznesowego.

Zgodnie z tymi wytycznymi jest ważne, ponieważ pokazuje, że poważnie traktujesz korespondencję. Ponadto zapewnia, że ​​odbiorca listu może skupić się na Twojej wiadomości (a nie na formatowaniu niespójności, literówkach lub innych małych, ale rozpraszających błędach). 

Zanim napiszesz lub finalizujesz następny list biznesowy, poświęć trochę czasu na sprawdzenie sposobu sformatowania listu, od wyboru czcionki do stylu, wraz z informacjami, o których salutacje i podpisy są odpowiednie do użycia.

Rodzaje formatów liter biznesowych

W listach biznesowych są trzy podstawowe formaty:

• Format blokowy: W tym stylu cały tekst jest uzasadniony. Pomiń jedną linię między każdą sekcją.
• Zmodyfikowany format bloku: Większość treści jest uzasadniona w tym stylu, podobnie jak w liście do formatu bloków. Oto wyjątki: w przypadku informacji kontaktowych i bezpłatnego zamknięcia, zakładka do centrum strony i napisz tam swoje informacje.
• Format pół-blokowy: Czasami określany jako wcięty format blokowy, ten styl jest taki sam jak zmodyfikowany format blokowy, z wyjątkiem tego, że każdy akapit jest wcięty.

Każdy z tych stylów jest dopuszczalny do użytku w liście biznesowym, ale ponieważ reguły formatu bloku są tak wyraźne, może to być najłatwiejsza opcja do wybrania.

Wiele programów edytora tekstu będzie miało dostępne szablony, które ułatwią ci odpowiednio sformatowanie listu.

Skorzystaj z tych szablonów, abyś mógł skupić się na treści listu zamiast formatowania. Niezależnie od wybranego formatu upewnij się, że litera i pomijaj miejsce między każdym akapitem a sekcją.

Jak sformatować i napisać list

Wygląd ma znaczenie. List biznesowy jest profesjonalnym elementem korespondencji, ale nie będzie go postrzegać, jeśli zdecydujesz się na zwariowaną czcionkę lub masz dużo literówek. Oto kilka wskazówek, które należy przestrzegać: 

• Wybierz odpowiedni rozmiar czcionki i czcionki. Najważniejsze jest to, że chcesz prostej, nietypowej czcionki (np. Times New Roman, Calibri lub Arial), która nie wyróżnia się. Domyślna czcionka w twoim programie edytora tekstu jest prawdopodobnie akceptowalnym wyborem.
• Unikaj swobodnego języka lub slangu. To jest formalny list, więc będziesz chciał użyć bardziej formalnego języka.
• Zapobiegaj literówkom i błędom gramatycznym poprzez ostrożne korektę.
• Jeśli drukujesz list, Rozważ wybór wysokiej jakości papieru. Niezależnie od wybranego papieru, złóż literę ostrożnie przed umieszczeniem go w kopercie. Jeśli możesz, wpisz adres odbiorcy na kopercie; Jeśli to nie jest możliwe, użyj swojego najładniejszego pisma ręcznego.

Co uwzględnić w każdej sekcji listu

Informacje kontaktowe

Dołącz swoje dane kontaktowe w następującej kolejności:

Twoje imię
Twój adres
Miasto, stanowy kod pocztowy
Twój numer telefonu
Twój adres email

Jeśli używasz spersonalizowanego papieru firmowego, który zawiera te informacje, pozostaw w tej sekcji.

Data: W Stanach Zjednoczonych format pisania daty jest na przykład miesiąc, data i rok, 12 maja 2022. Nie skrót od miesiąca.

Dane kontaktowe odbiorcy: Dołącz dane kontaktowe dla osoby, do której piszesz. Jeśli nie masz konkretnej nazwy, zostaw to.

Nazwa
Tytuł
Firma
Adres
Miasto, stanowy kod pocztowy

Pozdrowienie: Rozpocznij list z pozdrowieniem, taki jak „Drogi”, a następnie tytuł i imię. Zobacz więcej przykładów odpowiednich pozdrowień do użycia w liście biznesowym, a także porady dotyczące tego, co zrobić, jeśli nie masz konkretnej osoby kontaktowej. Podążaj za nazwiskiem osoby z okrężnicą lub przecinkiem.

Szanowny Panie./SM. Nazwisko:

List biznesowy

Utrzymuj swój list prosty i skupiony, więc jego cel jest jasny.

• Pierwszy akapit twojego listu biznesowego powinien przedstawić wprowadzenie do tego, dlaczego piszesz.
• W poniższych akapitach podaj więcej informacji i szczegółów na temat Twojego żądania.
• Ostateczny akapit powinien powtórzyć powód, dla którego piszesz i podziękować czytelnikowi za przejrzenie Twojej prośby.

Pojedyncze miejsce i uzasadnij swój list w lewo. Zostaw pustą linię między każdym akapitem.

Bezpłatne zamknięcie:

Z poważaniem,

Podpis

Odręczny podpis (za list z pocztą)

Wpisany podpis

Podpis E-mail

W przypadku listu e -mail dołącz swoje dane kontaktowe w podpisie zamiast na górze listu:

Twoje imię
Twój adres email
Twój numer telefonu

Szablon listu biznesowego

To jest przykład profesjonalnego listu biznesowego. Pobierz profesjonalny szablon listu biznesowego (kompatybilny z Dokumentami Google i Word) lub zobacz poniżej, aby uzyskać więcej przykładów.

Równowaga

Przykład listu biznesowego (wersja tekstowa)

Joan Lau
123 Main Street
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected] 

20 kwietnia 2022

Steven Kramer
Dyrektor, Zasoby ludzkie
ACME Office Supplies
123 Business Rd.
Business City, NY 54321

Szanowny Panie. Kramer,

Piszę dzisiaj, aby zaprosić ciebie lub innego przedstawiciela Twojej firmy do zabrania głosu na corocznej konferencji biznesowej Metropolitan, która odbędzie się w North Branch Hotel, 15–18 września 2022.

Tematem naszej nadchodzącej konferencji jest znalezienie i zatrudnienie pracowników, którzy pasują do kultury firmy. Wraz z rozwojem, jaki Twoja firma widziała w ciągu ostatnich pięciu lat, uważam, że miałbyś wiele do zaoferowania naszym odbiorcom.

W ramach pakietu mówcy oferujemy skromne honorarium i stół dla sześciu podczas sobotniej kolacji.

Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej o okazji mówienia, daj mi znać. Mój numer telefonu komórkowego to 555-555-5555, a mój e-mail to [email protected].

Z niecierpliwością czekam na wiadomość od Ciebie. Dziękuję za rozważenie.

Z poważaniem,

Podpis (list z papieru)

Joan Lau

Więcej szablonów i przykładów

Przytłoczony wszystkimi krokami związanymi z formatowaniem korespondencji listu biznesowego? Szablon może pomóc. Szablony listów Microsoft są dostępne do pobrania za darmo dla użytkowników Microsoft Word lub są dostępne w programie Word. Możesz użyć tych szablonów do tworzenia różnych listów biznesowych i pracy.

Jeśli nie masz pewności, co napisać w ciele listu biznesowego, przejrzyj te przykładowe poszukiwania pracy i listy zatrudnienia, aby uzyskać inspirację.