Negocjacje w procesie zakupu

Negocjacje w procesie zakupowym obejmują okres od momentu, gdy pierwsza komunikacja jest dokonywana między nabywcą zakupów a dostawcą, aż do ostatecznego podpisania umowy. Negocjacje mogą być tak proste, jak próba uzyskania zniżki na przypadek rękawiczek bezpieczeństwa do złożoności głównych zakupów kapitałowych.

Specjalista ds. Zakupów musi odnieść sukces w negocjacjach z dostawcami, aby uzyskać najlepszą cenę z najlepszymi warunkami za każdy zakupiony przedmiot.

Mniejsza baza dostawców i długoterminowe umowy

Proces negocjacji stał się ważniejszym sektorem w procesie łańcucha dostaw, ponieważ firmy chcą zmniejszyć swoje wydatki, jednocześnie zwiększając swoją siłę nabywczą. Oznacza to, że zakupy specjalistów muszą negocjować coraz lepsze stawki z dostawcami, jednocześnie utrzymując lub zwiększając jakość i obsługę.

W przeszłości firmy miały długą listę dostawców, których kupiliby różne przedmioty, z których wymagały zasobów zakupu, aby spędzić ograniczony czas na negocjowanie najniższych cen. Najlepszym dostępnym rozwiązaniem było porównanie cen katalogowych z katalogów i wybranie dostawcy na podstawie tych informacji. Trendem w ciągu ostatniej dekady było zracjonalizację bazy dostawców i zawarcie długoterminowych umów z pojedynczym źródłem. To oferuje firmom możliwość negocjowania znacznie niższych cen przedmiotów, które kupowali od wielu oddzielnych dostawców.

Dostawcy są partnerami

Nacisk na negocjacje odszedł od najniższego scenariusza do negocjacji z mniejszą liczbą dostawców w celu uzyskania najniższej ceny z najlepszą obsługą, jakością i warunkami. Celem firm było zmniejszenie ogólnych wydatków, a nie negocjowanie najniższej ceny z dużą liczbą dostawców, co nie dało najlepszego ogólnego wyniku.

Negocjowane długoterminowe umowy z mniejszą bazą dostawców stworzyły więcej relacji partnerskich między kupującym a dostawcą. Związek może stać się mniej przeciwnikiem, który przynosi korzyści kupującemu i sprzedawcy. W związku z partnerem kupujący zachęci dostawcę do zwiększenia jakości i usług, a sprzedawca wie, że dzięki temu partnerstwo będzie kontynuowane z odnowioną umową z gwarantowaną sprzedażą.

Negocjacje lub RFQ

Departamenty zakupów pozarządowych nadal oferują szereg wstępnie zakwalifikowanych dostawców wniosek o cytat (RFQ) o przedmioty lub usługi, które chce kupić. Konkurencyjny proces oferty może wytworzyć szereg ofert i warunków, które dział zakupów oceni, a następnie przyznać firmę. Może to obejmować jakąś formę negocjacji.

Większość negocjowanych działalności będzie obejmować przedmioty lub usługi, które niekoniecznie można definiować przez RFQ. Dział zakupów i sprzedawca będą negocjować więcej niż cenę. Negocjacje zwykle obejmują to, co ma być wyprodukowane lub jaki jest zakres świadczenia usługi, gwarancję, usługi transportowe, pomoc techniczna, alternatywa pakowania, plany płatności itp.

Zakup przedmiotów lub usług znacznych kosztów będzie wymagało przedłużonych negocjacji w celu uzyskania ostatecznej umowy.

Specjaliści od zakupów są zobowiązani do uczestnictwa w tego rodzaju negocjacjach, aby upewnić się, że ich firmy uzyskały najlepszą cenę z najkorzystniejszymi warunkami, a pracownicy mogą wymagać przeszkolenia metod negocjacji, ponieważ staje się to bardziej powszechne w trudnym klimacie gospodarczym.

Cele negocjacyjne

Kupujący personel powinien wprowadzić wszystkie negocjacje z jasno określonymi celami. Bez celów możliwość uznania przez specjalistę ds. Zakupów w sprawie ceny, jakości lub obsługi jest znacznie podniesiona. Negocjator powinien przeprowadzić dyskusje z dostawcą z precyzyjnymi celami, które chcą osiągnąć dla swojej firmy.

Cel nie powinien być absolutna i powinien pozwolić na pewną elastyczność. Negocjator powinien jednak również upewnić się, że nie odbiegają od celów i pozwolić sobie na negocjowanie obszarów, które nie były częścią dyskusji. Na przykład negocjator mógł współpracować z dostawcą w zakresie swoich celów dotyczących ceny i usług, ale nie jakości. Kiedy sprzedawca zacznie omawiać jakość, negocjator powinien powstrzymać się od każdej umowy, w której nie ma ustalonego celu.

Negocjacje są ważną częścią roli profesjonalisty. Jest to umiejętność, której się uczy, a szkolenie może pomóc w zakupie personelu w zrozumieniu tego, co jest potrzebne podczas negocjacji z dostawcami.