Praktyki zarządzania spotkaniami pomagają poprawić wydajność

Spędzamy dużo życia na spotkaniach. W wielu przypadkach słabe praktyki zarządzania spotkaniami powodują nieproduktywne wykorzystanie czasu uczestników. W powiązanym artykule oferujemy wskazówki dotyczące przekształcenia pięciu wspólnych scenariuszy spotkań w produktywne zdarzenia. Oto dodatkowe pomysły na wsparcie wzmocnienia użyteczności, wydajności i wpływu spotkań.

Klucz zarządzania spotkaniem - Stand Pat

Niektórzy menedżerowie zatrudniają P.A.T. podejście do spotkań, wymagające PUrpose, An AGenda i Timeframe. Uzbawienie uczestników w te krytyczne punkty kontekstu przed sesją zapewnia, że ​​ludzie pojawią się przygotowani do uczestnictwa i poparcia ogólnego zamiaru spotkania. Wyraźny p.A.T. Zarys pomaga zapewnić sesję produkcyjną. 

Powinieneś być w stanie zdefiniować cel spotkania w 1 lub 2 zdaniach. „To spotkanie ma zaplanować nową kampanię marketingową” lub „To spotkanie ma na celu przegląd nowej zasady wysyłki w zakresie obsługi zwrotów.„Cel pomaga zapewnić wszystkim, dlaczego tam są, co należy zrobić, i jak kierować postępem i dążyć do wniosku. 

Ustaw program. Wymień elementy, które zamierzasz przejrzeć/omówić/sprawdzić. Lubimy przypisać limit czasu do każdego elementu obrad (patrz poniżej) i zidentyfikować osobę odpowiedzialną za moderowanie dyskusji. Ustaw ramy czasowe; przynajmniej ustawiaj czas rozpoczęcia i zakończenia. Zalecamy również ustawienie czasu trwania każdego elementu w porządku obrad. Powinny one wynieść ogólny czas spotkania.

Rozpocznij swoje spotkania na czas

Jeśli pracujesz w jednej z tych kultur, w których ludzie spływają na spotkania aż do pięciu lub dziesięciu minut po zaplanowanym czasie rozpoczęcia, nadszedł czas, aby rozpocząć nowy trend. Jedna firma zachęca menedżerów do zamknięcia drzwi w zaplanowanym czasie rozpoczęcia, a ci, którzy się spóźniają. Chociaż może to być bardziej drakoński niż chcesz działać, nie powinieneś mieć żadnych skrupułów dotyczących wniesienia spotkania na zamówienie, przeglądu celu i potwierdzeniu oczekiwań i harmonogramu.

Nie czekaj, aż pojawią się maruderzy. Kiedy ktoś przyjedzie spóźnienie, nie wracaj i sprawdź, co już zostało objęte. Kontynuuj tematy spotkania. Będzie to niezręczne dla marudera i poprawi szanse, że przybywa na czas na następnym spotkaniu. 

Jeśli organizator/sponsor spotkania nie pojawi się na czas, rozważ spotkanie anulowane i wróć do pracy. Okres oczekiwania od pięciu do siedmiu minut jest rozsądny. Są szanse, że organizator spotkania wpadł na nieoczekiwaną trudność i wolałbyś, abyś nie marnował czasu, czekając na niego. 

Utrzymaj spotkanie na temat

Dobrą praktyką jest przypisanie komuś roli utrzymywania wszystkich na drodze podczas spotkania. Zbyt często dyskusje dryfują, a następnie zdegradują do wir opinii, pomysłów, faktów i emocji. Zamiast tego przypisz rolę i poinformuj wszystkich obecnych, aby ta osoba wtrąca. W niektórych firmach ta rola jest określana jako „ruch uliczny”, w innych ”, opiekuna tematu.„Niezależnie od etykiety rola jest niezwykle pomocna w wzmocnieniu skuteczności i wydajności spotkań.

Jeśli pojawią się dodatkowe tematy, które są poza agendy, ale ważne do omówienia, należy je jasno uchwycić i umieścić na „parkingu” w celu przyszłego rozważenia i dyskusji lub na dyskretne spotkanie. Właściciel spotkania zastrzega sobie prawo do zezwolenia na niewielką rozbieżną dyskusję, jeżeli popiera to cel spotkania. 

Zachowaj i rozpowszechniaj notatki/minuty

Ktoś, poza organizatorem spotkania, powinien zatrzymać protokoły ze spotkania. Dobre nagranie minut będzie obejmować:

• Godzina spotkania, data, lokalizacja
• Opis celu
• Kopia programu
• Lista uczestników i lista tych, którzy nie uczestniczyli
• Szczegółowa lista wniosków, elementów działań, obowiązków i dat zakończenia. Wielu notenterów używa programu jako przewodnika do wymienienia wniosków i działań. 
• Planowane spotkanie kontrolne, jeśli naprawdę potrzebne. 

Idealnie, jak najszybciej dystrybuuj notatki spotkania po zakończeniu spotkania i absolutnie w ciągu jednego dnia roboczego. Minuty i notatki służą jako ważne przypomnienie dla uczestników, a także źródło informacji dla innych interesariuszy lub, dla tych, którzy opuścili spotkanie. Minuty są doskonałym narzędziem do wykorzystania, aby przypomnieć ludziom i zespołom o zaangażowanych działaniach uzupełniających. 

Dolna linia

Możliwe jest, że spotkanie spowoduje pozytywny wynik, pomagając napierać projekty i ludzi, po prostu nie licz na to. Pewna staranność i celowe wzmocnienie technik zarządzania spotkaniami zwiększy twoje szanse na zwiększenie wielkiego wyniku. 

Zaktualizowane przez Art Petty