Wskazówki dotyczące zarządzania przy budowaniu budżetu na wydarzenia

Równoważenie budżetu na wydarzenie jest jednym z głównych wyzwań, przed którymi stoją planiści, a źródło większości problemów pieniężnych można prześledzić do początkowych etapów dyskusji. Zawsze najlepiej rozpocząć projektowanie wydarzenia wokół ilości dostępnych zasobów finansowych, a nie odwrotnie. Spędzanie zaledwie kilku minut na przechodzeniu przez budżet nie tylko zaoszczędzi ci pieniądze lub lepiej je przeznaczyć, ale pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu, eliminując drogie zmienne.

Zarys wydatki na planowanie zdarzeń

Wydatki mogą pochodzić z szerokiej gamy źródeł, gdy pomyślisz o wszystkich komponentach zaangażowanych w wystawianie funkcji. Najbardziej oczywiste to koszty wynajmu i wypożyczalni miejsc, ale lista stamtąd rośnie. Chodzi o to, że przeoczenie nawet jednej kategorii wydatków może mieć katastrofalny wpływ na wydatki na osobę. 

Kwestionuj swoich klientów

Jako planista wydarzeń, Twoim rolą jest zapewnienie eksperckiej pomocy w koordynacji i zarządzaniu finansami wydarzenia. Należy pamiętać, że Twoi klienci marzą o doskonałości, a to może z łatwością zaciemnić ich osąd na temat tego, co jest możliwe fiskalnie. Czas na wypełnienie luki między ich budżetem a oczekiwaniami jest od samego początku. Często jest to tak proste, jak zadawanie właściwych pytań i opracowanie budżetu podczas pierwszego spotkania.

Zbuduj podstawowy budżet na zdarzenie

Gdy masz wizję wydarzenia i oszacujesz, ile pieniędzy musisz pracować, wreszcie nadszedł czas na strukturę budżetu. Ważnym tutaj krokiem jest informowanie klientów, że budżety na wydarzenia to „robocze szkice”, które mogą się zmienić, gdy pojawią się więcej szczegółów. Pamiętaj, że bardzo niewielu klientów ma doświadczenie z kosztami i opłatami związanymi z flukturacjami frekwencji, więc najlepiej jest zbudować w strefie buforowej wynoszącej 10%, aby uniknąć braku funduszy. 

Oblicz opłaty za planner zdarzeń

Oczywiście musisz włączyć swoje opłaty za planowanie do budżetu, a dla niektórych może to być drażliwy temat. Planiści wydarzeń mają kilka sposobów pobierania opłat za swoje usługi, od prostych opłat po prowizje procentowe. Ostatecznie chodzi o znalezienie medium obu stron może się zgodzić. Upewnij się, że struktura opłat jest udokumentowana w umowie i uwzględnij ją jako koszt we wszystkich projektach budżetu.

Przyciąć koszty zdarzenia

Rzadko będziesz pracować nad wydarzeniem, które ma nieograniczony budżet. Bardziej niż prawdopodobne, że osiągniesz punkt planowania, w którym należy podjąć decyzje dotyczące obniżenia kosztów. W tym miejscu doświadczony planista wydarzeń może naprawdę zabłysnąć, pomagając swoim klientom. Celem jest określenie, które opcje mają największe wrażenie na gościach. Na przykład, jeśli wydasz mniej na centralne elementy, aby zachować deser dla smakoszy? W niektórych przypadkach planista może przejść przez wydatki i renegocjować lub ograniczyć w obszarach, w których goście nigdy nie zauważą. 

Kontroluj wydatki audio i wizualne

Oświetlenie i sprzęt dźwiękowy ma duży wpływ na prezentację twojego wydarzenia, ale ma również duży wpływ na budżet. Kiedy weźmiesz pod uwagę inne wydatki AV, takie jak projektory, dostęp do Internetu i usługi wideo, ta kategoria nie trwa długo, aby stać się jedną z największych liczb w budżecie. 

Znajdź tanie opcje marketingowe online

Marketing to kolejny wydatek, który może rosnąć wykładniczo, jeśli nie uzyskasz od razu wyników. Oczywiście haczyk jest taki, że dopóki nie będziecie skutecznie sprzedawać, nie będzie wystarczającej liczby uczestników, aby wesprzeć koszty wydarzenia. Dlatego sensowne jest wykorzystanie tylu bezpłatnych lub tanich opcji, aby rozpowszechniać początkowe słowo o nadchodzącej okazji.