Utrzymanie dokumentacji finansowej kancelarii finansowej
- 4741
- 1150
- Laurentyna Żuk
Jeśli aspirujesz do bycia praktykującym prawnikiem we własnej kancelarii, musisz zrozumieć, jakie zapisy musisz zachować. Możesz być ekspertem w praktyce prawa, ale możesz nie być tak pewny swojej wiedzy księgowej. Zrozumienie podstaw i korzystanie z specjalistycznego oprogramowania księgowego może zapewnić bezpieczeństwo Twojej praktyce.
Systemy księgowe
Dobry system rachunkowości dla każdej małej firmy będzie zawierać silne kontrole wewnętrzne w celu monitorowania zarówno przychodów, jak i wydatków. Jako pełnomocnik musisz upewnić się, że system księgowy ma silne kontrole wewnętrzne, oba opłaty, a koszty i wydatki zaawansowane, dla klientów.
Niezależnie od tego, czy rachunki są oparte na konkretnym elemencie ukończonym, corocznym, opłatę warunkowym lub opłatę za polecenie, opłata jest opłacana na czas spędzony na projektach klientów. To jest powód, dla którego prawnicy zwykle prowadzą szczegółowe zapisy, aby śledzić czas spędzony na sprawach.
Możesz użyć systemów ręcznych lub elektronicznych do śledzenia czasu i wydatków. Karty księgi klientów zostały wykorzystane do rejestrowania tych informacji przed nadejściem czasu prawnego i oprogramowania rozliczeniowego. Niezależnie od preferowanej metody prowadzenia rekordów, zwykle będziesz chciał zapisać czas spędzony na sprawach klientów, a także wszelkie koszty opłat.
Od czasu do czasu możesz płacić za wydatki w imieniu swojego klienta za składanie opłat lub innych opłat. Większość praktykujących adwokat rejestruje te zaawansowane koszty w systemie w podobny sposób jak inne należności.
Oprogramowanie księgowe będzie miało specjalne czasopisma do rejestrowania jednego rodzaju często występującej transakcji. W przypadku prawników czasopismo potwierdzeń gotówkowych pokazuje podział (1) otrzymanych opłat i (2) zwrotu kosztów, w tym alokacji między zapłaconymi kosztami kosztów ogólnych a kosztami klientów zapłaconymi. Złożoność czasopisma Cash Infripts będzie się różnić w zależności od wielkości kancelarii, z których najbardziej podstawowym jest tylko wyciąg bankowy i kopie czekowe.
Niezbędne zapisy
Oprócz omówionych powyżej zapisów prawnicy zwykle utrzymują przynajmniej następujące:
- Książka spotkania: Książka spotkania zawiera zapisy terminów, zwykle w formacie kalendarzowym.
- Dziennik należności: Czasopismo należności pokazuje, że należności naliczane są, ale nie zostały zebrane.
- Poszczególne księgi klientów: Te konta Ledger zawierają opis świadczonych usług, opłaty i kredyty, podsumowanie opłat nielegalnych i ostatecznych faktur.
- Rekordy czasu sprawy: Zapisy czasowe są rejestrowane dla każdego klienta.
- Rejestr spraw w procesie: Ten rejestr podsumowuje wszelkie prace prawne w procesie i jest zwykle organizowane według nazw klientów.
- Raporty podsumowujące czas: Raporty czasowe mogą być zwykle sortowane przez pełnomocnika lub przez klienta i zawierać informacje takie jak czas, działane daty, rachunki i inne opłaty.
Są to podstawowe książki i zapisy, które większość prawników, niezależnie od specjalności, będzie miała w aktach swoich firm. Wielu prawników używa oprogramowania księgowego i oprogramowania do zarządzania praktyką prawniczą do utrzymania swoich książek i rejestrów w formatach elektronicznych. Podczas gdy niektóre biura prawne korzystają z QuickBooks, wiele innych firm korzysta z prawnych programów w branży, takich jak Abacus Next, Clio lub ProLaw do zarządzania swoimi praktykami.
NOTATKA: Ten artykuł jest przeznaczony wyłącznie do celów edukacyjnych; Powinieneś skonsultować się z profesjonalistą podatkowym, aby omówić wszelkie pytania lub problemy z księgowością, rejestrowaniem lub dochodem.