Jak napisać lepszy dawcy, dziękuję listy

Podziękowania dla dawcy kończy jedną transakcję, ale buduje most do przyszłego wsparcia i głębszego zaangażowania. Zrób to dobrze, a jesteś na dobrej drodze do przyszłego sukcesu pozyskiwania funduszy.

Oto dziesięć wskazówek, jak zrobić ten list z podziękowaniami.

01 z 10

Poświęć to szybko

Barry Winiker/Photolibrary/Getty Images

Czterdzieści osiem godzin to idealny zwrot z listu z podziękowaniami. Jeśli jest to niemożliwe, cel nie więcej niż tydzień. Chcesz, aby dawcy pamiętał, że przekazał darowiznę, aby podziękować.

Szybkie uzyskanie tam listu sprawi, że nazwa organizacji charytatywnej będzie stać się w umyśle dawcy, zapewni go, że otrzymałeś darowiznę i zaimponuje mu swoją wydajność i troskliwość.

Nawet darczyńcy internetowi powinni otrzymać list z podziękowaniami pocztą, ale jest to drogie, a wiele organizacji non -profit w jak największym stopniu przenosi się na Internet. W takim przypadku upewnij się, że Twój internetowy dawca nie tylko otrzymał paragon e -mailowy. Poświęć trochę czasu na spersonalizowanie e -maila, podziękowania i przekształcenie go w coś niezapomnianego

Odśwież najlepsze praktyki e -maila listów z podziękowaniami. W pełnych polach e -mail Twój list z podziękowaniami może pozostać niezauważony, więc zwróć uwagę na jego temat i upewnij się, że linia „z” wyraźnie identyfikuje Twoją organizację.

Istnieje wiele przeszkód do podziękowania dawcy przez e -mail. Musi trzymać się z dala od folderu spamowego, zwrócić uwagę dawcy i zachęcić go do otwarcia wiadomości. Nie pozwól, aby łatwość i stosunkowo niski koszt e -maila oślepił cię na jego niedociągnięcia.

02 z 10

Uczyń to osobiste

Chris Ryan/Ojo Images/Getty Images

Spersonalizuj swój list z podziękowaniami z imieniem dawcy (dwukrotnie sprawdź pisownię i nigdy nie dzwoń na stwardnienie rozsiane. MR.) i napisz bezpośrednio do osoby. Imiona są potężne.

To, co działa na list z pozyskiwania funduszy, działa również na list z podziękowaniami. Na przykład użyj zaimków osobowych, takich jak „ty”, „my” i „ja."

Dołącz informacje o dawcy, takie jak to, jak długo byli dawcą, lub że podobało Ci się ich na ostatnim wydarzeniu. Być może dawca otrzymał nagrodę lub otrzymał promocję. Możesz dodać coś do swojego listu. 

Dobry system rekordów dawcy będzie Twoim najlepszym przyjacielem, jeśli chodzi o ten poziom personalizacji. Większość systemów, nawet tanie, ma możliwość przechwytywania aktualnych informacji o swoich dawca.

Kiedy ostatnio dali? Czy zgłosili się na ochotnika? Kiedy ostatni raz dawca miał kontakt z twoją organizacją i jaki był charakter tej interakcji?

Jeśli jest to dawca po raz pierwszy, wyślij pakiet powitalny i zaproś dawcę do zasubskrybowania biuletynów i ogłoszeń.

Jeśli dziękując od dawna dawcy, rozważ odręczną notatkę, a nie formalny list lub inny kreatywny sposób podziękowania.

03 z 10

Koordynuj go z tematami kampanii

Obrazy Dimitri Otis/Stone/Getty

Koordynuj podziękowania z odwołaniem lub kampanią, która przyniosła darowiznę.

Opracuj szablon do listu z podziękowaniami podczas pisania materiałów pozyskiwania funduszy. Pomyśl o tym jako części pakietu kampanii. Jeśli darowizna jest odpowiedzią na jakiś inny bodziec - być może zdarzenie, które wystawiłeś - powiązaj list z tym wydarzeniem. 

Zbliżanie się do apelu, poprawia lepkość nazwiska Twojej organizacji w umyśle dawcy. Jest również uspokajający dawcy. 

Jeśli darowizna jest odpowiedzią na konkretny odwołanie e-mail, opracuj stronę docelową po dniu na swojej stronie specjalnie dla tych dawców.

Generic jest poza domem. Specyficzność tego, co widział dawca, który zmusił go do dania, jest koniecznością. Na przykład, jeśli dawca przekazał darowiznę na pomoc ofiarom trzęsienia ziemi, upewnij się, że podziękowania odnoszą się do tej sytuacji.

04 z 10

Użyj historii, aby połączyć dawców z wynikami

Zupełnie nowe obrazy/Stone/Getty Images

Pomóż darczyńcom wizualizować, w jaki sposób ich pieniądze zostały wydane. Najlepszym sposobem na to jest opowiedzenie historii o konkretnej osobie, której pomogła darowizna. Historia nie musi być strasznie długa. Tylko kilka zdań i użycie imienia osoby może wystarczyć, aby wzbudzić empatię u dawcy.

Uczyń twojego dawcy bohaterem tych historii. On lub ona umożliwił tę historię. Zachowaj inwentaryzację opowieści o dobrych rzeczach, które osiągnie Twoja organizacja charytatywna. Następnie skonfiguruj bloki kopii przy użyciu tych historii i wrzuć je do swoich listów z podziękowaniami.

Często zmiana historii zapewni świeże litery i ułatwi wysyłanie wielu listów bez konieczności uczynienia każdego z nich zupełnie nowych.

Nawet jeśli służycie ludziom, którzy są w wrażliwych sytuacjach i musisz chronić ich tożsamość, istnieją sposoby opowiadania ich historii bez narażania ich prywatności.

05 z 10

Niech prawdziwa osoba podpisze swoje listy

T_KIMURA/E+/GETTY Images

Unikaj podpisów cyfrowych, chyba że wysyłasz tysiące liter na raz. Nawet wtedy listy rezerwowe, które są przeznaczane do dawców przekazujących znaczące darowizny dla dyrektora wykonawczego, prezesa zarządu lub przewodniczącego zbierania funduszy na podpisanie podpisania. Użyj prawdziwych znaczków pierwszej klasy dla tych liter.

06 z 10

Dodaj osobistą, ręcznie napisaną notatkę

Obrazy Francreporter/E+/Getty

W razie potrzeby poproś dyrektora wykonawczego lub prezesa zarządu o dodanie osobistej notatki do listu. Długoletni darczyńcy, którzy mogą znać twoich członków ED lub zarządu, uważają to za szczególnie satysfakcjonujące.

Wspomnienie o niedawnym wydarzeniu, w którym dawca uczestniczył, zarówno przypomina dawcy o przyjemnym doświadczeniu, jak i doda autentyczności do notatki. Zastanów się nad imprezą do pisania notatek z wolontariuszami, którzy mogą pisać notatki na literach lub dołączyć notatki post-it z odręcznie napisanymi wiadomościami.

07 z 10

Dołącz kopertę odpowiedzi

Peter Dazeley/Fotograf's Choice/Getty Images

Nie polecam prośby o kolejną darowiznę w liście do podziękowania. Szczerze mówiąc, to wyłącza ludzi bardziej niż myślisz. Jednak samo włączenie koperty odpowiedzi może przypomnieć dawcy, że przyszłe darowizny są mile widziane. 

Wielu dawców zachowuje te koperty i używa ich do prezentu później… a nawet od razu. Andrew Olsen z fundraising Fundamentals jest entuzjastycznie nastawiony do włączenia kopert odpowiedzi w listy z podziękowaniami. Znalazł organizacje charytatywne, które wykorzystują tę taktykę dla nowych dawców, mają „2. wskaźniki konwersji prezentów, które są od 8% -12% wyższe niż te organizacje, które ich nie uwzględniają."

08 z 10

Użyj listu jako pokwitowania podatkowego

ImageZoo/Getty Images

Twój dawca dziękuję również możesz być paragonem. Musisz dostarczać paragon co roku do celów podatkowych, jeśli dawca daje 250 USD lub więcej, i możesz uwzględnić to ujawnienie w tym liście.

Dziękujemy dziś listy zazwyczaj zawierają odpowiednie ujawnienia za każdym razem, gdy dawca daje, czy to online, czekiem lub przez comiesięczne dawanie.

Dobrą praktyką jest również podsumowanie dawania na rok na początku następnego roku, w momencie, gdy dawcy zwykle przygotowują swoje deklaracje podatkowe. Pamiętaj tylko, że paragon nie jest podziękowaniem. Pokwitowanie powinno być niewielką częścią listu. 

09 z 10

Zapraszaj większe zaangażowanie

Caiaimage/Sam Edwards/Getty Images

Zawsze miło jest dołączyć zaproszenie do odwiedzenia swojej agencji i zobaczenia swojej pracy z pierwszej ręki.

W dzisiejszym świecie, w którym możesz zabrać darowizny od ludzi na całym świecie, zaangażowanie można osiągnąć za pośrednictwem mediów społecznościowych. Zachęcaj swojego dawcy do śledzenia Twojej organizacji na Facebooku i Twitterze lub innych sieciach społecznościowych, w których uczestniczysz.

Ponieważ w liście pocztowym nie ma hiperłącza, podaj adres witryny, a następnie upewnij się, że przyciski mediów społecznościowych są łatwe do znalezienia.

Dołącz wyraźne zaproszenie do odwiedzenia strony internetowej i kliknij te przyciski oraz zapisać się na biuletyn e -mail lub inną komunikację. Ikony mediów społecznościowych są jednymi z najważniejszych elementów na stronie internetowej organizacji charytatywnej.

10 z 10

Dodaj postscript i podaj dane kontaktowe

Sasha Bell/Getty Images

Wszyscy jesteśmy smaczami. Właśnie dlatego większość z nas czyta górną część listu, a następnie przeskakuje do P.S. Następnie możemy wrócić i przeczytać resztę listu. Bezpośredni marketerzy pocztowi wiedzą wszystko o P.S. i zawsze to uwzględnij. Czasami mają więcej niż jeden.

Dla p.S listu z podziękowaniami, możesz ponownie odnieść się do podanej historii („Michael i Jane są bezpieczni i szczęśliwi”) lub umieścić tam ważne informacje kontaktowe.

Darczyńcy powinni mieć nazwę, numer telefonu i adres e -mail osoby w organizacji, z którą mogą się skontaktować z pytaniami. Obsługa klienta jest tak samo ważna dla organizacji non -profit, jak dla firm, więc ułatwia dawcy znalezienie prawdziwej osoby, jeśli będzie miał problem.