Jak napisać skuteczny list motywacyjny propozycji dotacji

Chociaż główne części propozycji dotacji zajmie większość twojego czasu i energii, nie ogranicz listu motywacyjnego. Uwaga na subtelniejsze punkty polegające na połączeniu pakietu propozycji może złożyć lub złamać wniosek o finansowanie. Nie wyłącz funduszy z niechlujnym listem motywacyjnym.

Mim Carlson i Tori O'Neal-Mcelrat, autorzy Zwycięskie dotacje, krok po kroku,Zwróć uwagę, że list motywacyjny powinien:

• Przedstaw swoją organizację właściwej osobie.
• Zapewnij fundera, że ​​ten projekt ma wsparcie dla twojej rady dyrektorów.
• Określ, o co prosisz - ile i za co.

Kiedy dołączasz list motywacyjny?

Użyj listu motywacyjnego dla propozycji dla korporacji i fundamentów, ale nie do wniosków o dotację federalną lub stanową. Ci fundatorzy chcą tylko tego, o co proszą, i rzadko proszą o list motywacyjny.

Atrybuty dobrego listu motywacyjnego

Twój list motywacyjny powinien:

• Być krótkim
• Szybko przejdź do sedna
• Nie powtarza informacji, które są w propozycji
• Powiedz czytelnikowi, jak dobrze rozumiesz fundusz i jak dotacja spełnia wymagania fundera

Beverly a. Browning, autor Pisanie dotacji na manekiny, sugeruje, abyś napisał list motywacyjny po wypełnieniu całej propozycji, a kiedy jesteś w odblaskowym nastroju. Browning mówi:

„Biorąc pod uwagę swoje wielkie osiągnięcie (gotowe prośba o finansowanie), pozwól kreatywnej, prawej stronie mózgu i połączyć swoje uczucie osiągnięcia z osobą, która pomoże ci się spełnić."

Formatowanie listu motywacyjnego

1. Skorzystaj z papieru firmowego swojej organizacji. Umieść tę samą datę na liście motywacyjnym, który jest w wypełnionym wniosku o dotację. Taka jest data wyśledzenia propozycji dotacji do dotacji. Korzystanie z tej samej daty sprawia, że ​​wszystkie dokumenty w pakiecie propozycji są spójne.
2. Do adresu wewnętrznego (idzie na górze listu) użyj nazwy i tytułu i tytułu osoby kontaktowej firmy, a następnie nazwy źródła finansowania, adresu, miasta, stanu i kodu pocztowego. Dokładnie sprawdź te informacje za pomocą połączenia telefonicznego lub e-maila. Takie informacje zmieniają się często, więc upewnij się, że masz bieżącą nazwę i adres.
3. W swoim pozdrowieniu użyj „Drogi” plus tytuł osobisty (MR., SM., Pani., dr., Panowie., itp.), a następnie nazwisko. Bardzo ważne jest, aby zwrócić się do listu do konkretnej osoby. Zadzwoń do fundacji lub biura korporacyjnego, aby upewnić się, że masz odpowiednią osobę i prawidłowy osobisty tytuł. Te szczegóły mogą wydawać się nieistotne, ale mają znaczenie.
4. Twój pierwszy akapit powinien być krótki i skupiony. Przedstaw swoją organizację (jej prawna nazwa, która będzie Twoją nazwą korporacyjną) i powiedz funduszowi, o ile prosisz o pieniądze i dlaczego. Uwzględnij zdanie lub dwa o tym, co robi Twoja organizacja, a następnie dołącz jeden punkt oparty na badaniach, który pokazuje, że istnieje potrzeba tego, co robi Twoja organizacja.
5. Napisz jeden lub dwa więcej krótkich akapitów. Podaj cel swojego projektu i sposób, w jaki pasuje do misji lub priorytetów finansowania funduszy. Dołącz fakt, że zarząd w pełni wspiera projekt.
6. Zakończ list podsumowującym akapitem. Dodaj, co może oznaczać to partnerstwo finansowe dla docelowych odbiorców projektu. Możesz również dołączyć zaproszenie na wizytę na stronie.
7. Użyj zamknięcia, takiego jak „szczerze."
8. List powinien zostać podpisany przez dyrektora wykonawczego lub prezesa zarządu lub obu. Poniżej podpisu wpisz imię podpisującego, środkowe inicjał, nazwisko i tytuł pracy. Chociaż prezes ED lub zarządu powinien podpisać list, dołącz informacje kontaktowe dla najlepszej osoby, aby odpowiedzieć na pytania na końcu ostatniego akapitu.
9. Na dole litery dołącz słowo „obudowa” (we wszystkich czapkach).

Jak długo powinien być list motywacyjny?

Ogranicz list motywacyjny do jednej strony za pomocą trzech lub czterech akapitów. Powinno to być szybkie odczytanie.

Ton i szczegóły listu motywacyjnego mogą się różnić w zależności od tego, czy zostałeś zaproszony do złożenia pełnej propozycji po wysłaniu listu zapytania (LOI), czy też ten projekt jest pierwszym podejściem Twojej organizacji do tej konkretnej fundamentu.

Przykładowy list motywacyjny

Dr Mary Smith

Oficer programu

Fundacja społeczności

4321 Common Lane

Jakieś miasto, YZ 55555

Drogi Doktorze. Kowal:

Centrum niektórych City Senior z szacunkiem prosi o dotację w wysokości 50 000 USD na nasz projekt pilotażowy Latynosów.

Jako największe centrum seniorów w każdym hrabstwie, obsługując ponad 450 seniorów każdego dnia, jesteśmy świadomi zmieniających się demografii w naszym obszarze usługowym. I jesteśmy zaangażowani w uprawę i dostosowanie naszego centrum w celu zaspokojenia pojawiających się potrzeb. Starszy projekt pilotażowy społeczności latynoskiej pozwoli nam pilotować rocznego wysiłku w celu ustalenia, czy nasze centrum może skutecznie:

Zapewnij kompleksowy dostęp do zdrowia i usług socjalnych dla seniorów w społecznościach latynoskich obsługiwanych przez nasze centrum i

 Podnieś i w pełni zintegruj kompetencje kulturowe zarządu, personelu i wolontariuszy Centrum Some Senior Center.

Nasz zarząd jest entuzjastycznie nastawiony do tego programu i chętnie go uruchomić, abyśmy mogli stać się najbardziej integracyjnym i kulturowo kompetentnym centrum dla seniorów we wszystkich naszych społecznościach, które potrzebują tych usług. Jeśli pod koniec naszego pilotażu stwierdzimy, że ten program odnosi sukcesy, nasza zarząd zobowiązał się do włączenia części rocznych wydatków projektu do naszego rocznego budżetu operacyjnego, aby program stał się integralną częścią naszych podstawowych usług.

Dzięki temu projektowi Centrum stanie się głównym skierowaniem przez Latinos Access Acces. Zaakceptujemy również skierowania hiszpańskojęzycznych seniorów z dowolnej innej agencji społecznej w naszym obszarze bezpośredniej służby.

Dziękuję za rozważenie naszej prośby. W następnym tygodniu będę się z Tobą kontynuować, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, a także dowiedzieć się, czy możemy się z tobą spotkać, aby omówić zalety naszej propozycji. Tymczasem, jeśli masz jakieś pytania, prosimy o kontakt z Connie Jones, naszym dyrektorem ds. Rozwoju, pod numerem (555) 555-5555, x555 lub [email protected].

Z poważaniem,

Jane Lovely

Dyrektor wykonawczy

ZAŁĄCZNIK

*List przedrukowany (za modyfikacjami) za zgodą zwycięskich dotacji, krok po kroku, druga edycja, Tori O'Neal-Mcelrat, Jossey-Bass, 2008.

Błędy, których należy unikać w liście motywacyjnym

1. Pisanie za dużo. List motywacyjny nie jest rozprawą, ani nie jest pełną propozycją. Trzymaj to krótkie i do punktu: poproś kogoś innego. Czy to rozumieją?
2. Używając dużych słów. Jeśli byłeś w ukończeniu szkoły, nauczyłeś się pisać w skomplikowany sposób. Nie rób tego tutaj. Nie próbujesz zaimponować komuś z erudycją. Chcesz tylko podać swoją sprawę tak naturalnie, jak to możliwe. Jeśli nie wiesz, kiedy nadmiernie komplikujesz pisanie, użyj aplikacji takiej jak Hemingway. Powie ci, kiedy twoje zdania są trudne do odczytania, a kiedy jesteś zbyt trudny.
3. Popełnianie błędów gramatycznych. Jeśli nie jesteś pewien swojej gramatyki, nie ryzykujesz. Użyj sprawdzania gramatyki w Word, a także uruchom szkic za pośrednictwem aplikacji takiej jak gramatyka. Istnieje bezpłatna wersja, ale wersja płatna znacznie wykracza poza niezbędną kontrolę gramatyki.

Wyróżnij swój list motywacyjny

Przykro mi powiedzieć, ale twoja propozycja dotacji może być jednym z setek lub tysięcy, które typowe fundament zobaczy w ciągu przeciętnego roku. Twój list motywacyjny może mieć znaczenie w osiągnięciu następnego kroku w kierunku finansowania. Ale jak możesz go wyróżnić?

Nie próbuj niczego „słodkiego”, ponieważ urzędnicy fundacji nie będą pod wrażeniem.

List motywacyjny nie byłby odpowiedni do opowieści o kliencie, chociaż powinieneś mieć historię dla innych części Twojej propozycji, takich jak opis problemu. Dołącz akapit, dlaczego Twoja organizacja jest tą, która najlepiej wykorzystać tę misję. Zbadać swoje konkurencyjne organizacje i oceń, jak i gdzie się wyróżniasz. To może być w sile twoich pracowników i wolontariuszy, Twoje doświadczenie z tym konkretnym problemem lub wsparcie społeczności, które lubisz.

Nie musisz wymieniać nazwisk konkurentów ani ich krytykować. Po prostu podkreśl swoje mocne strony. To byłby dobry moment na konsultację z innymi w biurze. Złóż kilka osób i burzy mózgów, w jaki sposób Twoja organizacja non -profit wyróżnia się. 

Zasadniczo list motywacyjny powinien być przekazywany, łatwy do odczytania i zmuszać czytelnika do większej propozycji. Nie stawiaj żadnych przeszkód na drodze do czytelnika, który może odstraszyć ich od dalszego czytania.