Jak powitać klientów, którzy odwiedzają Twoje biuro

Pewnego dnia bardzo ważny klient odwiedził siedzibę firmy, w której pracowali. Nigdy wcześniej nie byli w biurze i chcieli zobaczyć, dokąd zmierzają ich miliony dolarów. Więc umówili się na wizytę. Do tego czasu klient zwykle spotkał przedstawiciela firmy w biurze klienta, co było dla nich łatwiejsze.

Firma zajmuje dwa piętra w budynku biurowym. Personel zajmuje drugie piętro, a przyjęcie znajduje się na trzecim piętrze. Kiedy przybył klient, poszli bezpośrednio na drugie piętro. Kiedy przybyli, nie było nikogo, kto mógłby ich powitać, ponieważ recepcjonistki zajmują inną podłogę. Klient wędrował po salach i kabinach i nikt nie wstał z biurka, by zapytać: „Czy mogę ci pomóc?„To nie była ich praca.

Nie trzeba dodawać, że ten klient za milion dolarów nie był zbyt szczęśliwy, kiedy w końcu wyśledzili przedstawiciela. Mieli już złe pierwsze doświadczenie w swoim biurze. Jak niektórzy politycy lubią mówić, nigdy nie pozwól, aby katastrofa zmarnowała. To może wydawać się nieco ekstremalne, ale alienowanie ważnego klienta. Oto kilka wskazówek, aby upewnić się, że właściwie witasz (i wow) swojego klienta podczas wizyty w biurze.

• Szkolenie: Szkolić wszystkich pracowników, którzy wszyscy odwiedzający są ich osobistymi klientami, nawet jeśli nie odgrywają funkcjonalnej roli z tym gościem. Oznacza to nawiązanie kontaktu wzrokowego, uśmiechanie się, przywitanie się i zapytanie bez opieki, czy mogą pomóc. Samo to może mieć ogromną różnicę między posiadaniem strasznego doświadczenia a potencjalnym klientem, który czuje się na tyle mile widziany, aby rozważyć prowadzenie interesów z Twoją firmą.
• Przypomnij personel recepcji, aby był uważny: Najważniejszymi pracownikami w biurze są personel recepcji.Co się komunikują, gdy ktoś wchodzi? Nawet jeśli są zajęci odbieraniem telefonów, nadal mogą nawiązać przyjazny kontakt wzrokowy, użyj gestów rąk, aby wskazać, że będą mieli rację z gościem i zaoferować pomoc natychmiast po zejściu z telefonu. Pamiętaj, aby poinstruować personel recepcji, aby nie patrzył na swoje telefony, ponieważ może to być ogromne wyłączenie, gdy gość cierpliwie czeka, starając się nie być niegrzecznym.
• Tworzenie spersonalizowanego powitania: Mieć tablicę lobby, która mówi: „Witaj, Joe Smith z Xyz Company.„Ten niezwykle prosty gest zajmuje nie więcej niż kilka minut na złożenie i wypłaca dywidendy, pokazując odwiedzającym, że świadomie o nich pomyślałeś przed ich przybyciem. A jeśli jest to potencjalny klient, który masz, ten niewielki gest mile widziany, który pokazuje, jak bardzo zależy Ci na ich doświadczeniu, co może zmienić ich wybór, aby robić interesy z tobą lub konkurencją robi Daj im niezapomniane doświadczenie.
• Znaczenie utrzymania czystego, przyjaznego środowiska: Utrzymuj czyste miejsce pracy w każdym obszarze, jakie widzi gości, szczególnie w pobliżu wejścia. Niech ktoś inny niż ty spojrzał na swoje wejście do pracy i krytykować go z punktu widzenia potencjalnie cennego klienta, który przychodzi do odwiedzenia. To farba rozdrobnia? Jest noszony dywan? Są dwuletnie poszarpane czasopisma rozsiane wokół lobby gości? Spraw, aby była częścią czyjejś zadania, aby zapewnić, że wizualna estetyka twojego miejsca pracy świeci i odzwierciedla profesjonalizm, który chcesz przekazać, aby powitać klientów i perspektywy.
• Oferowanie samoobsługowych napojów: Zainwestuj w ładny system kawowy i wodny, który nie jest pochowany w kuchni. Umieść to tam, gdzie klienci mogą go znaleźć i służyć sobie, czekając lub przygotowują się do spotkania. Miej dostępne świeże owoce lub zdrowe, owinięte przekąski (nie tanie, nieustanne cukierki).

Aby uzyskać punkty bonusowe po odejściu klienta, zastanów się nad wysłanie wszystkich najważniejszych odwiedzających kartę z podziękowaniami lub małym prezentem, aby pokazać im, że doceniasz ich czas na przyjście do biura i odwiedzić. Choć jest to kolejny mały gest, może to zrobić długą drogę do zachwytu klienta i dania mu powodu, aby wybrać Cię w konkursie. Pamiętaj, czy Twoja firma jest duża czy mała, każdy z twoich pracowników przez cały czas sprzedaje.