Jak rozpocząć list (z profesjonalnymi przykładami powitania)

Jaki jest najlepszy sposób na rozpoczęcie listu? Pisząc list do celów zawodowych, niezbędne jest odpowiednie powitanie. Twoje pozdrowienia nadaje ton listu lub e -maili i jest wskaźnikiem pisemnych umiejętności komunikacyjnych.

Przejrzyj informacje o opcjach rozpoczęcia listu, w tym zawodowe i osobiste pozdrowienia, przykłady najlepszych pozdrowienia oraz co zrobić, gdy nie masz osoby kontaktowej.

Opcje rozpoczęcia listu

Podejmując decyzję, jakiego pozdrowienia użyć, powinieneś rozważyć, czy i jak dobrze znasz osobę, którą piszesz. Odpowiedź określi, w jaki sposób zaczynasz list. Ważne jest, aby użyć formalnego i profesjonalnego powitania, gdy nie znasz swojego listu lub e -maila dobrze.

Osobiste pozdrowienia

Kiedy używać imienia osoby: Jeśli piszesz do kogoś, kto znasz osobiście od wielu lat, należy użyć tylko ich imienia.

Profesjonalne pozdrowienia

Kiedy korzystać z profesjonalnego powitania: Jeśli nie znasz dobrze tej osoby,najlepiej użyć MR., SM., lub dr. Jako odpowiednie pozdrowienie w liście biznesowym. Kiedy nie znasz płci odbiorcy, możesz użyć ich nazwy i nazwiska. Jeśli masz wątpliwości, z którego powitania powinieneś użyć, poproś z boku ostrożności i użyj bardziej formalnego stylu adresu.

Użyj formalnego pozdrowienia

Utrzymuj to formalne: Staraj się uniknąć pokusy, aby rozpocząć profesjonalny list z nieformalnymi pozdrowieniami, takimi jak „Hello”, „Pozdrowienia”, „Cześć” lub „Dzień dobry”, jeśli nie znasz imienia swojej osoby kontaktowej.

Podczas gdy te nieformalne pozdrowienia są w porządku dla przypadkowych e -maili do znajomych, a nawet bardziej formalnych e -maili, które możesz wysłać do grup ludzi, w profesjonalnym liście musisz użyć osobistego powitania z pierwszym i/lub nazwiskiem („kochanie Pan. Doe ") lub tytuł pracy („ Drogi menedżerze ds. Rekrutacji ”).

Zawsze pamiętaj, aby sprawdzić pisownię imienia odbiorcy. W przeciwnym razie zrobisz słabe wrażenie od początku listu.

Interpunkcja

Pamiętaj również, aby uwzględnić okres po „MR.„I” MS.„I podążaj za swoim powitaniem okrężnicy lub przecinka (e.G., „Droga MS. Doe: „lub„ Drogi Jamie Chen ”).

Przykłady zawodowych z literami

Te te pozdrowienia są odpowiednie do profesjonalnej komunikacji.

Kiedy dobrze znasz tę osobę:

• Droga Cindy
• cześć Piotr
• cześć Bob

Kiedy znasz imię osoby:

• Szanowny Panie./SM. Nazwisko; mi.G., Szanowny Panie. Dolan lub drogi MS. Lokaj
• Szanowny Panie./SM. Imię Nazwisko; mi.G., Szanowny Panie. Martin Haynes lub drogi MS. Melissa Tandor
• Drogi FirstName LastName; mi.G., Drogi Michael Cairns

Kiedy nie znasz płci osoby:
Kiedy masz imię, ale nie masz pewności co do płci osoby, o której piszesz, dopuszczalne jest pominięcie honorowego i użycie samego i samego nazwiska. Na przykład:

• Drogi Robin Miller
• Drogi Jamieson Cavanaugh

Spróbuj znaleźć osobę kontaktową

Jeśli w ogóle możliwe, użyj nazwy kontaktu podczas pisania. To sprawia, że ​​twój list jest bardziej osobisty i tworzy bezpośredni związek z czytelnikiem. Jeśli nie masz nazwy kontaktowej, przeprowadzaj badania, aby znaleźć odpowiednią osobę, aby zająć się listem.

Próba znalezienia nazwy nie zajmuje wiele więcej czasu, a sentyment, który przekazał. Warto spróbować, nawet jeśli odniesiesz sukces.

Czasami nazwa będzie na stronie internetowej firmy lub możesz znaleźć odpowiednią osobę na LinkedIn. Być może jeden z twoich kolegów lub kontaktów wie, kim może być odpowiednia osoba. Możesz także zadzwonić do biura nieznanej osoby, do której piszesz i poprosić recepcjonistę o nazwę, wyjaśniając powód do dzwonienia.

Na przykład: „Ubiegam się o pracę w Twojej firmie. Czy możesz mi powiedzieć nazwisko swojego menedżera ds. Rekrutacji, abym wiedział, do kogo powinienem zwrócić się do mojego listu motywacyjnego?"

Pozdrowienia do użycia, gdy nie masz osoby kontaktowej

Czasami, pomimo twoich najlepszych wysiłków, po prostu nie możesz znaleźć nazwy, do której można rozwiązać swój list. W takim przypadku masz wiele wyborów, z których wszystkie są profesjonalne i odpowiednie.

Im więcej informacji na temat tego, gdzie wysyłasz list, tym lepiej. (Na przykład Departament Zasobów Ludzkich Spółki lub kierownik działu związany z Twoim zapytaniem.) W ten sposób możesz dokonać bardziej ukierunkowanego wyboru przy wyborze powitania.

Jeśli nie masz osoby kontaktowej, istnieje wiele opcji do wyboru:

• Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia
• Drogi kierownik ds. Zasobów ludzkich
• Drogi zespół rekrutacyjny
• Drogi [nazwa firmy] rekruter; mi.G., Drogi ABC Recruiter
• Drogi [nazwa działu] rekruter; mi.G., Drogi Wsparcie IT Recruiter
• Drogi [nazwa działu] Zespół; mi.G., Drogi rekruter produktu
• Pozdrowienia
• Szanowny Panie lub Pani (jest to przestarzałe, więc unikaj, jeśli to możliwe)
• Do kogo to może dotyczyć (użyj, jeśli nie masz innych, wykonalnych opcji)

Pozdrowienia, aby uniknąć używania

Poniższe pozdrowienia nie są odpowiednie dla formalnych liter lub wiadomości e -mail:

• Dobry dzień
• Dzień dobry lub popołudnie (nie wiesz, kiedy otrzymają list lub wiadomość e -mail)
• Cześć
• Cześć
• Hej
• No hej

Wskazówki dotyczące pisania i wysyłania listu

Powitanie

Rozpocznij list od odpowiedniego powitania, jak wymieniono powyżej.

Pierwszy paragraf

Po powitaniu rozpocznij swój pierwszy akapit, który zwykle jest wprowadzeniem, które pozwala czytelnikowi wiedzieć, kim jesteś i o czym piszesz. Jeśli masz wzajemną znajomość, która skierowała cię do czytelnika, powinieneś o nich wspomnieć.

Ciało litery

Ciało twojego listu zwykle składa się z akapitu lub dwóch tekstów. Tutaj możesz rozwinąć temat swojego listu i podać szczegóły potwierdzające temat.

Będziesz chciał zachować zwięzłe i istotne dla osoby i tematu.

Bądź dokładny, ale nie powtarzaj się ani nie dalej o nieistotnych szczegółach.

Wniosek

Następnie musisz podsumować swój list. Twoje podsumowanie powinno podziękować osobie za jej czas i rozważanie. Jeśli planujesz kontynuować później, możesz również podać szczegóły, kiedy i jak się z nim skontaktujesz.

Opcje zamykania

Zakończ swój profesjonalny list z zamknięciem, takim jak „szczerze” lub „pozdrawiam.„Jeśli planujesz wysłać list według usługi pocztowej, po podpisie powinien nastąpić nazwa wpisana.

Jeśli wysyłasz wiadomość e -mail, Twoje wpisane nazwisko powinny następować informacje kontaktowe, które możesz wpisać ręcznie lub wykonać go automatycznie. Oto jak skonfigurować automatyczny podpis e -mail.

Kluczowe wyniki

• Wybierz formalne powitanie. Kiedy nie znasz osoby, do której piszesz dobrze, nie używaj swobodnego powitania.
• Spróbuj znaleźć osobę kontaktową. Jeśli nie możesz znaleźć osoby kontaktowej, dobrze jest użyć ogólnego powitania.
• Sprawdź swój list lub e -mail. Kiedy wysyłasz profesjonalną korespondencję, ważne jest, aby dokładnie sprawdzić dokument przed jego wysłaniem.