Jak wybrać odpowiedniego dostawcy swojej firmy

Proces selekcji dostawcy może być bardzo skomplikowanym i emocjonalnym przedsięwzięciem, jeśli nie wiesz, jak podejść do niego od samego początku. Oto sześć kroków, które pomogą Ci wybrać odpowiedniego dostawcę dla Twojej firmy. Ten przewodnik pokaże, jak analizować wymagania biznesowe, wyszukiwać potencjalnych dostawców, poprowadzić zespół w wyborze zwycięskiego dostawcy, zapewnić wgląd w negocjacje umowne. i unikaj błędów negocjacyjnych.

Przeanalizuj wymagania biznesowe

Zanim zaczniesz gromadzić dane lub przeprowadzić wywiady, zgromadzić zespół osób, które są zainteresowane tym konkretnym procesem selekcji dostawcy. Pierwszym zadaniem, które musi wykonać zespół selekcji dostawcy, jest zdefiniowanie, na piśmie, produkt, materiał lub usługę, dla której szukasz dostawcy. Następnie zdefiniuj wymagania techniczne i biznesowe. Zdefiniuj także wymagania dostawcy. Na koniec opublikuj swój dokument w obszarach istotnych dla tego procesu selekcji dostawcy i szukaj ich wkładu. Niech zespół przeanalizuje komentarze i utworzył ostateczny dokument. W podsumowaniu:

• Zespół zespołu oceniającego
• Zdefiniuj produkt, materiał lub usługę
• Zdefiniuj wymagania techniczne i biznesowe
• Zdefiniuj wymagania dostawcy
• Opublikuj dokument wymagań do zatwierdzenia

Wyszukiwanie dostawcy

Teraz, gdy masz porozumienie w sprawie wymagań biznesowych i dostawców, zespół musi teraz zacząć szukać możliwych dostawców, którzy będą w stanie dostarczyć materiał, produkt lub usługę. Im większy zakres procesu selekcji dostawcy, tym więcej dostawców powinieneś postawić na stole. Oczywiście nie wszyscy dostawcy spełnią twoje minimalne wymagania, a zespół będzie musiał zdecydować, z których dostawców należy szukać więcej informacji. Następnie napisz żądanie informacji (RFI) i wyślij je do wybranych dostawców. Na koniec oceń ich odpowiedzi i wybierz niewielką liczbę dostawców, którzy stworzą „krótką listę” i przejdź do następnej rundy. W podsumowaniu:

• Skompiluj listę możliwych dostawców
• Wybierz dostawców, z których można żądać więcej informacji
• Napisz prośbę o informacje (RFI)
• Oceń odpowiedzi i utwórz „krótką listę” dostawców

Żądanie propozycji (RFP) i żądanie cytatu (RFQ)

Wymagania biznesowe są zdefiniowane i masz krótką listę dostawców, których chcesz ocenić. Nadszedł czas, aby napisać wniosek o propozycję lub prośbę o wycenę. Niezależnie od tego, który format decydujesz, Twój RFP lub RFQ powinien zawierać następujące sekcje:

• Szczegóły zgłoszenia
• Wprowadzenie i podsumowanie wykonawcze
• Przegląd biznesowy i tło
• Szczegółowe specyfikacje
• Założenia i ograniczenia
• Regulamin
• Kryteria wyboru

Ocena propozycji i wybór dostawcy

Głównym celem fazy oceny propozycji i wyboru dostawcy jest zminimalizowanie ludzkich emocji i pozycjonowania politycznego w celu podjęcia decyzji w najlepszym interesie firmy. Bądź dokładny w swoim dochodzeniu, szukaj wkładu wszystkich zainteresowanych stron i wykorzystaj następującą metodologię, aby poprowadzić zespół do zjednoczonej decyzji o wyborze dostawcy:

• Wykonaj wstępny przegląd wszystkich propozycji dostawców
• Zapisz wymagania biznesowe i wymagania dostawców
• Przypisać wartość znaczenia dla każdego wymogu
• Przypisz wartość wydajności dla każdego wymogu
• Oblicz całkowity wynik wydajności
• Wybierz zwycięskiego dostawcę

Strategie negocjacji kontraktowych

Ostatnim etapem procesu selekcji dostawcy jest opracowanie strategii negocjacji umowy. Pamiętaj, że chcesz „współpracować” ze swoim dostawcą, a nie „zabrać ich do sprzątaczy.„Przejrzyj swoje cele dotyczące negocjacji kontraktowych i zaplanuj negocjacje, obejmując następujące pozycje:

• Lista/ranking twoich priorytetów wraz z alternatywami
• Poznaj różnicę między tym, czego potrzebujesz, a tym, czego chcesz
• Poznaj swój wynik dolnej, więc wiesz, kiedy odejść
• Zdefiniuj ograniczenia czasowe i testy porównawcze
• Oceń potencjalne zobowiązania i ryzyko
• Poufność, niezatrudni się, rozwiązywanie sporów, zmiany wymagań
• Zrób to samo dla swojego sprzedawcy (ja.mi., spaceruj milę w butach)

Błędy negocjacji umowy

Najmniejszy błąd może zabić produktywny proces negocjacji umowy. Unikaj błędów w negocjacjach umowy i unikaj zagrożenia produktywnego procesu negocjacji umowy