Jak czytać i zatwierdzić zamówienie na zdarzenie bankietowe (Beo)

Miejsca chcą mieć pewność, że duże zdarzenia się wybuchają bez żadnego problemu lub, jeśli jest zaczep, chcą mieć pewność, że to nie ich wina. Mając to na uwadze, zapewniają starannie spreparowane zamówienia na zdarzenie bankietów (BEOS), które koordynatorzy zdarzeń muszą podpisać. Chociaż może być trudno pozwać, jeśli Beo nie zostanie przestrzegane do listu, jest to umowa prawna i powinna być uważnie przeczytana przed podpisaniem.

Co to jest zamówienie na zdarzenie bankietowe?

Prawie każde duże wydarzenie zaplanowane w hotelu lub specjalnym wydarzeniu wymaga BEO, co jest umową, która przedstawia każdy szczegół wydarzenia. Jeśli jesteś planistą wydarzeń, będziesz chciał zapoznać się z BEOS, abyś mógł upewnić się, że wszystkie szczegóły są poprawnie omówione.

Umowa jest często przedstawiana w formularzu, który szczegółowo opisuje wybór żywności i napojów, audio/wizualne, konfigurację pokoju, stołowe elementy, wymagania dotyczące personelu i wszystkie inne przedmioty związane z Twoim wydarzeniem. W BEO znajduje się wyszczególniona lista kosztów, które musisz zapłacić. Powyższe informacje są zwykle pogrupowane pod podtytułami, wraz z danymi kontaktowymi, harmonogramem, warunkami układu oraz blokami podpisu.

Czytanie Beo

Chociaż jest to oczywiste, że musisz przeczytać Beo i zgodzić się na warunki określone w umowie, upewnij się, że odczytaj drobny druk. Ważne jest, aby być w pełni poinformowanym o tym, na co się zgadzasz, w tym wszystkie koszty.

Sprawdź, czy następujące są przedstawione w sekcji ogólnej BEO:

• Informacje o kontakcie na miejscu, w tym numer telefonu komórkowego
• Korzystanie z przestrzeni na dzień wydarzenia (sprawdź dwukrotnie, aby upewnić się, że wspomniane przestrzenie to spacje, które koncertowałeś)
• Konfiguracja, początek i końcowe czasy wydarzenia
• Całkowita liczba oczekiwanych gości

Ustalenia dotyczące żywności i napojów

Część BEO będzie poświęcona ustalenia dotyczące żywności i napojów. Chcesz upewnić się, że w tej sekcji są szczegółowe:

• Całe menu, w tym wszystkie kursy
• Każdy przedmiot w bufecie oraz sposób ustawiania i ustawionej każdej stacji w pokoju
• Jak miejsce zamierza zaspokoić potrzeby gości, którzy mają specjalne obawy dietetyczne (takie jak diety bezglutenowe lub wegetariańskie)
• Czas obsługi
• Specjalne przedmioty dotyczące usług, takie jak wino i woda musująca na stołach
• Awaria wszystkich cen żywności
• Szczegółowa lista alkoholu, w tym marki alkoholu i piwa dostępne w barze

Konfiguracja pokoju

Beo powinien konkretnie nakreślić całą konfigurację pokoju. To zawiera:

• Umieszczenie tabel
• Liczba miejsc na stół
• Umieszczenie stacji żywnościowych
• Lokalizacja rozrywki (i szczegóły dotyczące zakwaterowania artystów w razie potrzeby, w tym przechowywanie sprzętu, dostęp do jedzenia i picia, zmieniający się przestrzeń itp.)
• Lokalizacja barów (y)

Niektóre Beos mogą nawet zawierać schemat konfiguracji pokoju.

Dostawcy audio/wizualne i zewnętrzne

Ustalenia audio/wizualne czasami pojawiają się na BEO, ale ponieważ wiele miejsc zawiera usługi A/V dla strony trzeciej, może istnieć osobna umowa. Jeśli jest zawarty w BEO, upewnij się, że wszystkie szczegóły zostaną sfinalizowane przed podpisaniem umowy.

Regulamin

Wszystkie umowy, w tym BEOS, mają warunki, do których musisz przestrzegać. Upewnij się, że jesteś świadomy wszystkich warunków przed podpisaniem dokumentu. Na przykład, jakie są warunki umowy w przypadku anulowania? Jak zostaną rozstrzygnięte spory, jeśli na przykład gościa poślizgnie się i upadnie?

Ważne jest, aby zadać wszelkie pytania menedżera obiektu i potwierdzić szczegóły z klientem przed podpisaniem. Po podpisaniu Beo jest to wiążąca umowa.