Jak zorganizować system zgłoszenia biurowego

Skuteczne systemy zgłoszeń biurowych są kluczowe dla każdej firmy, która obsługuje faktury, wpływy i inne zapisy, czy to na papierze, czy cyfrowo. Nawet w przypadku firm, które nie zajmują się wiele dokumentów, pozostanie zorganizowane i wydajne pomoże utrzymać płynne działanie.

Systemy zgłoszeń biurowych są dostępne we wszystkich formach, od prostej szuflady szafki, po złożone asortymenty serwerów cyfrowych. Aby utworzyć system, który Ci odpowiada, ważne jest, aby wiedzieć, jakie pliki są najważniejsze, kto potrzebuje dostępu i jak można je łatwo odzyskać. Oto kluczowe czynniki.

Dlaczego potrzebujesz systemu zgłoszenia

Właściwe zgłoszenie rachunków i faktur jest jedną z najważniejszych rzeczy, które mała firma może zrobić dla swojego zdrowia finansowego. Nieistniejący lub niechlujny system zgłoszeń może dodać dni dodatkowego wysiłku w czasie podatku dochodowego i nie chcesz przegapić odliczeń podatkowych z powodu brakujących wpływów. Jeśli kiedykolwiek podlegasz audytowi i nie możesz przedstawić wymaganych dokumentów na czas, twoje roszczenia mogą zostać odrzucone, a zeznania podatkowe ponownie oceniaj.

W zależności od branży może być konieczne zachowanie rejestrów, aby być zgodne z przepisami stanowymi lub federalnymi, czasem przez lata. Biura prawne są zobowiązane do przechowywania plików spraw przez trzy lata. Księgowi i firmy podatkowe muszą przechowywać zeznania podatkowe przez siedem lat. Firmy budowlane, biura medyczne, szkoły i inne mają ogromne obowiązki związane z prowadzeniem rekordów.

Większość ludzi nie myśli o sile roboczej, którą zaoszczędzą podczas inwestowania w systemy zgłoszeń, ale według niektórych rachunków całkowita ilość czasu spędza na poszukiwaniu niewłaściwych plików wynosi sześć tygodni w roku.

Jeśli Twoja firma jest dość prosta, twoje rejestrowanie może być ograniczone do płac i rachunkowości, ale nadal musisz być w stanie działać przy biurku szybko i łatwo.

5 kroków w celu zorganizowania systemu zgłoszenia

Aby uzyskać siebie i swoją firmę na właściwej drodze, wykonaj pięć kroków, aby upewnić się, że dokumenty są łatwo dostępne i łatwe do identyfikacji.

Oceń nawyki osobiste i biurowe

Pomyśl, którzy pracownicy potrzebują dostępu do plików, gdzie pracują, i co ma sens w oparciu o ich stacje robocze. Jeśli tworzysz system dla siebie, pomyśl o ergonomii, przepływu swojego dnia roboczego, o tym, jak poruszasz się po przestrzeni biurowej, co możesz dotrzeć z biurka i jakie informacje potrzebujesz regularnego dostępu termin. Jeśli tworzysz system dla kogoś innego, uzyskaj ich dane wejściowe-dla jednej osoby nie zawsze będzie działać dla innej.

Zdecyduj o systemie zgłoszeń

To, co robi Twoja firma, określi, czy zdecydujesz się złożyć numerycznie, alfabetycznie, czy w inny sposób. Na przykład wyszukujesz informacje o kliencie według nazwy lub numeru konta? Czy składasz dokumenty według kategorii, takie jak wydatki, finanse, marketing itp.?

Przestrzeń nie jest poważnym problemem w systemach cyfrowych, ale w przypadku systemów papierowych ważne jest, aby umożliwić rozwój, patrząc na szafki; Zaleca się kupić coś, co pomieści dwa razy więcej plików, które masz teraz. Szerokie kategorie przedmiotów pozwoli ci łatwo dodawać nowe pliki w miarę uprawy i wyeliminować potrzebę regularnego aktualizacji lub reorganizacji systemu zgłoszenia. Utrzymanie tego prosto ułatwi zintegrowanie plików papieru i cyfrowych w ramach ogólnego systemu zarządzania dokumentami.

Oblicz potrzeby przechowywania

Jeśli masz dużą liczbę plików, do których masz dostęp codziennie, powinny być na wyciągnięcie ręki. Osoby dostępu rzadziej nie muszą być w twoim obszarze roboczym, ale może być konieczne w pobliżu. Może być kombinacja. Niektóre pliki mogą być potrzebne codziennie, podczas gdy inne mogą być składane w długoterminowej pamięci dalej.

Nie pomijaj znaczenia dostępności dla pracowników lub przyszłych pracowników, którzy mogą mieć specjalne potrzeby mobilności. Na przykład bardzo wysokie szafki mogą być trudne dla niektórych pracowników do bezpiecznego i skutecznego dostępu.

Zainwestuj w dobry system etykietowania

Możliwość czytania etykiet plików brzmi oczywisto, ale jasność w etykietowaniu pozwoli zaoszczędzić czas. Większość firm, które wytwarzają etykiety, zapewnia szablony, które integrują się ze wspólnym oprogramowaniem do edytorów tekstu. Możesz rozważyć jeden z małych systemów wytwarzania etykiet, które mogą również wydrukować poszczególne etykiety mailingowe. Przedmioty, które wykonują podwójne obowiązki, są zwykle mądrą inwestycją.

Kup foldery plików

Przyjazne dla użytkownika i trwałe foldery to inteligentna inwestycja. Kolorowe foldery wiszące są łatwo dostępne i łatwo rozpoznawalne. Na przykład, jeśli umieścisz wszystkie pliki klienta w żółtych folderach wiszących, informacje finansowe w niebieskich folderach i marketing w czerwonych folderach, zaoszczędzisz czas podczas wyszukiwania lub składania z łatwą identyfikowalnymi wskazówkami wizualnymi.

Idąc bez papieru

Wiele firm przeszło już do biura bez papieru lub blisko niego. Dzięki internetowym, opartym na chmurze systemom pamięci masowej i transakcjom cyfrowym zastępującym gotówkę, papierowy może być nową normą.

Nawet agencje rządowe wchodzą na pokład. IRS przyjmuje teraz obrazy cyfrowe lub kopie papierowych zeskanowanych przedmiotów, w tym:

• Wpływy pieniężne
• wyciągi bankowe
• Anulowane czeki
• Odcinki wypłaty
• Wyciągi z karty kredytowej

Rekordy cyfrowe muszą być jasne i czytelne. Jeśli nie, IRS może zażądać zobaczenia oryginalnych dokumentów papierowych podczas audytu lub rutynowego wniosku o dokumentację.

Jeśli nadal działasz w staromodny sposób, ale zainteresowany zielonym, możesz z czasem przejść do papieru. Istnieje wiele usług i aplikacji, które skanują stare rachunki i przechowują je z innymi informacjami o rachunkowości cyfrowej.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jak skonfigurować elektroniczny system zgłaszania?

Elektroniczne systemy zgłoszeń mogą być tak proste, jak pliki w wspólnych sieciach, takie jak dysk Google lub na wyrafinowanym oprogramowaniu lub serwerach. Te same najlepsze praktyki, które mają zastosowanie do systemów papierowych dotyczących systemów elektronicznych: Ustanowienie konwencji nazewnictwa, nakaz składania (alfabetyczny, chronologiczny itp.) i dobrze zorganizowana struktura.

Jakiego systemu zgłoszenia używasz do ochrony poufności?

W przypadku systemów składania papieru dokumenty powinny być blokowane i kluczowe, z kontrolami personelu. Ponieważ pliki cyfrowe mają większą elastyczność w udostępnianiu, kopiowaniu i edytowaniu, musisz ustalić odpowiednie poziomy uprawnień i dostępu. W zależności od stawek Twoja firma może potrzebować prywatnych serwerów w przeciwieństwie do systemów opartych na chmurze.