Jak skuteczniej zarządzać nadgodzinami

Nie tylko nadgodziny zajmuje nie tylko jeden z największych bieżących wydatków dla większości firm, ale poprawne lub niepoprawne zarządzanie nadgodzinami może oznaczać różnicę między drogimi procesami, niską morale i podatnością na zmiany w przepisach dotyczących nadgodzin.

W ostatnich latach wątłych czasów gospodarczy.

Wielu pracodawców milcząco, a nawet wyraźnie, poparło to podejście. Ashley Dinsdale, nabywca Macy, który pracuje ponad 50 godzin tygodniowo, mówi: „Zwolnienia miały miejsce w biurze mojego poprzedniego pracodawcy. Teraz wchodzę wcześnie i wysyłam e -maile, aby wiedzieli, że tam jestem."

Pomyśl proaktywnie

Chociaż nadgodziny jest często pełne kosztów i pułapek, nie musi tak być. Proaktywnie zarządzanie nadgodzinami pracowników, unikanie niespodzianek i przygotowanie się do przyszłości może zmniejszyć koszty, chronić firmę przed działaniami prawnymi i poprawić spółkę moralną w całej firmie.

Poniższe cztery wskazówki ekspertów mogą oświetlić niektóre problemy z nadgodzinami i pomóc uniknąć poważnych pułapek i niespodzianek, jeśli chodzi o zarządzanie wszelkimi potencjalnymi problemami.  

1. Śledź czas pracownika. Przeciętny amerykański pracownik, według Bureau of Labor Statistics, działa nieco ponad cztery godziny nadliczbowe na tydzień. To 208 godzin rocznie. Oszacowanie średniego wynagrodzenia w wysokości 21 USD za półtora czasu, wielka suma wynosi 6552 USD na pracownika rocznie. Z pracownikami 20 pracowników, to 131 040 USD w samych wydatkach nadgodzinnych.

Co możesz zrobić, aby uniknąć niespodzianek, jeśli chodzi o nadgodziny? Jednym z największych dostępnych zasobów jest śledzenie czasu mobilnego, które obejmuje powiadomienia o informowaniu pracowników i menedżerów, gdy naruszają progi nadliczbowe. Śledzenie czasu pracowników pozwala również menedżerom i właścicielom firm na widzenie i adresowanie wzorców w całej firmie oraz na poziomie poszczególnych pracowników, jeśli chodzi o nadgodziny. Jest jednym pracownikiem konsekwentnie gromadzonym godzinami godzin w godzinach nadliczbowych co tydzień?

Czy nadgodziny wynika z niedoborów personelu, ciężkich ładunków projektu lub pracownika, który ma dodatkowy czas na ręce i chce dodatkowej wynagrodzenia? Z dużym obrazem czasu spędzonego i tego, jak jest on przydzielony do różnych projektów, menedżerowie mogą podejmować świadome decyzje dotyczące zasobów i nadgodzin.

Nie unikaj godzin śledzenia tylko dla pracowników godzinowych. Wiedza dokładnie, ile godzin wszyscy wnoszą kluczowe znaczenie dla dokonywania inteligentnych wyborów i obsługi potencjalnych nadchodzących zmian w przepisach dotyczących nadliczbowych.

Śledzenie czasu pozwala również uniknąć zaokrąglenia grafiki, co zwykle zdarza się wystarczająco niewinnie, ale zwykle spada na korzyść pracownika. Amerykańskie stowarzyszenie płac szacuje 10 minut zaokrąglania na zmianę na pracownika. Upewnij się, że wybrany system pomaga Ci w zgodności z DCAA i DOL, aby chronić się z łatwymi do znalezionymi zapisami w przypadku audytów rządowych lub sporów dotyczących pracy.

2. Przyjrzyj się klasyfikacji pracowników. Powinieneś pamiętać, że jeśli twój pracownik jest wynagrodzony, ale zarabia mniej niż 23 660 USD rocznie, nadal musisz zapłacić za godzinę zaawansowaną, a ten próg jest na krawędzi gwałtownego wzrostu. Nie wspominając o tym, że klasyfikacja pracownika jako zwolniona z wynagrodzeniem poniżej 23 660 USD rocznie lub na stanowisku, która nie kwalifikuje się do statusu zwolnienia, aby uniknąć konieczności płacenia nadgodzin, nie jest solidną strategią. Znaczna część procesów związanych z pracą, które rosły od 2004 roku, wynika z błędnej klasyfikacji i zadośćuczynienia za płatności z tytu.

Dla celów skazania nie ma znaczenia dla sądów, czy umyślnie błędnie zaklasyfikujesz, czy niewinnie błędnie klasyfikujesz pracowników; Twoim zadaniem jako pracodawcy jest upewnienie się, że klasyfikacja jest poprawna dla pracowników i nie manipulowana w celu obniżenia kosztów. Kary za błędną klasyfikację obejmują do dwóch lat płatności za nadgodziny, a jeśli uważasz, że umyślnie zaklasyfikował pracownika, będziesz winien trzy lata płacy.

Aby upewnić się, że Twoje klasyfikacje są gotowe, regularnie oceniaj obowiązki i relacje pracowników z firmą i skonsultuj się z prawnikiem na szarych obszarach. Może trochę żądać opłacenia opłaty prawnej, ale jest to niewielka szczypta w porównaniu z potencjalnymi konsekwencjami.

3. Komunikować oczekiwania. Jednym z najlepszych sposobów na poradzenie sobie z nadgodzinami jest poprawa komunikacji wokół tematu. Wyjaśnij pracownikom oczekiwania, wyraźnie szkolą menedżerów i pracowników w zakresie oczekiwań, a także wyczerpują się w Buda wszelkie nawyki pracowników, że nie zarejestrowali się „z dobroci ich serc."

Może istnieć wiele niewypowiedzianych zasad dotyczących rejestrowania pracy dla pracowników godzinowych, niż menedżerowie lub właściciele firm zdają sobie sprawę, ale praca bez wynagrodzenia jest nadal podstawą działań prawnych, nawet jeśli zatwierdzenie jest milczące. I bez względu na to, jak dobre są serca twojego pracownika, praca bez wynagrodzenia ostatecznie zjada morale i przejrzystość w firmie.

Szczególnie ważne jest wyjaśnienie swoich oczekiwań dotyczących technologii. Sprawdzanie e -maila i oczekiwanie, że pracownicy odpowiedzą w wolnych godzinach, może wydawać się wystarczająco nieszkodliwe, ale minuty się sumują. Wiele firm spodziewa się, że pracownicy będą dostępni w godzinach poza godzinami komunikacji e-mail, ale zostało to utrzymane w sądzie jako pracy. Możesz być zszokowany, gdy stwierdzasz, ile „godzin” twoi pracownicy faktycznie logują się poza godzinami tylko na to jedno zadanie.

Katharine c. Giovanni, prezes Triangle Concierge, mówi: „Wszyscy próbują wcisnąć 36 godzin do 24-godzinnego dnia. Podsumowując, technologia nie pomaga, ponieważ możesz zabrać ze sobą biuro. Więc pracujemy cały czas.„Wyjaśnij swoje oczekiwania dotyczące e -maila, a następnie upewnij się, że wszyscy, menedżerowie i pracownicy, zgodnie ze standardami ustanowionymi.

4. Podkreśl szkolenie krzyżowe. W niektórych firmach wydatki w godzinach nadliczbowych szybko sumują się dla niektórych osób po prostu dlatego, że nikt inny nie może wykonywać swojej pracy. Nie tylko nadgodziny się składa, ale rozwijają się wąskie gardła, a przepustowość niektórych pracowników kończy się maksymalnie, podczas gdy inni kończą się niewykorzystane.

Podkreśl szkolenie krzyżowe w jak największym stopniu, aby rozłożyć obciążenie i umożliwić różnym pracownikom wkroczenie z projektami w miarę wzrostu obciążenia lub sytuacji awaryjnych. Skuteczne trening krzyżowy może również poprawić morale, umożliwiając większej liczbie pracowników do przyczynienia się do kluczowych projektów i zwolnienie niektórych obciążeń związanych z innymi pracownikami.

Trening krzyżowy może również pozwolić na bardziej elastyczne w planowaniu. Zbyt często firmy są zmuszane do planowania osób ze specjalistyczną wiedzą kosztem znacznego nadgodzin. Chociaż nie jest to możliwe, ani idealne, aby przechodzić na wszystkie obowiązki lub zestawy umiejętności, identyfikacja obowiązków, których można łatwo nauczyć przez kilku pracowników, może drastycznie zmniejszyć nadgodziny, jednocześnie zwiększając wydajność i wydajność.

Postępowanie prawne

Pracownicy martwiące się o swoją pracę lub wydajność mogą chcieć rejestrować godziny bez pobierania czasu. Jednak firmy nie powinny postrzegać tego rodzaju zachowań jako dobrego. Zamknięcie oczu lub zachęcanie do tego rodzaju zachowań na froncie może mieć katastrofalne reperkusje finansowe później, jeśli ci sami pracownicy zdecydują się na postępowanie prawne w sprawie błędnej klasyfikacji lub czasu pracy bez wynagrodzenia. 

Według National Employment Lawyers Association, spory o pracę i płace wzrosły o 77% od 2004 r. Dzięki ciągłej dyskusji na temat zmian w przepisach dotyczących nadliczbowych właściciele firm mogą spodziewać się więcej fal pracy i sporów o wynagrodzenie.

Tylko w 2014 r. Departament Pracy nakazał przedsiębiorstwom w całym kraju zapłacić prawie 241 milionów dolarów płac wstecznych z powodu błędnej klasyfikacji pracowników jako próby uniknięcia wynagrodzenia za nadgodziny, prosząc lub zachęcanie pracowników do pracy ponad 40 godzin tygodniowo bez wynagrodzenia lub zachęcania Pracownicy, którzy mogliby reagować na e-mail, SMS-y i połączenia telefoniczne bez godziny bez wynagrodzenia. Od pracowników EMS w Charleston po pracowników opieki zdrowotnej w Santa Barbara i menedżerowie w sklepach sportowych, nowe pozwy nadal pojawiają się codziennie.

O Amy Bailey

Amy nadzoruje wszystkie finanse, zasoby ludzkie i operacje budowlane w arkuszach. Jest dumną Idaho Vandal, która spędziła osiem lat w rachunkowości publicznej z Coopers & Lybrand, a także ponad 20 lat z publicznymi i prywatnymi firmami technologicznymi, takimi jak rozszerzone systemy, prokurator, Microsoft i Silverback. Ma dwoje dzieci i mieszka z mężem i angielskim mastifem o imieniu Scout.