Jak zorganizować rachunki firmy

Po raz pierwszy rozpoczęcie firmy, możesz chcieć gromadzić wpływy, aby odliczyć wydatki biznesowe od podatku dochodowego i więcej. Wymagany jest lepszy system, gdy nadszedł czas, aby wykonywać księgowość, zamiast wypychać wszystkie rachunki firmy do szuflady na biurko. Oczywiście odkrycie zdezorganizowanej masy wpływów może wywołać bałagan kłopotów.

Utrzymanie zorganizowanych rachunków biznesowych może pomóc właścicielom firm monitorować postępy w ich działalności, a także przygotować ich do sprawozdań finansowych. Pomaga także zidentyfikować źródła dochodów, śledzić wydatki i przygotowuje pozycje do zeznania podatkowego.

Lepszy system

Z biegiem lat ważne jest opracowanie dobrego systemu zgłoszeń do wpływów. Na przykład może to obejmować system zgłoszenia, który ułatwia wprowadzanie danych i pozwala odzyskać konkretny paragon, jeśli chcesz wyszukać określony według daty lub kategorii.

Jednym z przykładów zorganizowania rachunków biznesowych jest utrzymanie serii folderów plików oznaczonych przez miesiąc i rok, takie jak „wpływy w listopadzie 2017 r.”. Dwa najbardziej aktualne foldery plików mogą usiąść na biurku, aby po zbieraniu rachunków na różnych rundach łatwo jest umieścić je w prawidłowym folderze miesięcznym.

Następnie, gdy wykonujesz miesięczne wpisy danych, możesz wziąć odpowiedni folder miesięczny i posortować wpływy biznesowe na stosy na podstawie ich klasyfikacji podatku dochodowego. Na przykład możesz wspólnie zaliczać wszystkie rachunki oprogramowania, wszystkie rachunki z kosztów żywności i rozrywki oraz wszystkie rachunki związane z samochodem razem. Po zakończeniu wprowadzania danych możesz umieścić folder pokwitowania miesiąca w odpowiednim miejscu w szufladzie jednej z twoich szaf dokumentów.

Jeśli jesteś biznesmenem z dużą ilością wpływów z wydatków, łatwo jest zmodyfikować ten sam system przedstawiony powyżej, wraz z częstszymi wpisami.

Tworzyć kopie lub obrazy cyfrowe

Jeśli próbujesz przejść do „biura bez papieru”, jak większość współczesnego świata, możesz skanować wpływy i przechowywać je z innymi informacjami z zakresu rachunkowości cyfrowej. Niektóre nowsze aplikacje księgowe oparte na chmurze mają aplikacje mobilne, które umożliwiają snowienie telefonu komórkowego z odbioru wydatków i nagrywanie go w locie.

Dla osób prowadzących działalność w Kanadzie kopie papierowe lub cyfrowe obrazy rachunków są ogólnie Dopuszczalne dla Canada Revenue Agency (CRA), pod warunkiem, że są czytelne. Jeśli nie, CRA może zażądać zobaczenia oryginalnych dokumentów papierowych podczas audytu lub rutynowego wniosku o dokumentację. Zatem oryginały powinny być zawsze przechowywane przez przepisany czas, który trwa średnio przez sugerowane sześć lat.

Ułatwić obciążenie podatkowe

Wypłata za poświęcenie czasu na zorganizowanie rachunków z wydatków przed ich złożeniem jest dokonanie zeznania podatku dochodowego Twojej firmy. Po pierwsze, będziesz mieć wszystkie swoje rachunki, które będą służyć jako dowód na odliczenia podatku dochodowego związanego z biznesem. Po drugie, po uporządkowaniu potwierdzeń według kategorii wydatków biznesowych oznacza, że ​​wszystkie odpowiednie wpływy dla każdej kategorii są gotowe do sumowania i sprawi, że wypełnienie zeznania podatkowego dochodowego są szybkie i łatwe.

Uwaga: w Kanadzie, jeśli prowadzisz jednoosobową lub spółkę, koszty biznesowe są wprowadzane do formularza T2125, który jest częścią zeznania podatkowego T1 Personal Neoga. Jeśli prowadzisz swoją firmę jako korporację w Kanadzie, ubierzesz się na wydatki biznesowe w sprawie zeznania podatkowego T2.

Po złożeniu podatku dochodowego

Ponieważ tak wiele deklaracji podatkowych jest teraz składanych online, nie jest już powszechne lub konieczne wysyłanie rachunków z wydatków podczas składania podatku dochodowego. Zamiast tego umieść wszystkie odpowiednie wpływy na rok podatkowy w jednym folderze oznaczonym według roku, takie jak „Inspiruje podatkowe 2019” i dodaj folder do szafki na dokumenty, zarówno cyfrowego, jak i fizycznego.

Jeśli kiedykolwiek masz spór z Kanadyjską Agencją Revenue, IRS lub zostaniesz kontrolowany, Twoje wpływy będą kluczowymi dowodami.