Jak wdrożyć system rachunkowości restauracji

Kiedy ktoś postanawia otworzyć restaurację, szczególnie po raz pierwszy, zwykle napędzane jest pasją do jedzenia w połączeniu z poświęceniem się gościnnością. Jednak będąc dobrym szefem kuchni i posiadanie zwycięskiej osobowości to dwa kluczowe składniki, nie są to jedyne. Jeśli mała firma się nie powiedzie, często odbywa się to podczas pierwszego roku i zwykle z powodu złych decyzji i praktyk biznesowych. Kiedy uruchomisz restaurację, konfigurowanie dobrego systemu księgowego ma ogromne znaczenie dla zapewnienia swojej firmie najlepszej możliwej szansę na przetrwanie.

Opracowanie systemu rachunkowości restauracji jest podobne do konfigurowania systemu księgowego dla każdej małej firmy, ale należy wziąć pod uwagę ważne różnice. Restauracje mają niewielkie marginesy zysku, więc niezbędne jest utrzymanie ich kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

Jak działa system rachunkowości restauracji

Twój system rachunkowości śledzi wszystkie transakcje finansowe restauracji, przygotuje raporty oparte na tych transakcjach finansowych, zbierze odpowiednie informacje dotyczące podatków i podsumowuje informacje dla Ciebie w formacie, który możesz zrozumieć.

Korzystając z tych informacji, możesz podejmować decyzje finansowe dla Twojej restauracji, które zminimalizują Twoje wydatki, zmaksymalizować zysk i zapewnić klientom zadowolenie. Bez systemu księgowości restauracji wszystko byłoby to mobo.

Wykonaj następujące kroki, aby skonfigurować podstawowy system rachunkowości restauracji.

Kroki w celu wdrożenia systemu księgowości restauracji

Zatrudnij księgowego lub księgowego

O ile nie jesteś księgowym lub księgowym, a także jesteś szefem kuchni lub właścicielem restauracji, będziesz potrzebować pomocy, aby założyć system księgowy restauracji. Nawet najmniejsze kawiarnie muszą przechowywać dokumentację finansową, aby mogły złożyć podatki i podejmować dobre decyzje, aby utrzymać działalność na powierzchni.

Powinieneś rozważyć zatrudnienie wewnętrznego księgowego i outsourcingu usług księgowych.

Istnieje różnica między księgownictwem a rachunkowością. Księgowanie to proces rejestrowania transakcji finansowych i organizowania wpływów i innej dokumentacji. Tymczasem rachunkowość jest praktyką analizy informacji dostarczanych przez księgowego i opracowywania raportów, aby liczby były zrozumiałe. Inną opcją jest wykonanie księgowości i zatrzymanie tylko księgowego. Jest to plus, jeśli możesz zatrudnić księgowego i księgowego zaznajomionego z branżą hotelarską.

Wybierz oprogramowanie księgowe

Istnieje wiele solidnych pakietów oprogramowania rozliczeniowego restauracji. Chcesz wybrać taki, który jest łatwy do nauczenia się i użycia, ale oferuje silne funkcje raportowania i analizy finansowej. Musisz rozważyć oprogramowanie, które generuje zyski i straty (dochód) i inne sprawozdania finansowe. Oprogramowanie musi również mieć funkcje zarządzania zapasami i powinno zintegrować się z oprogramowaniem płacowym, jeśli wykonujesz listę płac.

Innymi ważnymi funkcjami są fakturowanie, należności i rachunki Zobowiązania, planowanie pracowników i planowanie menu, aby wymienić kilka.

Złożoność Twojej restauracji i jej oferty powinna pomóc w dyktowaniu zakupionego oprogramowania. Twój księgowy lub księgowy może doradzić w pakiecie oprogramowania, który powinieneś wybrać.

Lista płac w restauracji jest skomplikowana z różnymi wynagrodzeniami, wskazówkami i różnymi harmonogramami pracy. Często dobrym pomysłem jest outsourcowanie listy księgowości lub usługi płacowej. Jeśli wykonujesz listę płac, musisz wybrać oprogramowanie płacowe. To samo dotyczy planowania i przygotowania podatkowego.

Wybierz swoją metodę rachunkowości

Masz pewne decyzje, które podjął się do wyboru oprogramowania księgowego. Po pierwsze, musisz zdecydować, czy używasz księgowości pojedynczego lub podwójnego wejścia, aby organizować swoje książki. Ponieważ branża restauracyjna polega na przechowywaniu zapasów, zazwyczaj wskazane jest podwójne księgowość.

Musisz także zdecydować, czy użyć gotówki, czy rachunkowości memoriałowej. Rachunkowość naliczania daje dokładniejszy obraz finansowy, ponieważ rejestruje przychody i wydatki, gdy tylko wystąpią transakcje.

Wybierz system sprzedaży (POS) do zarządzania gotówką

Punkt sprzedaży (POS) to miejsce, w którym klient płaci za posiłek i wszelkie inne produkty lub usługi, które kupili w restauracji. Restauracje potrzebują konkretnych funkcji w swoim oprogramowaniu POS, takich jak śledzenie sprzedaży. Niektóre pakiety POS mogą pomóc w przygotowaniu menu i utrzymaniu czasu dla pracowników. Restauracje potrzebują również oprogramowania POS, które ma silne funkcje zarządzania zapasami zarówno dla domu, jak i na zapleczu. Oprogramowanie może nawet pomóc w przygotowaniu listy płac.

System POS w restauracji powinien mieć klawiaturę w rejestrze ze względu na wielkość transakcji karty kredytowej. Klienci mogą następnie używać swoich kart kredytowych, aby dokonać transakcji bezkontaktowej.

Skompiluj wykres konta restauracji

Wykres rachunków jest listą wszystkich pięciu kategorii rachunków, które składają się na rachunek zysków i strat i bilans. Rachunki te to aktywa, zobowiązania, kapitał własny, przychody i wydatki. Pieniądze przepływają i wychodzą z tych kont podczas normalnej działalności. Kiedy wydajesz pieniądze lub zarabiasz pieniądze, odpowiednio debet i kredytowanie tych rachunków zgodnie z zasadami rachunkowości.

Każde z tych kont będzie miało podjazdy, które są specyficzne dla branży. Na przykład wykres rachunków dla restauracji będzie inny niż wykres rachunków dla innych rodzajów firm. Zobacz poniższy przykład:

Jeśli zainwestujesz w oprogramowanie księgowe dla restauracji, pomoże ci to skonfigurować odpowiedni wykres kont swojej restauracji.

Jak śledzić przepływ funduszy restauracji

Istnieją szczególne relacje na wykresie kont, które są szczególnie ważne dla restauracji. Miej oko na następujące:

Lista płac

Być może najbardziej problematycznym kontem w restauracjach jest płaca. Pracownicy restauracji mogą być zarówno pracownikami pełnoetatowymi, jak i niepełnoetatowymi według różnych stawek wynagrodzenia. Wskazane jest, aby zlecić swoje usługi płacowe, albo przynajmniej użyć określonego oprogramowania płacowego do tego zadania.

Spis

W restauracji Twój zapas będzie składał się z dwóch szerokich klas: żywności i materiałów eksploatacyjnych. Śledź swój ekwipunek, abyś nie miał za dużo, co skończy się jako marnotrawstwo lub za mało, co zaszkodzi Twojej sprzedaży. Chcesz zachować przeciętne codzienne zapasy tak niskie, jak to możliwe, bez powodowania braków. Twoje oprogramowanie POS jest nieocenione w celu śledzenia zapasów.

Rachunki płatne

Konta należne są tym, co jesteś winien dostawcom i jest wymieniony w bilansie. Po otrzymaniu faktury wprowadź ją do oprogramowania księgowego. W ten sposób nie spóźnisz się płacić rachunki. Dobre relacje z dostawcami i dostawcami pomogą Twojej firmie działać płynnie.

Przepływy pieniężne

Śledź, ile gotówki wchodzi i wychodzi z Twojej firmy. Pomocne jest poznanie przepływów pieniężnych w codziennym, co tydzień, co miesiąc i kwartalnie. Opracowanie zarówno budżetu gotówki, jak i oceny przepływów pieniężnych pomoże Ci śledzić przepływy pieniężne.

Obroty

Ważne jest, aby właściciel restauracji wiedział, ile sprzedaży pochodzi z jedzenia i ile z napojów. Możesz dalej podzielić to na posiłki z jedzeniem, przeprowadzanie posiłków, a nawet na różne elementy menu, korzystając z oprogramowania księgowego.

Koszt sprzedanych towarów

Koszt sprzedaży towarów (COG) w restauracji składa się z całej żywności i materiałów eksploatacyjnych do tworzenia przedmiotów w menu. Powinieneś odróżnić COG od innych kosztów prowadzenia firmy, takich jak czynsz i media lub koszty obłożenia. Wykres rachunków restauracji wymienia wszystkie koszty obłożenia jako wydatki, podczas gdy żywność i materiały są wymienione w COGS.

Jakie raporty są ważne dla rachunkowości restauracji

Istnieją raporty, które są specyficzne dla rachunkowości restauracji i innych raportów, które wszystkie małe firmy powinny utrzymywać zarówno podatki, jak i cel odpowiedzialności. Raporty specyficzne dla restauracji wyznaczają Twoje KPI. Raporty te mogą być zwykle generowane przez oprogramowanie księgowe restauracji i oprogramowanie POS ::

• Codzienny raport sprzedaży: Ten raport pozwala porównać sprzedaż tygodniową lub miesiąc do miesiąca, aby zobaczyć, jak robi się Twoja restauracja przed odejmowaniem wydatków.
• Koszty żywności: Musisz zobaczyć, ile kosztuje żywność w porównaniu z całkowitymi przychodami przyniesionymi przez sprzedaż artykułów spożywczych. Twój system POS zapewnia te liczby.
• Koszty obłożenia: Te koszty, takie jak czynsz i media, są twoim kosztami ogólnymi i niewiele się zmieniają.
• Koszty podstawowe: Ten raport porównuje twoje koszty pracy plus COG z Twoimi przychodami. Zwykle koszty pracy, które obejmują listy płac wraz z świadczeniami pracowniczymi, stanowią około 30% przychodów. Koszt główny w restauracji stanowi większość twoich wydatków. Blisko uważaj na najlepsze koszty, ponieważ tutaj możesz zaoszczędzić najwięcej pieniędzy.
• Koszty operacyjne: Wydatki te nie są objęte wydatkami na podstawowe koszty i obłożenie, na przykład, na przykład wydatki marketingowe i reklamowe.

Są to doniesienia, które powinna utrzymywać każda mała firma:

• Rachunek zysków i strat: Rachunek zysków i strat jest twoim zyskiem i stratą. Pokaże twoje wydatki w okresie czasu, takie jak miesiąc lub ćwierć. Rachunek zysków i strat wymienia twoje przychody w porównaniu z wydatkami.
• Bilans: Bilans pokazuje, co firma posiada (aktywów) i co jest winna (zobowiązania), a także kapitał własny. Jeśli jesteś winien więcej niż posiadasz, powinieneś podjąć kroki w celu zwiększenia przychodów i zmniejszenia obciążenia zadłużenia.
• Sprawozdanie z przepływów pieniężnych: Oświadczenie przepływów pieniężnych pokazuje wpływy i odpływy gotówki w Twojej firmie. Jest to nieocenione narzędzie do śledzenia twoich potrzeb gotówki.