Jak utworzyć Podręcznik zasad i procedur pracowników

Nawet jeśli Twoja firma ma tylko jednego pracownika, potrzebujesz podręcznika pracownika, który obejmuje wszystkie twoje zasady, procedury i świadczenia. Zasady zapewniają, że traktujesz wszystkich pracowników równo i uczciwie, podczas gdy procedury są „how-tos”, które pomagają płynnie prowadzić operacje.

Zbieranie wszystkiego w podręczniku i wymaganie od pracowników czytania, może ułatwić swoje życie jako szef, a pracownicy bardziej jasne, treści i pewność.

Pamiętaj, aby mieć adwokata, który jest ekspertem w dziedzinie prawa zatrudnienia. Zapłacenie adwokata za przedstawienie tej recenzji może zaoszczędzić od włączenia czegoś, co może być źle zrozumiane przez czytelnika.

Tworzenie podręcznika pracownika

Twój podręcznik powinien mieć kilka sekcji, w tym:

• Wstęp
• Zasady
• Korzyści
• Procedury

Wstęp

Wprowadzenie do podręcznika pracownika powinno zawierać więcej niż tylko kilka słów o Twojej firmie. Pozwala swoim pracownikom zrozumieć znaczenie podręcznika i zawiera obszar, który może podpisać podpisanie, aby potwierdzić, że przeczytały podręcznik. Możesz dołączyć:

• Historia Twojej firmy
• Twoje oświadczenie o celu lub misji
• Powitany list
• Oświadczenia spółki, w tym oświadczenie o zatrudnieniu w wolności, równe możliwości zatrudnienia, brak zasoli i polityka przeciwko nękaniu w miejscu pracy

Dołącz dokument podpisu pracownika oddzielny od podręcznika. Upewnij się, że każdy pracownik podpisuje dokument stwierdzający, że przeczytał i rozumieją podręcznik. Uwzględnij potwierdzenie w pliku personelu każdego pracownika.

Nie próbuj pisać tych stwierdzeń, kopiować je z Internetu lub używaj bezpłatnego formularza prawnego. Poproś adwokata do napisania tych oświadczeń i dokumentu podpisu pracownika, aby upewnić się, że przestrzegają wszystkich przepisów stanowych i federalnych.

Zasady pracowników

Pierwsza główna część podręcznika pracownika zawiera zasady pracowników. Te zasady dostarczają informacji na temat Twoich oczekiwań.

Frekwencja i punktualność

Uwzględnij sekcję stwierdzającą, że pracownicy powinni być w pracy codziennie i na czas. Zdefiniuj „nadmierną” absencję i „nawykowe” spóźnienie.

Przerwy, czas na lunch, salon personelu

Czy pracownicy mogą robić przerwy w dowolnym momencie, czy też są określone czasy przerwy? Co na lunch? Opisz protokoły przerw i korzystania z salonu personelu.

Oprogramowanie komputerowe i dokumenty

Uświadom sobie pracowników o przepisach dotyczących praw autorskich dotyczących dokumentów. Jakie dokumenty nie mogą zostać skopiowane? Które oprogramowanie można skopiować? Gdzie są licencje na oprogramowanie i co mówią?

Poufność

Podaj zasady dotyczące spraw biznesowych i tajemnic handlowych Twojej firmy.

Prezenty

Pracownicy nie powinni przyjmować prezentów od klientów, z wyjątkiem bardzo małych tokenów.

Dyscyplina i wypowiedzenie

Opisz procedury dyscypliny, w tym ostrzeżenia, zarówno pisemne, jak i werbalne. Uwzględnij proces odwoławczy, nawet w przypadku małego biura, aby pracownicy czują, że muszą się skontaktować. Opisz okoliczności, w których zatrudnienie może zostać rozwiązane. Ile uwagi jest przekazane? Jak opłacane są nagromadzone wakacje?

Narkotyki i spożywanie alkoholu; Polityka palenia

Stwierdzić, że stosowanie narkotyków lub alkoholu w lokalu firmy jest powodem do natychmiastowego zwolnienia. Czy pozwalasz na palenie na terenie firmy? Jeśli tak, gdzie?

Oceny

Powiedz pracownikom, jak i kiedy przeprowadzasz recenzje wyników.

Status pracownika: w pełnym wymiarze godzin, w niepełnym wymiarze godzin

Opisz cotygodniowe godziny wymagane do zatrudnienia w pełnym wymiarze godzin (32? 35? 40?). Czy pracownicy pełnoetatowi mają korzyści (takie jak ubezpieczenie zdrowotne), których nie? Czy niepełne notniki otrzymują płatne wakacje?

Kod ubioru biura/placówki

Możesz uwzględnić ogólne oświadczenie o przestrzeganiu zasad ubierania się, niezależnie od tego, czy jest to przypadkowe, czy bardziej formalne. A jeśli pracownicy są zobowiązani do noszenia określonych mundurów, kto za nie płaci? Kto płaci za czyszczenie?

Orientacja i szkolenie nowych pracowników

Opisz program szkolenia i orientacji w miejscu pracy. Czy czas orientacji jest spłaty?

Okresy płatności/prześcieradła/wypłaty/nadgodziny

Jak często pracownicy płacą? (Okresy wynagrodzeń mogą być inne dla pracowników najemnych i godzinowych.) Podkreślić, że wszystkie pracowników muszą być utrzymywane przez arkusze czasu/czasowe; Kiedy trzeba je oddać? Stwierdzić, gdy pracownicy kwalifikują się do nadgodzin.

Parkowanie dla pracowników

Opisz swój parking i wszelkie ograniczenia dotyczące jego użycia. Czy pracownicy potrzebują karty parkingowej, aby wprowadzić działki? Jak monitorowane są partie?

Osobiste rozmowy telefoniczne, korzystanie z mediów społecznościowych i odwiedzający

Opisz swoje zasady dotyczące odwiedzających i korzystania z mediów społecznościowych i wykonywanie osobistych połączeń telefonicznych w czasie firmy.

Okres próbny

Dobrym pomysłem jest uwzględnienie okresu czasu, zwykle nie dłużej niż 90 dni, podczas którego oceniany jest nowy pracownik, a zatrudnienie jest „tymczasowe” lub „w woli.„Możesz dostosować wynagrodzenie po tym okresie próbnym, aby zapewnić zachętę dla nowego pracownika.

Rezygnacje

Możesz Rzrównoważyć, że pracownik, który chce zrezygnować z powiadomienia o tym co najmniej dwa tygodnie.

Dni pogodowe

Opisz, w jaki sposób i kiedy będziesz powiadomić pracowników, jeśli firma jest zamknięta na złą pogodę. Dołącz oświadczenie o tym, jak będziesz traktować czas wolnego pracownika na pogodę, gdy firma pozostaje otwarta.

Świadczenia pracownicze

Płatny czas wolny (wakacje, czas osobisty, dni chorobowe)

Nie ma prawa federalnego, które wymaga zapłaty pracownikowi za wolne, w tym wakacje, czas osobisty lub czas choroby, ale niektóre stany mają wymagania dotyczące dania pracownikom wolnego. Istnieje wiele sposobów decydowania o poradzenie sobie z tymi problemami wolnymi. Porozmawiaj ze specjalistą ds. Zasobów ludzkich lub adwokatem.

Wakacje

Żadne prawo federalne nie wymaga wynagrodzenia wakacyjnego; Jeśli Twoja firma jest zamknięta na wakacje, nie musisz płacić za ten czas. Jakie płatne wakacje zapewniacie? Wymień określone wakacje na każdy rok. Możesz zdecydować się na zmianę wakacji z roku na rok, ale zwykle będziesz musiał zachować tę samą liczbę. Jeśli potrzebujesz pracowników do pracy dzień wcześniej i dzień po wakacjach, aby otrzymać wynagrodzenie wakacyjne? Nie musisz płacić pracownikom w niepełnym wymiarze godzin za wakacje, nawet jeśli otrzymają je pracownicy pełnoetatowi.

Obowiązek jury

Ustawa o uczciwych standardach pracy nie wymaga płatności za czas wolny, w tym obowiązek jury. Niektóre stany wymagają od pracodawców płacenia pracownikom, którzy są proszeni o służbę w ławach przysięgłych.

Liście nieobecności

Chociaż nie musisz zapewniać płatnego urlopu zgodnie z przepisami Ustawy o urlopie rodzinnym. Ale niektóre liście są chronione FMLA, jeśli są one do określonych celów.

Urlop wojskowy

Jak poradzisz sobie z pracownikami, którzy zostaną wezwani do czynnej służby? Zobacz ten artykuł na temat Ustawy o zatrudnieniu i ponownym zatrudnieniu w jednolitych usługach (USERRA) i porozmawiaj z adwokatem na temat wymogów pracodawcy.

Okresy oczekiwania

Muszą czekać określony czas, aby otrzymać świadczenia? Czy pracownicy próbni mogą zacząć naliczać (gromadzą) korzyści?

Procedury pracowników

W tej sekcji wymień wszystkie wspólne procedury, w których uczestniczy pracownik, w tym:

• Finansowa i rachunkowość
• Przetważanie wypłaty
• Administracyjny
• Obroty
• Marketing i reklama
• Zapasy, wysyłka i zakupy

Dwa ostatnie kroki

Sprawdź swój zespół prawny, aby upewnić się, że wszystko jest poprawne i że jest zgodne z wszystkimi przepisami stanowymi i federalnymi.

Następnie wydrukuj kopie swojego podręcznika i rozpowszechniaj je wszystkim pracownikom. Upewnij się, że otrzymasz podpis od wszystkich stwierdzających, że czytali i rozumieją wszystko. Trzymaj te podpisy w pliku.