Jak zamknąć biuro na święta

Przygotowanie biura przed zamknięciem na wakacje wymaga starannego przygotowania. Właściwe wiadomości zapewnią, że Twoi klienci, dostawcy i pracownicy będą mogli zaplanować zamknięcie, a to oznacza, że ​​nie będziesz musiał zajmować się wieloma gniewnymi skargami przed i po przerwie. To powinno być beztroskie wakacje i zasłużony odpoczynek. 

Oto prosta lista kontrolna kroków, od ustawienia wiadomości z odległości do wakacji po resetowanie termostatów, dzięki czemu Twoje wakacje zamykają się płynnie i opłacalne. 

Powiadom pracowników, klientów i dostawców

Grady Coppell / Getty Images

Upewnij się, że powiadomisz interesariuszy w swojej firmie co najmniej dwa do czterech tygodni przed czasem. Pracownicy mogą być powiadamiani i przypominani za pośrednictwem systemów kalendarzowych, powiadomień e-mail, znaków i postów w biurze oraz wkładek do swoich wypłat. I nie zapomnij o tych kolejnych przypomnieniach; Nie każda wiadomość przechodzi po raz pierwszy.

Możesz powiadomić klientów za pośrednictwem swojej witryny i automatycznej wiadomości w systemie telefonicznym.

Powiadom dostawców (zwłaszcza tych z harmonogramami dostaw) za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub zwykłej poczty pocztowej. 

Powiadom personel ochrony lub usługi

Andreypov / Getty Images

Powiadom swoje personel ochrony lub usługę bezpieczeństwa o nadchodzących datach zamknięcia. Upewnij się, że dostawcy bezpieczeństwa mają zaktualizowaną listę kontaktów awaryjnych, która zawiera dane kontaktowe, w tym numery telefonów, dla Ciebie i Twoich kluczowych pracowników. Powinny wiedzieć, z kim się skontaktować w przypadku problemu bezpieczeństwa, nawet gdy biuro jest zamknięte dla biznesu i kto jest upoważniony do bycia w budynku podczas zamknięcia.

Zmień zautomatyzowane powitanie towarzyszące

Chainarong Prasertthai / Getty Images

Tydzień lub dwa przed zamknięciem, zapisz zautomatyzowane towarzyszące im powitanie w systemie telefonicznym, które wyjaśnia, że ​​biuro zostanie zamknięte na dłuższy czas. Uwzględnij datę, kiedy się zamkniesz i kiedy spodziewasz się ponownego otwarcia. Tuż przed wyjazdem nagraj drugie zautomatyzowane powitanie, które podkreśla, kiedy wrócisz, i, w stosownych przypadkach, do kogo dzwoniący powinni wyreżyserować wszelkie zapytania pod nieobecność.

Jeśli zapewniasz usługi ratunkowe, takie jak ogrzewanie i chłodzenie, hydraulika lub inne niezbędne obsługi klienta, poinformuj dzwoniących, jak dotrzeć do usługi odbierania lub telefonu komórkowego w przypadku awarii.

Powiadom swoją usługę odpowiedzi

Peopleimages / Getty Images

Powiadom swoją usługę odpowiedzi o datach, że biuro zostanie zamknięte, i zaktualizuj listę kontaktów z numerami telefonów pracowników, którzy będą na telefonie. Upewnij się, że wiedzą, z kim się skontaktować w określonych sytuacjach; Na przykład nie chcesz, aby menedżerowie najwyższego poziomu w przypadku problemu dostawy, na przykład.

Zmień pozdrowienia głosowe

Jonnie Miles / Getty Images

Jeśli Twój system telefoniczny pozwala pracownikom odbierać zewnętrzne połączenia przy ich biurkach, poinstruuj ich, aby nagrali wiadomość „Zamknięta na święta” lub „poza urzędem” powitanie poczty głosowej, która daje dzwoniącym niezbędne szczegóły dotyczące zamknięcia. Pracownicy powinni poinformować dzwoniących, kiedy wrócą do biura i co zrobić, jeśli potrzebują natychmiastowej pomocy, gdy biuro jest zamknięte. W większości przypadków nie chcesz, aby pracownicy przekazują osobiste dane kontaktowe. 

Zmniejsz termostaty, wyłącz sprzęt biurowy

Monty Rakusen / Getty Images

Oszczędzaj energię i pieniądze, ustawiając lub przeprogramowując termostaty biurowe podczas zamknięcia. Będziesz zaskoczony oszczędnościami kosztów, które możesz naliczyć, i może to być dobra okazja PR; Pokaż, że Twoja firma jest zaangażowana w zachowanie zasobów.

Możesz także zaoszczędzić energię i pieniądze, wyłączając wszystkie nieistotne urządzenia biurowe, w tym lampy biurkowe, kopiarki, drukarki i komputery.

Serwery zapasowe

CasarSaguru / Getty Images

Jeśli masz komputery i serwery, upewnij się, że cykl kopii zapasowej działa odpowiednio przed i po wyłączeniu. Zmniejsz ekspozycję na katastrofę, planując kopię zapasową poza siedzibą w celu wczesnego odbioru. Jest to obszar, w którym chcesz mieć jasne instrukcje, dla kogo skontaktować się w przypadku problemu, więc upewnij się, że usługa odpowiedzi jest prawidłowo poinformowana.

Nie wyłączać

Paul Bradbury / Getty Images

Istnieje pewien sprzęt biurowy, którego nie powinieneś się wyłączać, w tym:

• Maszyny faksowe
• System telefoniczny
• Serwery i systemy tworzenia kopii zapasowych
• Jednostki chłodnicze
• Systemy bezpieczeństwa