Jak zbudować wysokowydajny zespół projektowy

Zespoły projektowe nie pojawiają się spontanicznie jako produktywne, wysokowydajne grupy. Są raczej wyniki celowych działań liderów i członków zespołu w celu stworzenia środowiska zaufania i współpracy. Zespoły na ogół potrzebują czasu, aby zacząć występować na szczycie szczytu.

Teoria tworzenia rozwoju zespołu Tuckmana, szturmowania, normowania i wykonywania jest tak ważna, jak wtedy, gdy została opublikowana. Dynamika postępu zespołu jest nadal taka sama.

Naucz się niektórych kroków, które możesz podjąć, aby przyspieszyć postęp zespołu przez zamieszanie, które prowadzą do fazy wykonania.

Rozważ pochodzenie członkowskie i osobowości

Byłoby miło uwierzyć, że istnieje prosta lista kontrolna do zbudowania zespołu o wysokiej wydajności. Niefortunna prawda jest taka, że ​​nie ma przepisu, które możesz śledzić.

Budowanie wielkich zespołów to mieszanka wiedzy psychologicznej i przywództwa. Musisz zrozumieć mocne i słabe strony ludzi, którzy pracują dla ciebie i zatrudniają w sposób, w jaki odniesie sukces.

Przed przypisaniem zespołów należy rozważyć tła kandydatów. Jeśli to możliwe, należy dopasować osobowości i umiejętności, które się uzupełniają.

Wykorzystaj model szalika

Scalf (status, pewność, autonomia, pokrewieństwo i uczciwość), jest modelem sposobu interakcji ludzi, opracowanych przez DR. David Rock w 2008 roku.Ten model opisuje doświadczenia społeczne, które wpływają na ludzkie zachowania:

• Status: Poczucie ważności wśród rówieśników
• Pewność: Zdolność do przewidywania wyników interakcji z ludźmi.
• Autonomia: Poczucie kontroli, które ktoś ma nad interakcjami społecznymi
• Pokrewieństwo: Jak dana osoba odnosi się do innych--może być zwolennikiem i przyjacielem lub rywalem.
• Uczciwość: Rozmowy, wymiany pomysłów i interakcje powinny być uczciwe.

Wszystko w strukturze i zarządzaniu zespołem musi wzmocnić te krytyczne problemy osobiste dla każdego członka zespołu. Skuteczny lider projektu powinien zwrócić uwagę na te zachowania i wzmocnić pozytywne dla każdego członka zespołu projektowego.

Członkowie zespołu muszą ufać, że lider zespołu troszczy się o każdego z nich i jest krytycznie skupiony na zapewnieniu ich bezpieczeństwa i sukcesu. Jako lider zespołu, zapytaj i odpowiedz, "Dlaczego członkowie mojego zespołu zaufają mi, że poprowadzę ich do bezpieczeństwa i sukcesu?"

Zdefiniuj zachowania, które musisz codziennie prezentować, aby wzmocnić swoje zaangażowanie. Następnie zobowiązaj się do demonstrowania tych zachowań.

Jeśli istnieje klient do projektu, ważne jest, aby był zaangażowany w proces, aby utrzymać go na bieżąco i dostosować się do swoich celów.

Nie zawsze może być klient. Jeśli tak, nie możesz go uruchomić, jeśli potrzeby klienta są niejasne. Niezależnie od tego, czy Twoja inicjatywa koncentruje się na bardzo konkretnej grupie odbiorców, czy bardziej ogólnym zestawowi grup docelowych, istnieją techniki, które można zastosować, aby stworzyć jasność.

W przypadku nowych inicjatyw na rzecz rozwoju produktów mające na celu przechwytywanie nowych klientów, utwórz szczegółowe osoby dla klientów dla każdego typu. W przypadku dużych działań budowlanych lub rozwojowych upewnij się, że przedstawiciel klientów jest zaangażowany w definiowanie zakresu projektu i zatwierdzenia.

W sytuacjach, w których klient nie może być fizycznie obecny, możesz stworzyć wycięcie proxy-A lub wypchane zwierzę-które zajmuje miejsce na każdym spotkaniu. Grupa powinna poprosić i spróbować odpowiedzieć „Co powie o tym klient” za każdą decyzję lub sytuację.

Skutecznie komunikować się i organizuj

Na początku procesu formacji zespołu ustal oczekiwania dotyczące komunikacji interpersonalnej i upewnij się, że wzmocniasz odpowiedzialność. W przypadku ustawień grupowych naucz zespołu odkrywania problemów poprzez podejścia do ułatwienia, które koncentrują myślenie grupy na jeden temat.

Naucz ich przeanalizować emocje, ryzyko, pomysły i problemy informacyjne i walczyć z nimi osobno, zanim spieszy się do osądu. W celu podejmowania decyzji pomóż zespołom zrozumieć każdy duży wybór z wielu punktów widzenia i naucz ich oceny wielu opcji dla każdej decyzji.

Utwórz kartę zespołu, aby zdefiniować obowiązki członkowskie. Karta powinna ustanowić przywództwo, role członkowskie, cel projektu, rezultaty i wszelkie inne istotne elementy.

Umiejętności te nie są nauczane w programach zarządzania projektami i nie są wymagane w ramach ich certyfikacji zawodowej, ale są niezbędne, aby pomóc zespołowi w nauce współpracy.

Użyj trenera i walcz o swój zespół

Coaching to potężne narzędzie do wspierania wydajności zespołu i jest często niewykorzystane. Możesz użyć zasobów zewnętrznych lub wewnętrznych do tej roli, chociaż trener musi być obiektywnym z zewnątrz, który może obserwować i oferować szczere, oparte na zachowaniu informacje zwrotne na temat wydajności i skuteczności zespołu.

Trener jest nieocenionym zasobem, pomaga obserwować i identyfikować awarie w procesach dyskusyjnych i decyzyjnych. Wykorzystaj trenera, aby zakwestionować założenia i szukać różnych uprzedzeń grupowych lub przypadków grupy.

Wielcy liderzy projektów ciężko pracują w imieniu członków swojego zespołu, aby zapewnić, że mogą się skupić i wykonać swoją najlepszą pracę. Jako lider projektu oznacza to, że być może będziesz musiał zaangażować się w politykę organizacyjną z innymi projektami i funkcjonalnymi liderami w celu negocjowania w imieniu członków twojego zespołu.

Poznaj pięć typowych problemów

Jeśli spędzasz czas na obserwowaniu i pracy z zespołami projektowymi, które zmagają się, zauważysz wiele obszarów, w których komunikacja się rozkłada, a wydajność cierpi. Przez większość czasu pojawia się te pięć typowych problemów:

• Brak jasnego i energetyzującego celu
• Brak zaangażowania klientów
• Brak przywództwa projektu
• Słabo zdefiniowane role, zakres i kontrole
• Zbyt wiele projektów

Uczestnicy zespołu mogą nie zdawać sobie sprawy ze znaczenia projektu i jego związku z klientem lub organizacją. Dla członków zespołu projektowego jest to „Kolejny projekt.„Członkowie zespołu mogą być nieustannie przenoszeni z zespołu na zespół, pracując nad ciasnymi terminami stresującymi projektami bez przerwy pomiędzy. Może to spowodować wypalenie zespołu.

Brak informacji o projekcie może również powodować problemy. Członkowie mogą nie rozumieć celu lub znaczenia pracy-gdy klient jest obecny i zaangażowany, członkowie zespołu są bardziej skłonni do karmienia swojej energii i osiągania lepszych wyników.

Niejasne lub nieistniejące wartości zaszkodzą wydajności zespołu. Brak odpowiedzialności i odpowiedzialności dodaje znacznego tarcia do projektów. Wydajność zespołu cierpi, gdy ludzie nie rozumieją swoich ról ani nie mają autonomii improwizacji lub innowacji.

Często kierownictwo nie są tak zaangażowani, jak mogliby. Liderzy projektów powinni pracować nad ustaleniem wpisu, aby kierownictwo chciało pomóc. Kierownictwo może być w stanie zapewnić więcej zasobów, czasu lub zapewnić swoje wpływy, aby pomóc.

Kontrole powinny być konkretne i przekazywane wszystkim członkom, aby rozumieli swoje postępy w porównaniu z innymi. Lub mogą spróbować iść naprzód, aby mogli pracować nad innymi projektami, do których mogą być przypisani.

W organizacji w stylu zarządzania Matrix członkowie zespołu są często dystrybuowane w wielu inicjatywach. Są przypisane do więcej niż jednego projektu i nie otrzymują wystarczającej swobody od swojego menedżera raportu, aby wykonać zadania projektowe. Ograniczeni członkowie zespołu walczą o skupienie się, wykonanie tandetnej pracy i mają tendencję do wypalenia.

Angażuj się w swoje zespoły

Jeśli zostawisz wyniki zespołu projektu, jest mało prawdopodobne, aby pojawił się wysoki wydajność. Biorąc pod uwagę znaczenie projektów w miejscach pracy, wszyscy, od kadry kierowniczej po członków zespołu, powinni zrozumieć pożądany wynik projektu.

Komunikacja i współpraca między kierownikiem projektu, klientem, menedżerem raportu i członkami zespołu są niezbędne dla sukcesu każdego projektu.

Pracuj ciężko ze swojej pozycji kierownika projektu lub członka zespołu, aby zapewnić obecność narzędzi i pomysłów, oraz szanse na utworzenie zespołu o wysokiej wydajności znacznie się poprawiają.