Błędy w zakresie pozyskiwania funduszy, których musisz uniknąć

Zbieranie funduszy wszelkiego rodzaju, od gali czarnych po spocone maratony po hałaśliwe aukcje, od dziesięcioleci stanowi znaczną część mieszanki pozyskiwania funduszy dla większości organizacji charytatywnych. 

Dlaczego ta forma pozyskiwania funduszy była tak popularna? W przypadku niektórych organizacji charytatywnych wydarzenia specjalne przynoszą sporo pieniędzy. Dla innych wydarzenia pozyskiwania funduszy osiągają cele, takie jak budowanie relacji, wprowadzanie nowych zwolenników lub tworzenie większej reklamy w ich społecznościach.

Chociaż zdarzenia związane z pozyskiwaniem funduszy na całym świecie zostały przełożone lub anulowane w 2020 r., Wiele organizacji charytatywnych nauczyło się, jak je trzymać, przechodząc na wirtualne wydarzenia lub wymyślając nowe rodzaje wydarzeń, które pasują do cyfrowego świata. Te wydarzenia obejmowały wirtualne koncerty, wirtualne gry, a nawet wirtualną lekkoatletykę. 

Ale specjalne wydarzenia wymagają dużo planowania i, co najważniejsze, wymagają uniknięcia typowych błędów, takich jak wydawanie więcej na to wydarzenie, niż się wydaje, myśląc, że wydarzenie można szybko wykonać i słabą obserwację. Oto kilka błędów, których należy unikać.

Błędy w planowaniu wydarzeń, których należy unikać

Zbyt długo czekając, aby zacząć planować

Łatwo jest myśleć, że możemy zrzucić wydarzenie razem w ostatniej chwili, ale może to być kosztowne błąd. Im większe wydarzenie, tym więcej czasu należy poświęcić na planowanie. 

Najpierw ustal swoje cele pozyskiwania funduszy. Jeśli chcesz zebrać tysiące dolarów, musisz poświęcić miesiące, aby się przygotować.

Nie mam celu? Określ jeden przed wyjazdem. Zbiera dużo pieniędzy, czy to budowanie relacji, czy też jest to rozgłos? Twój cel może obejmować wszystkie z nich, ale zdecydować, który będzie miał pierwszeństwo, a następnie odpowiednio zaplanować. 

Twój cel i cel pieniężny określi, jak daleko wcześniej powinieneś zacząć planować, zwłaszcza jeśli jest to nowe wydarzenie. Na przykład cicha aukcja lub gala mogą zająć dużo czasu na zaplanowanie i strategowanie.Neon, dostawca oprogramowania do wydarzeń, sugeruje, że pozwoliłeś na dwa miesiące planowania na każde 100 gości.

Wydarzenie sportowe, takie jak Walk-a-Thon, może początkowo wymagać roku lub bardziej po prostu dlatego, że istnieje wiele ruchomych części takiego wydarzenia, od założenia rejestracji online, tworzenia kampanii zbierania funduszy dla peer-to-peer, po lądowanie lukratywnych sponsoringów na wydarzenie.

Oczywiście mniejsze wydarzenia można ustanowić dość szybko, w zależności od celu i liczby uczestników, których dążysz.

Podejdź jednak do specjalnego wydarzenia realistycznie. Prawdopodobnie potrwa to dłużej niż początkowo myślisz, zwłaszcza jeśli jest to zupełnie nowe wydarzenie. Powtórz zdarzenia oczywiście zajmuje mniej czasu. Ale 6-12 miesięcy to idealny czas na zaplanowanie pierwszego.

Tworzenie nierealistycznego budżetu

Dwie rzeczy do rozważenia przy budżetach jest to, czy wydarzenie zarobi pieniądze, czy wydać pieniądze. Jeśli twoje wydarzenie jest małe, a Twoim celem jest budowanie relacji, nie zarabianie pieniędzy może być w porządku. Ale planowanie dużego wydarzenia bez chrupania liczb może być błędem. 

Rozważ zwrot z inwestycji (ROI) swojego wydarzenia. Jeśli Twoim celem jest podniesienie więcej niż wydajesz, upewnij się, że możesz to osiągnąć. Budując budżet na wydarzenie, uwzględnij wszystkie aspekty od kosztów miejsca po rozrywkę po czas, w którym personel na to wydał. 

Zastanów się, czy masz moc wolontariuszy, aby wykonać wydarzenie. Koszty te powinny zostać określone ilościowo, jak to możliwe i uwzględnić w budżecie.

Przed powtórzeniem wydarzenia spójrz na jego wcześniejsze wyniki i to, czy będzie to nadal będzie MoneyMaker. Spójrz na dane wydarzenia przez kilka lat, aby ustalić, czy darowizny spadły i czy wolontariusze są trudniejsze do zdobycia.

Ustal, czy wpływy z zdarzenia nadążają za inflacją. Czy darowizny rosną lub maleją? Nie bój się upuścić zdarzenia pozyskiwania funduszy, jeśli zacznie się rozpylać. Czasami nowy pomysł generuje nową energię i zainteresowanie.

Nie wybierając motywu

Motyw jest po prostu jednoczącym pomysłem. Łączy wszystkie twoje wysiłki pod tym samym parasolem. Tematy mogą być zabawne, inspirujące lub oparte na celu. Rzuć szeroką sieć, myśląc o motywie. Spróbuj wykraczać poza oczywiste jak „noc kasynowa” lub „tańczyć z gwiazdami."  

Rozważ wszystkie możliwości projektowe dla swojego motywu. Czy będzie działać dobrze dla marketingu i reklamy? Jak będzie wyglądał na drukowanym program? 

Najlepsze tematy są zarówno ekscytujące, jak i prowokujące do myślenia. Pamiętaj, że motyw, który wybierzesz, wysyła podświadomą wiadomość do swoich uczestników, więc wybierz mądrze.

Oto kilka rzeczywistych tematów, aby wywołać wyobraźnię:

• Paskuanie przyszłości: 26. doroczna zbiórka funduszy HOB NOB Fundacji Saint Francis zebrała ponad 300 000 USD, które przeznaczono na program dotacji społeczności i innych usług szpitalnych. To było wirtualne wydarzenie zawierające aukcję i profesjonalną rozrywkę.
• Wejdź milę w jej butach: ten innowacyjny spacer zaprosił mężczyzn do spacery w butach kobiet na wysokim obcasie, aby zebrać fundusze na zwalczanie nadużyć domowych. Wydarzenie odbyło się w całym kraju z wieloma małymi, lokalnymi organizacjami.
• Głód wampir. Darowij Blood: To było wydarzenie Blood Drive rozpoczęte kilka lat temu przez American Red Cross, ale szkoły, uniwersytety, a nawet firmy nadal używają tego pomysłu i motywu na Halloween.

Słabe sponsorowanie 

Nie wszystkie wydarzenia z pozyskiwania funduszy mają sponsorów, ale większe zwykle tak robią. Sponsoring jest szczególnie godna uwagi w przypadku dużych wydarzeń sportowych, ale może być również odpowiednie w przypadku galas, wystaw muzealnych lub wielobojowych wydarzeń lub zbiórki pieniędzy. Sponsorzy mogą pomóc w zapewnieniu rozgłosu, sfinansowania miejsca i zapewnienia wyrafinowanej pomocy technicznej.

Sponsoring to partnerstwa. Firmy zyskują ogromną wartość dobrej woli, sponsorując wydarzenia non -profit. Według Edelman Trust Barometr 2020 w dzisiejszym świecie konsumenci umieszczają etykę firm powyżej kompetencji.Organizacje charytatywne powinny skorzystać z tej potrzeby, aby firmy mogły pokazać, jak społecznie są odpowiedzialne.

Istnieje kilka kroków, które możesz podjąć, aby znaleźć sponsoring, które zostały przedstawione poniżej:

• Sprawdź, jakie połączenia możesz mieć już z firmami. Rozważmy firmy, których już korzystasz, takie jak sprzedawcy. Zapytaj członków zarządu, jakie mają powiązania. Rozejrzyj się po stowarzyszeniach, takich jak Izba Handlowa lub kluby biznesowe, takie jak Rotary Club lub Kiwanis.
• Zrób listę firm w pobliżu, które mogą być zainteresowane Twoim wydarzeniem. Mogą to być lokalne firmy lub oddziały krajowych firm. Dotrzyj do tych firm poprzez ich biura marketingowe lub filantropijne.
• Gdy znajdziesz kontakt w firmie, zbadaj jej cele, odbiorców i plany marketingowe. Czy jest dopasowanie do twojej misji, publiczności, twoich działań?
• Kiedy znajdziesz firmę z celami i publiczność, która pasuje do twoich, przygotuj propozycję sponsorowania. Pomyśl o partnerstwie z punktu widzenia biznesowego i wymodelować swoją propozycję na interesie firmy.

Nie segmentacja Twojej bazy danych

Możesz być przyzwyczajony do korzystania z badań Prospect do głównych kampanii pozyskiwania funduszy, ale działa również z zdarzeniami pozyskiwania funduszy-szczególnie jeśli wydarzenie jest wysokie.

Zbadaj listę uczestników lub listę zaproszeń, aby sprawdzić, kto może być bardziej skłonny do podania większego prezentu przed lub po wydarzeniu. Jeśli przeprowadzasz badania w zakresie potencjalnych klientów, nie będzie to problemem. Jeśli nie, zacznij od oceny dawców w zakresie ich wartości netto i zaangażowania w organizację charytatywną. 

Twój własny personel może przeprowadzić badania w Prospect lub możesz zatrudnić konsultanta ds. Badań potencjalnych. Pamiętaj, że wartość netto jest tylko częścią tego, co daje dawcy. Ich wcześniejsze połączenia z twoją przyczyną i zaangażowanie prawdopodobnie liczą się więcej.

To, co znajdziesz. Poza wysyłaniem zaproszenia członek zarządu może zadzwonić, aby zachęcić perspektywę do uczestnictwa.

Błędy, których należy unikać podczas wydarzenia 

Zbyt długie wydarzenie

Wykonanie wydarzeń trwa dłużej niż to konieczne, to kolejny błąd popełniany przez wiele organizacji non -profit podczas ustanowienia zdarzenia pozyskiwania funduszy.

Lepiej jest wysłać gości do domu nieco wcześniej niż poprosić ich o usiąść przez długi program lub zestaw zajęć.

Uczestnicy wydarzenia pozyskiwania funduszy nie chcą być w niewoli na zawsze. Mają życie, dzieci i pracę i nie chcą spędzać sześciu godzin na twoim wydarzeniu, bez względu na to, jak cudowne jest.

Jednym ze sposobów na kontrolę wydarzenia jest wzięcie wskazówki z teatru. Rozważ scenariusz całej sprawy. Jeśli masz głośniki, powiedz im, ile mają czasu, a nawet zaoferuj napisanie dla nich uwag.

Skryptuj każdy szczegół wydarzenia od czasu, gdy segment zaczyna się do czasu, w którym się kończy. Daj scenariusz każdemu członkowi personelu pracującego w wydarzeniu i każdego wolontariusza. Podkreśl znaczenie przestrzegania tak blisko, jak to możliwe. 

Zachowaj krótkie, słodkie i po punkcie pozyskiwania funduszy. Zawsze chcesz zostawić swoich gości, którzy chcą więcej.

Nie poprosi o darowiznę od uczestników

Jeśli nigdy nie pytasz swoich zwolenników o darowizny i nigdy nie jesteś konkretny w sprawie twoich potrzeb, jak możesz oczekiwać, że przejdą dla ciebie?

Najlepszym sposobem na rozwiązanie tej rozbieżności jest wskakiwanie. Opowiedz swoim uczestnikom o swoich wzniosłych celach i aspiracjach. Pozwól im planować nadchodzące inicjatywy.

Prawdopodobnie są ciekawi projektów, z którymi planujesz rozwiązać. Co więcej, chcą wiedzieć, w jaki sposób mogą pomóc i wejść na parte.

Poproś dawców o pomoc. Powiedz im, że ich darowizny mają znaczenie i że każdy dolar liczy się do osiągnięcia marzeń non -profit.

Na początku może się wydawać nienaturalne, aby wprost prosić o pieniądze, ale twoi darczyńcy wolą wiedzieć prawdę, niż pozostać nieświadomi, jak mogliby być naprawdę pomocni w twojej sprawie.

Złóż bezpośrednie zapyta o uczestników wydarzeń. Możesz być zaskoczony, jak pozytywne są ich reakcje.

Nie koordynowanie na wszystkich platformach

Wszystko w pozyskiwaniu funduszy jest teraz wielokanałowe, a nawet osobiste wydarzenia. Możesz sprzedawać bilety online, prowadzić aukcję online, mieć możliwości online podczas wydarzenia lub obsługiwać złożony system pozyskiwania funduszy peer-to-peer.

Twoja organizacja może poradzić sobie z małym wydarzeniem z kilkoma komponentami cyfrowymi, ale większe zdarzenie może wymagać pomocy zewnętrznej.

Wiele organizacji non -profit korzysta z usług planowania zdarzeń, aby pomóc im w przygotowaniu i sprzedaży ich wydarzeń, zwłaszcza gdy istnieje wiele ruchomych części. Wiele usług działa w tej przestrzeni. 

Kilka firm, na które warto przyjrzeć się, to Drigo Design and Development oraz Sir Isaac.Również wiele platform crowdfundingowych może pomóc w cyfrowych komponentach każdego specjalnego zdarzenia pozyskiwania funduszy, takich jak Causevox, Classy i Eventbrite.

Błędy po wydarzeniu, których należy unikać

Nie dziękując od razu dawcom

Jednym z największych błędów, które wielu zbiórki pieniędzy popełniają, jest nie podziękować uczestnikom i darczyńcom wydarzeń. Lub jeśli tak, nie mogą podziękować swoim dawcom we właściwy sposób. Na przykład, jeśli dawca da 10 USD po zbiórce funduszy, wysłanie im e-maila z podziękowaniami jest całkowicie akceptowalne.

Jeśli jednak główny dawca daje organizację non -profit 5000 $, e -mail nie wystarczy. Dobrze przemyślany list z podziękowaniami jest w porządku. Ponadto formalny telefon od członka zarządu w celu uznania ich hojnego wkładu byłby najlepszy ze wszystkich.

Aby zapewnić najlepsze możliwe wrażenia z zarządzania, ważne jest, aby rozważyć każdego z twoich dawców za osoby indywidualne. Ważne jest również, aby uznać, że uznanie dawców jest tym, co sprawia, że ​​wracają do Twojej organizacji. W badaniu, dawcy Voice stwierdził, że dziękując dawcy szybko i skutecznie był jednym z siedmiu kluczowych kierowców zaangażowania dawcy.

Najlepszą praktyką podziękowania uczestnikom wydarzeń jest wysłanie potwierdzeń w ciągu pierwszych 48 godzin po zbiórce pieniędzy.

Praktycznie mówiąc, oznacza to, że prawdopodobnie powinieneś najpierw wysłać ogólne podziękowania za pośrednictwem e -maila, a następnie przejść do bardziej spersonalizowanych sposobów, takich jak połączenia telefoniczne i pocztą listy z podziękowaniami.

Pamiętaj, aby wcześnie, często i w sposób, który pasuje do ich zaangażowania w organizację.

Nie prosząc o opinię

Pytanie o opinie to tylko solidna część wspierania relacji klientów. Otrzymujemy ankiety z wszędzie, gdzie robimy zakupy lub prowadzimy działalność, a nawet gdy prosimy o pomoc w usłudze online. Więc żaden z twoich uczestników wydarzenia nie będzie miał nic przeciwko uzyskaniu ankiety od ciebie, pytając, jak im się podobało i czy mają jakieś sugestie dotyczące poprawy go następnym razem. 

Ankieta e -mail jest najlepszą opcją. Nawet twoi starsi uczestnicy prawdopodobnie będą mogli uczestniczyć. Istnieją aplikacje ankietowe, które działają dobrze i są łatwe i niedrogie. SurveyMonkey to najbardziej znany. Ale jeśli użyjesz sprzedawcy zdarzeń do swojej operacji, prawdopodobnie będzie wbudowany system ankiet. W obu przypadkach tabeluowanie i zrozumienie odpowiedzi powinno być łatwe.

Wyślij ankietę szybko, w ciągu 24 godzin, jeśli to możliwe, i rozważ wprowadzenie zachęty do jej ukończenia. Spraw, aby ankieta też była krótka. Eventbrite sugeruje nie więcej niż 10 pytań wielokrotnego wyboru.

Dolna linia

Chociaż może istnieć sporo błędów, które organizacja non -profit może łatwo wykonać dzięki zdarzeniu pozyskiwania funduszy, jest też tyle szybkich poprawek. Skorzystaj z tych rozwiązań, a możesz zorganizować wydarzenie z pozyskiwania funduszy z pewnością, że osiągniesz swoje cele na wydarzenie, od zbierania pieniędzy po podniesienie dobrej woli.