Strategie oznakowania zdarzeń

Planiści wydarzeń rozumieją istotną rolę, jaką odgrywa dobre oznakowanie w prowadzeniu uczestników do i z szerokiej gamy ofert konferencyjnych. To powiedziawszy, planowanie skutecznej strategii oznakowania zdarzenia rzadko jest tak proste, jak stworzenie garstki wyświetlaczy płyty piankowej kierunkowej. Ilekroć masz setki ludzi gromadzących się w nieznanym obszarze, powinieneś założyć, że będą wyjątki od nawet najlepszych lejków ruchu. Omówmy 5 najważniejszych rozważań do oceny przed ustaleniem budżetu na wydarzenie na wydatki drukowania.

Wyrównaj nazwiska pokoju z nieruchomością

W tej nowoczesnej erze uznania sponsorowania często zobaczysz pokój przełomowy nazwany na cześć uczestniczącego sponsora. Ma to sens, ponieważ jest to świetny sposób na podkreślenie uczestników konferencji. Jedną rzeczą, której nie chcesz zrobić, jest zastąpienie nazwisk pokoju.

Na przykład, jeśli miejsce zdefiniowało ogólną sesję jako pokój bankietowy 4, musisz podać te informacje na temat oznakowania i programów. Zgodnie z tym protokołem pomoże wszystkim, od menedżerów po dozorców, skierować utraconych uczestników do właściwej lokalizacji. W przeciwnym razie utracona dusza szukająca twórczo nazwanego „złotego pokoju” może zostać przekazana kilku osobom, zanim otrzyma właściwe informacje.

Użyj rzepu, aby dodać elastyczność do swojego oznakowania

To prosta sztuczka, która pozwoli ci zaoszczędzić dużo kłopotów w dniu wydarzenia. Utwórz kilka ogólnych znaków kierunku za pomocą strzałek rzepowych, które możesz zmienić w razie potrzeby. Niektóre wzorce ruchu są niemożliwe do przewidzenia, a posiadanie elastyczności w rogu kierunkowym w mgnieniu oka może zaoszczędzić od katastrofy.

W tej samej linii możesz również wykorzystać funkcjonalność Velcro, aby zmienić przeznaczenie oznakowania przyszłych wydarzeń. Na przykład znaki parkowania i toalety to rodzaje rzeczy, których możesz użyć na praktycznie każde wydarzenie.

Upewnij się, że Twoje znaki wyróżniają się na tle

Powszechnym problemem dla planistów wydarzeń jest brak powszechnego oznakowania wydarzeń dostarczanych przez hotele i centra konferencyjne. Najprostszym sposobem na przekonanie tego jest wzięcie odpowiedzialności za wszystkie potrzeby oznakowania. Sensowne jest wykonanie zapasów dostępnych opcji wewnętrznych, ale nie zapominaj, że być może będziesz musiał udostępnić niektóre z tych zasobów z innymi wydarzeniami na miejscu wydarzenia. Markowe znaki, które wyróżniają się od subtelnego oznakowania miejsca, są znacznie bardziej wyróżniające się dla twoich gości. Ludzie zwykle chodzą obok oznakowania domu, więc upewnij się, że Twoja marka lub logo jest wyraźnie wyświetlane, aby zwrócić uwagę.

Najpierw zabierz gości do drzwi wejściowych

Nie czekaj, aż uczestnicy wejdą do nieruchomości, zanim zaczniesz ich reżyserować. Znaki wejściowe i parkingowe mają kluczowe znaczenie dla upewnienia się, że uczestnicy parkują i wejdą do budynku we właściwym miejscu. Zaufaj mi; Nie chcesz być osobą witającą rejestrującego, który właśnie przeszedł pół mili, ponieważ zaparkowała po niewłaściwej stronie budynku! Dobra strategia oznakowania rozpoczyna się na pierwszym miejscu, w którym gość wyląduje na terenie nieruchomości.

Nigdy nie lekceważ siły interakcji międzyludzkich

Bez względu na to, jak przyciągające wzrok mogą ci wydawać się twoje znaki, nigdy nie mogą zastąpić wartości przyjaznej twarzy. Pozdrowienia, usherowie i opiekunowie parkingów zawsze będą najlepszą obroną przed zagubionymi i zirytowanymi uczestnikami. Większość centrów konferencyjnych oferuje te usługi według stawki godzinowej lub możesz pozyskać wolontariuszy z Twojej organizacji. Strategicznie ustawiona tabela rejestracyjna złagodzi potrzebę personelu, ale upewnij się, że przejdziesz przez nieruchomość i identyfikujesz lokalizacje, w których goście mogą potencjalnie się zgubić.

Najlepszym podejściem do opracowania dobrej strategii oznakowania zdarzenia jest wyrzucenie wszystkich założeń przez okno. Każdy hotel i centrum konferencyjne ma pewien poziom oznakowania giełdowego, ale nie powinieneś na nim polegać jako główne źródło wskazówek na konferencję. W świecie, w którym reklama jest naciska na nas pod każdym kątem, skuteczne oznakowanie wydarzeń musi się wyróżnić i przyciągnąć uwagę twoich uczestników. Może to być tak proste, jak włączenie logo konferencji na wszystkich znakach lub jeszcze bardziej zapewnianie, wyznaczonego personelu do uśmiechu i odpowiadania na pytania, gdy goście przybywają.