Wytyczne listy kontrolnej planowania wydarzeń

Każdy planista wydarzeń wart swojej soli wie, że lista kontrolna planowania wydarzeń jest prawdopodobnie najcenniejszym narzędziem w planowaniu udanego wydarzenia. Jest to jedno narzędzie do planowania wydarzeń, które uspokoi cię, gdy budzisz się w środku nocy w panicznym potu przekonanym. Dzięki kompleksowej listy kontrolnej planowania wydarzeń przy sobie możesz z pewnością podejść do swojego wydarzenia, wiedząc, że nic nie przeoczyłeś.

Co jeśli uważasz się za super zorganizowanego, a już korzystasz z listy kontrolnej podczas planowania wydarzenia, ale spotkałeś się z sytuacjami, w których zdałeś sobie sprawę (za późno), że nie udało ci się mieć pewnych ważnych szczegółów. Gdzie się pomyliłeś?

Każde wydarzenie wymaga listy kontrolnej planowania zdarzenia zaprojektowanego z myślą o tym wydarzeniu i dostosowanym do indywidualnych specyfikacji zdarzenia. Więc każda lista kontrolna planowania wydarzenia jest inna. Istnieje jednak pięć elementów, które musisz mieć na liście kontrolnej planowania wydarzeń, niezależnie od tego, czy planujesz małe przyjęcie urodzinowe lub duża funkcja korporacyjna. 

Podpisz umowy o wydarzenie

Może to zabrzmieć oczywisto, ale upewnij się, że podpisujesz - i otrzymujesz podpisane kopie w zamian - wszystkie umowy potrzebne do wydarzenia. Obejmuje to umowy o wydarzenia z klientem, miejscem, sprzedawcami, hotelem, rozrywką itp. Solidny uścisk dłoni to dobry sposób na prowadzenie biznesu, ale nie sposób na zabezpieczenie zatrudniania jakichkolwiek dostawców, a nie sposobu na zaangażowanie się w pracę dla klienta. Zdobądź wszystko na piśmie i nie wykonuj żadnej pracy ani nie wydawaj ani grosza na planowanie wydarzenia, dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną podpisane i dostarczone. Jeśli jesteś planistą wydarzeń, który potrzebuje umowy o wydarzenie dla usług wydarzenia, kliknij tutaj.

Potwierdź datę i godzinę

Jesteś głęboko w kolanach w etapach planowania tego wydarzenia. Jak ktokolwiek mógłby pomylić datę? Sprzedawcy często przychodzą inne działalność. Klienci mogą zgodzić się na datę i godzinę wydarzenia, a następnie po prostu zapomnieć o powiadomieniu o zmianie planów. Zanim zaczniesz planować wydarzenie, sprawdź dwukrotnie datę oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia i uzyskaj je na piśmie, aby wszyscy są na tej samej stronie.

Zatrudnij dodatkową pomoc

Nie lekceważ wartości dodatkowej pomocy w dniu wydarzenia. Zawsze jest coś, co wymaga opieki, a większość planistów wydarzeń jest już zbyt zajęta prowadzeniem wydarzenia, aby poświęcić swoją uwagę na powstałe sytuacje. Zatrudnianie dodatkowej pomocy jest ważnym krokiem, który jest często pomijany, dopóki prawdopodobnie nie będzie za późno, aby zatrudnić najlepszego personelu wydarzenia do pracy. Nie zadowalaj się resztkami, jeśli chodzi o zatrudnienie personelu wydarzeń. Umieść ten element na liście kontrolnej zdarzenia i zabezpiecz najlepiej wyszkolonego personelu dzięki potrzebnemu doświadczeniu.

Przeprowadź przejście na miejsce

Nic nie porównuje się do wyobrażenia sobie czegoś w twoim umyśle, tak jak doświadczanie tego z pierwszej ręki. Przeprowadzenie przejścia witryny wydarzeń z klientem i dostawcami jest kluczowym krokiem w procesie planowania wydarzeń. Stanowi możliwość zadawania pytań, rozwiązywania problemów i umowy o konfiguracji pokoju, wystroju, umieszczaniu rejestracji i ogólnego przepływu wydarzenia. Często, nawet jeśli uważamy, że jasno komunikujemy się, nasza wizja czegoś jest wyraźna z tym, co ktoś inny przewiduje na podstawie naszego opisu. Weź przejście fizycznej przestrzeni na etapach planowania, więc w dniu wydarzenia nie ma żadnych niespodzianek.

Dołącz przypomnienia o kontynuacji

W idealnym świecie powiedzenie komuś raz wystarczy, aby zapewnić pracę. Niestety, prawdziwy świat pracy nie działa w ten sposób ani przynajmniej nie działalność planowania wydarzeń. Przy tak wielu szczegółach do zarządzania i wielu gracz. Tak więc, kiedy opracujesz listę kontrolną planowania wydarzeń, aby zapewnić Ci zorganizowanie i zgodnie z harmonogram. Na przykład, jeśli rozmawiałeś z cateringiem na temat pomysłów menu, dołącz także element na liście kontrolnej planowania wydarzeń, który brzmi: „Śledź firmę cateringową w proponowanym menu” i „Planowanie degustacji z cateringiem.„W planowaniu wydarzeń nie ma czegoś takiego, jak potwierdzenie czegoś zbyt wiele razy.