Wspólne błędy w planowaniu wydarzeń, których należy unikać

Błędy są regularnie popełniane w biznesie i w naszym życiu osobistym. Tak się rozwijamy i uczymy. Ale niektóre błędy są kosztowne. Podejmij kroki niezbędne, aby uniknąć tych pięciu bardzo powszechnych błędów w planowaniu wydarzeń i jeśli popełnisz błąd, pewność, że nie popełnisz tego samego błędu po raz drugi.

Nie zaczynać wystarczająco wcześnie

Zwlekanie jest twoim wrogiem. To jeden z najczęstszych błędów planowania wydarzeń, których chcesz uniknąć. Nieprzestrzeganie procesu planowania zdarzeń może spowodować szereg problemów w linii. Jak tylko wybrano datę i masz ogólny zakres wydarzenia i budżetu, zabierz się do pracy. Hotele i inne miejsca zarezerwuj z wyprzedzeniem, aby tak szybko to zabezpieczyć. Nieprzestrzeganie tego ograniczy twoich wyborów, a niestety pozostaniesz w dowolnym miejscu. Gościnni głośnicy i rozrywka na żywo również dokonują rezerwacji przed faktyczną datą wydarzenia. Gdy data wydarzenia jest bezpieczna, przeprowadzaj badania, a kiedy zdecydujesz się na wybrany wykonawca, od razu podpisaj umowę. 

Organizowanie się z listą kontrolną planowania wydarzeń to kolejne zadanie, które należy natychmiast rozwiązać. Mapując wszystkie kroki w procesie planowania zdarzeń, określając, kiedy trzeba je ukończyć, i opracowanie harmonogramu dla każdego z nich, będziesz mieć cenny przewodnik, aby zacząć i utrzymać Cię. Rozpoczęcie za późno to jeden z najczęstszych błędów planowania wydarzeń.

Nie sprawdzanie konkurencyjnych wydarzeń

Czy kiedykolwiek zaplanowałeś swoje wydarzenie tylko po to, aby dowiedzieć się, że proces planowania się rozpoczął, a data wydarzenia ustalona-że istnieje kolejne konkurencyjne wydarzenie tego samego dnia? Tylko jedno wydarzenie narysuje tłum, więc nie rób swoich szans i trzymaj kciuki, które zaproszeni wybiorą twoje wydarzenie. Unikaj całkowicie sytuacji.

Wykonaj należytą staranność i sprawdź, czy nie ma konfliktów wydarzeń, zanim będzie za późno. Spójrz na harmonogramy zgromadzeń branżowych (zarówno dużych, jak i małych), bliskość wakacji, główne wydarzenia sportowe i lokalne spotkania, które mogą sężyć spustoszenie dla osób jadących na imprezę. Gdy zdecydujesz się na datę wydarzenia, zdobądź wiadomość do gości. Powiadomienia „Zapisz datę” i oferty „nadchodzących wydarzeń” dają zainteresowanym możliwość zaznaczenia wydarzenia w ich kalendarzach.

Nie potwierdzając dostawców

Podpisana umowa dostawcy jest prawnie wiążącą umową i daje ci coś na piśmie, aby pociągnąć dostawcę odpowiedzialnego za usługi, które mają świadczyć. Jednak nic dla ciebie nie robi w momencie wydarzenia, gdy zdajesz sobie sprawę. Ten kontrakt na wydarzenie nie będzie serwował jedzenia głodnym gościom ani nie dostarcza stolików i krzeseł do pustej sali balowej. Potwierdź z każdym sprzedawcą nie raz, ale dwa razy. Tak, dwa razy. Potwierdź otrzymanie podpisanej umowy w momencie, gdy oboje zgadzasz się na warunki. Potwierdź jeszcze raz przed samym wydarzeniem. To nie jest rozmowa dotycząca szczegółów na temat dostawy żywności lub wystroju; Jest to kontynuacja specjalnie upewnienia się, że twoje wydarzenie jest nadal w ich kalendarzu.

Dostawcy wydarzeń zarezerwuj wiele wydarzeń i bardzo łatwo jest zgubić. Upewnij się więc, że nie zdarzy się to, aby jeździć do nich, aby się zameldować i potwierdzić, że Twoje wydarzenie i szczegóły dotyczące daty, godziny i usług są w rzeczywistości w ich harmonogramie. I utrzymuj ten umowę dostawcy łatwo dostępny.

Brak „planu B”

Posiadanie planu awaryjnego jest koniecznością na każde wydarzenie, ale specjalnie dla tych wydarzeń zaplanowanych na zewnątrz. Warunki pogodowe są nieprzewidywalne, a jeśli huragan, poradnictwo ciężkiego wiatru lub dziwaczny Zdrowa Storm zagraża anulowaniu wydarzenia, mają plan tworzenia kopii zapasowych. Daty deszczu, alternatywne miejsca zdarzeń i zmodyfikowane harmonogramy aktywności to wszystkie opcje, jeśli twoje zdarzenie na świeżym powietrzu - lub jego część - musi zostać przeniesione w pomieszczeniu.

Oprócz przygotowań do niepewności pogody można również rozwiązać inne nietypowe okoliczności. Przerwy zasilania można zmniejszyć, mając generator na miejscu. Parking przepełniony można przenieść do innej, ustalonej lokalizacji. Problemy z dostępnością pokoju hotelowego można rozwiązać, utrzymując kilka dodatkowych pokoi w rezerwie w bloku hotelowym. Rozważ szczegóły swojego wydarzenia i zastanawiaj się nad tymi obszarami, które są bardziej podatne na pojawiające się problemy. Planując z wyprzedzeniem i opracowując alternatywne scenariusze, możesz uniknąć jednego z najbardziej kosztownych błędów planowania wydarzeń.

Nie zatrudniając wystarczającej pomocy

Jeśli chodzi o zatrudnienie personelu wydarzeń, więcej jest lepsze. Będzie to kosztować więcej pieniędzy, ale może zaoszczędzić Twoje wydarzenie. Wyobraź to sobie: kopia zapasowa samochodów czekających na wejście na parking, podczas gdy parkingi gorączkowo starają się nadążyć. Linia sfrustrowanych gości czekających na zamówienie napoju, gdy jeden serwer stara się nadążyć za popytem. Pracownicy rejestracji wydarzeń przytłoczeni dużą liczbą gości, którzy właśnie przybyli, pozostawiając zmęczonych podróżników zbyt długo, aby się zameldować. Masz pomysł. Posiadanie dodatkowych pracowników wydarzeń, aby pomóc w pracowitych czasach, zapewnić dodatkową obsługę potrzebujących obszarów, rozwiąż problemy, które pojawiają się lub być przyjazną obecnością dla gości z pytaniami, może podnieść Twoje wydarzenie z dobrego wydarzenia na wspaniałe wydarzenie.

Podczas zatrudniania personelu wydarzeń poszukaj tych pracowników z doświadczeniem w pracy, jaką planujesz. Zatrudnij tylko profesjonalnych, wysoce zalecanych pracowników. Edukuj ich o tym, o czym jest twoje wydarzenie, goście, którzy będą uczestniczyć, twoje oczekiwania i kim jest ich kontakt, jeśli mają pytanie lub problem. Pracownicy wydarzeń-jednak dostarczane jest przez zewnętrznego przedsiębiorcę, który Ty i Twoja firma planowania wydarzeń. Negatywne spotkanie z personelem wydarzeń będzie żyć w pamięci zarówno gościa, jak i klienta i może zakwasić nawet najbardziej dobrze zaplanowane wydarzenia.