Wybór właściwej strategii cenowej konferencji

Kiedy planujesz konferencję, wybór tego, ile będziesz obciążać ludzi, jest kluczową decyzją. Jeśli cena jest zbyt wysoka, ryzykujesz, że brakuje numerów frekwencji. Z drugiej strony, jeśli nie wyczyścisz wystarczająco po kosztach, nawet mały kryzys może zmienić całe przedsięwzięcie w stratę. 

Ostatecznie dwoma najważniejszymi czynnikami określania strategii cen konferencji będą przewidywane koszty i szacunki frekwencji. Bez tych prognoz trudno będzie wybrać model cenowy, który najlepiej pasuje do Twojej organizacji i uczestników. Daj sobie dużo czasu na zbadanie tych dwóch liczb przed określeniem modelu cenowego.

Po całej ciężkiej pracy, którą włożyłeś w zebranie wydarzenia, od wskazania rynku docelowego po dostosowanie konferencji w celu zaspokojenia ich potrzeb, warto zbadać różne strategie cenowe przedstawione poniżej i wybór takiego, który stanowi najlepsze rozwiązanie dla Twojego rynku.

Podejście detaliczne

Najbardziej podstawową strategią cenową, której możesz użyć, jest obliczenie wydatków, dodanie marży zysku, a następnie podzielenie suma według najniższej prognozowanej frekwencji. Sklepy detaliczne od lat formułują takie prognozy, ale wymaga dokładności.

Aby naszkicować postać, poniesie koszty statyczne, takie jak wypożyczanie miejsc i opłaty audio/wizualne, które się nie zmienią, niezależnie od tego, ile osób uczęszcza i waży je ze zmiennymi takimi jak jedzenie i inne wydatki na osobę. W tym miejscu prognozowane minimum są niezbędne, ponieważ ostatecznie pokryją twoje koszty stałe.

Ceny rynkowe

Kiedy opierasz opłaty konferencyjne na rynku, zasadniczo bawisz się wizją tego, na co ludzie mogą sobie pozwolić. Jest to przeciwieństwo podejścia detalicznego, ponieważ zaczyna się od ustalenia ceny wstępu, a następnie pracy w celu zbudowania konferencji w ramach tego budżetu. Jedną rzeczą, o której należy pamiętać o cenach rynkowych, jest to, że opiera się ona na postrzeganej wartości. Innymi słowy, uczestnicy nie zamierzają przekazać swoich pieniędzy tylko dlatego, że masz wydarzenie. Musisz zapewnić wyjątkową wartość, bo inaczej będziesz miał trudności z sprzedażą biletów w dowolnej cenie.

Ograniczona cena dostępu

Jest to wielopoziomowy model cenowy, który oferuje więcej funkcji i korzyści dla tych, którzy płacą więcej. Na przykład podstawowy bilet może przyjąć kogoś do głównej sesji ogólnej i wyprysków. Następny poziom zapewniłby to wszystko plus miejsce w głównym lunchu. Bilet VIP obejmowałby preferowane miejsca siedzące na wszystkich wydarzeniach i dostęp do ekskluzywnej pomieszczenia i funkcji sieci po wydarzeniu. Ponownie kluczem do sukcesu jest tworzenie wystarczającej wartości na każdym poziomie, aby wygenerować wystarczające zapotrzebowanie.

Zachęty i kary

Możesz użyć zachęt i kar, aby zachęcić do rejestracji w określonym czasie. Prawdopodobnie widziałeś oferty rejestracji „wczesnych ptaków” na wielu wydarzeniach, w których uczestniczyłeś. Celem tych promocji jest wczesne pokrycie wszystkich kosztów stałych, abyś nie starał się zebrać pieniędzy.

Kary lub opłaty za późne rejestrację są prawie niezbędne, jeśli serwujesz żywność, ponieważ większość umów gastronomicznych obejmuje dopłaty za zamówienia złożone po ostatecznej dacie gwarancji. Pamiętaj, aby wyjaśnić to późnym rejestrującym, ponieważ często czują się manipulowane przez kary, gdy w rzeczywistości dodatkowa opłata jest egzekwowana tylko w celu pokrycia kosztów.

Dostęp po wydarzeniu

Oferowanie dostępu online do nagranej wersji sesji konferencyjnych jest popularnym pomysłem w erze Internetu, ale pamiętaj, że ta strategia może wpłynąć na twoje wysiłki marketingowe. Będą niektórzy potencjalni uczestnicy, którzy nie poczują się zmotywowani do uczestnictwa w wydarzeniu na żywo, gdy odkryją, że sesje zostaną nagrane. Nie wspominając o tym, że Twoja organizacja poniesie również wydatki na rejestrowanie sprzętu, zarządzania witryną i hostingiem. Z tych powodów lepiej jest ograniczyć dostęp online tylko do uczestników lub naliczyć znaczną opłatę za dostęp bez uczestników.