Błędy rachunkowości właściciele małych firm

Chociaż szybkie przetwarzanie transakcji może być pomocne dla małej firmy za pomocą oprogramowania księgowego o dużej mocy, płacenie za prawidłowe błędy jest czymś, czego chciałbyś uniknąć. Zrozumienie rodzajów błędów księgowych, które są powszechnie popełniane. Oto osiem typowych błędów rachunkowości, które popełniają właściciele firm i sugestie dotyczące ich naprawy:

01 z 08

Przypadkowe rejestrowanie transakcji w poprzednim okresie

Po „zamknięciu książek” na rok obrotowy naprawdę nie powinieneś wracać, aby je zmienić. Mimo to niektóre aplikacje księgowe, takie jak QuickBooks, nie pozwalają na zablokowanie finansów z poprzedniego okresu, abyś mógł opublikować wpisy w bieżącym roku w poprzednim okresie, jeśli nie będziesz ostrożny. Inne programy księgowe pozwalają popełnić ten błąd, jeśli nie skonfigurowałeś oprogramowania do blokowania finansów z poprzedniego okresu.

Przejrzyj bilans z poprzedniego okresu w sprawie zmian
Jeśli zarejestrowałeś transakcje w poprzednim okresie, bilans się zmieni. Dlatego możesz sprawdzić bilans z poprzedniego okresu, aby upewnić się, że się nie zmienił, odkąd ostatnio zamknąłeś książki. Jeśli się zmieni, musisz zbadać.

02 z 08

Nieprawidłowa równowaga w bilansie aktywów lub odpowiedzialności

Rachunki aktywów powinny mieć salda debetowe, a rachunki zobowiązań powinny mieć salda kredytowe. Najczęstszymi przyczynami posiadania nieprawidłowego salda na tych rachunkach bilansowych są publikowanie wpisów na niepoprawnym koncie, błędne klasyfikowanie kont i powielanie wpisów dostosowywania.

Sprawdź bilans pod kątem błędów
Sprawdź bilans, aby upewnić się, że zasoby i zobowiązania mają prawidłowe salda. Jeśli istnieje konto z niepoprawnym saldem, możesz podnieść szczegół tego konta, aby znaleźć wpisy, które spowodowały błąd. Ten czek powinien być wykonywany co najmniej miesięcznie.

03 z 08

Nieprawidłowy saldo przychodów lub salda wydatków

Rachunki przychodów powinny mieć salda kredytowe, podczas gdy rachunki wydatków powinny mieć salda debetowe. Niektóre przyczyny tego błędu to publikowanie wpisów na niepoprawnym koncie, błędnie klasyfikowania kont i powielanie wpisów dostosowywania, które są tymi samymi powodami, dla których niepoprawne salda na rachunkach bilansowych.

Sprawdź rachunek zysków i strat pod kątem błędów
Sprawdzasz rachunek zysków i strat, aby upewnić się, że przychody i wydatki mają prawidłowe salda. Jeśli istnieje konto z niepoprawnym saldem, możesz podnieść szczegół tego konta, aby znaleźć wpisy, które spowodowały błąd. Ten czek powinien być wykonywany co najmniej miesięcznie.

04 z 08

Koszty błędnie klasyfikowania

Systemy rachunkowości małej firmy oszczędzają czas, ponieważ wpisy można szybko i łatwo publikować. Po wprowadzeniu informacji może być łatwo wybrać niewłaściwe konto lub opis wydatków. Klasyfikowanie wydatków nie tylko oznacza, że ​​system rachunkowości może nie odzwierciedlać właściwie tego, co dzieje się w Twojej firmie, ale może powodować prawdziwe bóle głowy, jeśli raporty finansowe i podatkowe nie są dokładne.

Okresowo spójrz na swoje oświadczenia dotyczące wydatków
Przypisuj kogoś do okresowego skanowania wydatków, aby upewnić się, że dane wydają się rozsądne. Na przykład, jeśli koszt posiłku zostanie zarezerwowany na koncie wydatków najmu, zwykle się wyróżnia z powodu opisu wpisów. Kolejnym wskazaniem, że wydatki mogą zostać błędnie zaklasyfikowane, są niewyjaśnione różnice w budżecie do aktywnych.

05 z 08

Nie szukam pomocy w razie potrzeby

Słyszeliście wyrażenie „mądre i biedne dolara” w odniesieniu do ludzi, którzy spędzi kilka godzin czasu, aby zaoszczędzić kilka dolarów. Musisz zdać sobie sprawę, że Twoją zadaniem jest prowadzenie firmy. Wykonawca buduje, malarz maluje, a nieruchomości sprzedaje. Czasami po prostu nie warto spędzać godzin na godzinach, przechodząc szczegółowe informacje na temat rejestrów księgowych lub badanie, jak naprawić błąd, który popełniłeś.

Oprzyj się profesjonalistom księgowemu
Jeśli możesz, zrobisz więcej niż wydasz, dążąc do innych problemów niż problemy księgowe, powinieneś rozważyć outsourcing problemu profesjonalnego księgowego lub księgowego.

06 z 08

Nie oszczędzając wpływów

Starannie zarejestrowałeś wszystkie swoje wydatki w rejestrach księgowych. Twoje oświadczenie o wydatkach jest dziełem sztuki, bez żadnych błędów lub pominięć. Potem jesteś pytany przez IRS; Bez rachunków twoje oświadczenia dotyczące wydatków są bezużyteczne. 

Zachowaj rachunki
Zapisz swoje rachunki lub wykonaj zeskanowane kopie wszystkich z nich.

07 z 08

Nieprzestrzeganie kopii zapasowych

Wiele małych firm opiera się na oprogramowaniu, aby wykonać dla nich działalność księgową, ale nie uwzględniają awarii systemowych lub błędów. Jeden problem może usunąć twoje pliki.

Zaplanuj rutynowe kopie zapasowe
Zaplanuj cotygodniowe automatyczne kopie zapasowe za pomocą pamięci w chmurze lub określonego serwera przeznaczonego dla tego zadania.

08 z 08

Nie szkolenie personelu

Bez względu na to, jak potężne jest Twoje oprogramowanie, Twój personel potrzebuje szkolenia, aby był skuteczny. Nieprawidłowo wyszkolony członek personelu może przypadkowo zniszczyć twoje rekordy, wyrzucając wszystkie swoje koszty i zysku. 

Wykonywać regularne szkolenie
Podczas procesu wdrażania zorganizuj kompleksowe sesje szkoleniowe i mieć kwartalne odświeżenie, aby zapewnić wszystkim pracownikom wejście i uruchamianie informacji.