Kompleksowy zarys wydatków na planowanie wydarzeń

Trudno jest zaplanować budżet na wydarzenie bez dobrego pojęcia o wydatkach, które poniesiesz. To wydaje się oczywiste, ale koszty związane z planowaniem zdarzeń mogą pochodzić z wielu różnych miejsc. Właśnie wtedy, gdy myślisz, że zidentyfikowałeś wszystkie swoje kategorie wydatków, pojawia się inny, aby odesłać cię z powrotem na deskę kreślarską.

Aby temu zapobiec, skorzystaj z tego zarysu wydatków na planowanie zdarzeń, tworząc budżet.

Koszty zdarzeń na miejscu

Obejmują one koszty i opłaty zwykle naliczane przez miejsce zdarzenia. Często najdroższa kategoria, jest to również najłatwiejsze do przewidzenia, ponieważ otrzymasz formalne oszacowanie kosztów do przeglądu z wyprzedzeniem. Nie zapomnij uwzględnić zmiennych kosztów, które zmieniają się na podstawie liczby frekwencji. Catering jest przykładem zmiennego kosztu, ponieważ ilość żywności, której potrzebujesz- a następnie koszt wzrasta z każdym dodatkiem do imprezy.

Oto lista kosztów zdarzeń na miejscu, aby wprowadzić budżet:

Koszty miejsca

Są to koszty pomieszczeń:

• Wynajem pokoju
• Kaucja
• Zakres ubezpieczenia
• Parking

Jedzenie i catering

Oto wszystko, co wiąże się z jedzeniem i piciem:

• Posiłki
• Napoje
• Opłaty za pracę barmana/serwera
• Opłaty za podatek i usługi/gratyfikację

Audiowizualny

To są koszty prezentacji:

• Mikrofony
• Ekrany i projektory
• Dostęp do Internetu
• Inny specjalistyczny sprzęt

Sprzedawcy stron trzecich

Ta kategoria reprezentuje wszystkie przedmioty i usługi dostarczane przez dostawców spoza miejsca gospodarza. Każdy z nich wystawia cię niezależnie, więc ważne jest, aby mieć blisko zakładki każdego dostawcy. Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego pomoże zorganizować kontakty dostawców wraz z kosztami powiązanymi z ich usługami.

Wypożyczalnia wydarzeń

Koszty te odnoszą się do wszystkiego, czego potrzebujesz do dostarczenia:

• Pościel, łyżki stołowe i okładki krzesełka
• Namioty, inscenizacja i atrakcje rozrywki
• Przedmioty fizyczne nie dostarczone przez miejsce
• Praca i dostawa w celu konfiguracji/rozkładu

DEKCOR DESTRACY

Sprawienie, że wszystko będzie dobrze, poniesie koszty:

• Oświetlenie akcentu
• Kwiaty i elementy centralne
• Balony

Rozrywka

Nie zapomnij o opłatach związanych z:

• Muzycy lub DJ
• Opłaty za głośnik
• Jeźdźcy kontraktowi (żywność, zakwaterowanie, transport)

Wydatki produkcyjne

Produkcja obejmuje wszystkich pracowników i zasobów wymaganych do planowania i wykonania wydarzenia. Wydatki te rozpoczynają się w momencie, gdy wydarzenie ma się wymyślić i kontynuuje dokumentację po zdarzeniu. Krótko mówiąc, ta kategoria reprezentuje koszt zorganizowania wydarzenia, przyciągnięcie uczestników i zarządzanie elementami administracyjnymi.

Marketing i rejestracja

Ta kategoria może sumować koszty:

• Drukowanie i projektowanie stron internetowych
• Reklamy
• Zaproszenia
• Zarządzanie rejestracją

Planowanie i organizacja

Wydarzenia wymagają ludzi, a wydatki obejmują:

• Opłaty za planowanie wydarzeń
• Pracownicy w niepełnym wymiarze godzin i tymczasowe
• Artykuły biurowe
• Koszty komunikacji
• Koszty podróży

Koszty administracyjne

Nie pomijaj dokumentów i kosztów:

• Zadania pracowników
• Koszty rachunkowości
• Opłaty prawne
• Opłaty konsultantów

Koszty nadmierne i fundusze awaryjne

Nie ma magicznej liczby na to, co powinieneś odłożyć na nieplanowane wydatki, ale musisz spodziewać się nieoczekiwanego. Niektórzy planiści wydarzeń sugerują budżetowanie 5-10% w stosunku do przewidywanych wydatków, podczas gdy inni wybierają okrągły numer do pracy. Większe wydarzenia powinny oczywiście przeznaczyć więcej, ponieważ nadzór, który jest naliczany na osobę, może spotkać tysiące dolarów.

Celem tego zarysu jest uświadomienie sobie różnych rodzajów wydatków na planowanie zdarzeń, które mogą wystąpić. Każde wydarzenie jest wyjątkowe, więc twoje mogą zawierać mniej więcej z wymienionych elementów. Ważne jest, aby wiedzieć, skąd pochodzą twoje koszty. Przeglądanie wydatków związanych z konkretnym dostawcą lub kategorią może siać spustoszenie w Twoim budżecie, ale najgorszy scenariusz jest całkowicie zapominany o wydatku, dopóki rachunek nie nadejdzie.