6 wskazówek, jak zarządzać projektem, gdy członkowie zespołu nie zgłaszają się do Ciebie

Po powrocie do szkoły projekt grupowy nie zawsze był pozytywnym doświadczeniem. Nieuchronnie w każdej grupie niektórzy pracowali ciężej niż inni, podczas gdy inni nigdy się nie pojawili. W rezultacie może to być frustrujące, jeśli jesteś jednym z członków zespołu noszących większość obciążenia.

W świecie biznesu jest nieco inaczej, ponieważ każdy projekt ma kierownika projektu i ta osoba może rozdawać prawdziwe konsekwencje, jeśli członkowie zespołu nie wykonują zadań. Nawet jeśli kierownik projektu nie ma autorytetu dyscyplinarnego w stosunku do swojego zespołu, wszelkie słabe wyniki członka może wrócić do swojego szefa i negatywnie odzwierciedlać ich karierę.

Prawdopodobnie kierownik projektu nie będzie mógł wybrać członków zespołu do projektu i nie będzie miał uprawnień do usunięcia członka z powodu słabej wydajności. Jak zarządzasz projektem, gdy członkowie twojego zespołu nie zgłaszają się do Ciebie?

Oto sześć wskazówek na temat kierowania projektem, gdy członkowie zespołu nie zgłaszają się do Ciebie.

Wyjaśnij swoje granice z szefem

Zanim masz pierwsze spotkanie zespołu, usiądź z osobą, która przydzieliła cię do tego projektu i porozmawiaj o oczekiwaniach kierownictwa. Jest to najłatwiejsze, jeśli ty i wszyscy członkowie zespołu zgłosicie się do tej samej osoby, ale nawet jeśli nie, będziesz chciał prowadzić tę rozmowę.

To są pytania, które chcesz zadać:

• Czy masz moc usuwania i zastąpienia ludzi w zespole, jeśli nie działają?
• Czy ten projekt ma pierwszeństwo przed innymi projektami? Jeśli nie, to gdzie twój projekt siedzi w hierarchii. Innymi słowy, czy możesz powiedzieć członkom zespołu, że muszą przestać robić inny projekt, aby spełnić termin?
• Jeśli masz problemy z wydajnością członka zespołu, szef z władą dyscyplinarną wspierają cię lub czy jesteś uważany za równą z członkami zespołu?
• Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zapytaj, jakie są cele dla projektu i oczekiwany czas do zakończenia.

Jeśli ustaliłeś swoje limity przed rozpoczęciem projektu, dowiesz się, jak daleko możesz się posunąć i co możesz zapytać członków swojego zespołu. Szef, który mówi: „Ten projekt jest najwyższym priorytetem”, ale nie popiera cię tego, jest taki sam jak szef, który mówi: „To nie jest najwyższym priorytetem."

Jednak uzyskanie od szefa, czy projekt jest najwyższym priorytetem, może pomóc ci zachować członków tak ciężko, jak to możliwe. I nie bój się być bezpośrednim z szefem, wspominając, że chcesz znać poziom znaczenia projektu, abyś mógł przekazać tę wiadomość zespołowi. Będziesz chciał przekazać, że każdy ma ten sam cel, aby projekt zakończył się odpowiednio i na czas.

Ponadto możesz kontynuować kontakt z szefem przez e -mail z prośbą o potwierdzenie, że projekt jest najwyższym priorytetem. Po otrzymaniu potwierdzenia e -maila możesz przesłać wiadomość e -mail do zespołu w razie potrzeby.

Ważne jest, aby pamiętać, że członkowie zespołu mogą mieć inne obowiązki oprócz projektu. W rezultacie mogą nie uznać twojego projektu za najwyższy priorytet dla nich na początku, ale niekoniecznie dlatego, że ich to nie obchodzi lub chcą uniknąć pracy. Jest całkiem prawdopodobne, że po prostu mają inne zadania i obowiązki, które muszą wykonywać na co dzień. Jest to szczególnie prawdziwe podczas pracy z kolegami z różnych działów.

Rozmowa z szefem w celu wyjaśnienia znaczenia projektu, celów i harmonogramu oraz wczesnym przekazaniem tych informacji z zespołem może pomóc w ruchu procesu i mniej stresujące.

Porozmawiaj ze swoim zespołem przed wykonaniem zadań

Kiedy masz zespół krzyżowy, łatwo jest wykonać zadania. Jane z marketingu poradzi sobie z zadaniami marketingowymi. Karen z Finance poradzi sobie z finansami. Ale nawet gdy obowiązki są jasne, najpierw porozmawiaj z członkami swojego zespołu.

Możesz dowiedzieć się, że zarówno Karen, jak i Jane poprosili o bycie w tym zespole, aby dowiedzieć się więcej o innych obszarach firmy, więc kiedy przypisujesz je do ich obszarów wiedzy, mogą stać się sfrustrowani.

Ta rozmowa ma kluczowe znaczenie dla posiadania świetnego związku zespołu. Chociaż jesteś odpowiedzialny za najwyższy wynik projektu, nie osiągniesz świetnych wyników bez członków zespołu, którzy są na pokładzie. Krótko mówiąc, wzmocnij członków zespołu, prosząc o ich wkład i obawy. Kiedy projekt jest kompletny i odniesie sukces, cały zespół może poczuć dumę, wiedząc, że każdy z nich odegrał aktywną rolę w swoim sukcesie.

Sprawdź dwukrotnie z szefem

Jeśli po rozmowie z członkami zespołu ustalisz, że jedynym sposobem na wykonanie tego zadania jest wydanie zadań, które jedna lub więcej osób uzna za nieprzyjemne, porozmawiaj z szefem przed wykonaniem zadań.

Dlaczego? Chcesz upewnić się, że masz potrzebną kopię zapasową i że nie zaniedbałeś opcji, która sprawi, że zadania będzie bardziej satysfakcjonujące dla członków zespołu.

Weź co najmniej jedno kiepskie zadanie sam

Wszyscy mogą wiedzieć, że zostałeś postanowiony poprowadzić ten zespół ze względu.

Przyjmowanie czegoś trudnego lub nieprzyjemnego wysyła wiadomość, że jesteś częścią zespołu i że zależy Ci na kolegach z drużyny. Przypisanie nieprzyjemnych zadań wysyła wiadomość, że uważasz, że jesteś lepszy niż kolegów z drużyny.

To nie znaczy, że musisz wykonywać wszystkie kiepskie zadania. Ale upewnij się, że są dość podzielone między członkami zespołu. To, co nieprzyjemne, różni się w zależności od zespołu, ale każdy projekt ma coś, czego nikt nie chce robić. Często jest wiele zadań, których wszyscy chcieliby uniknąć. Upewnij się, że są podzielone uczciwie, a ty bierzesz swój udział.

Podaj szybką informację zwrotną

Pamiętaj, że opinie to coś więcej niż mówienie „świetna robota” lub „zła robota” To była świetna robota, ponieważ… ”i„ To nie okazało się tak dobrze, ponieważ… ”bez fraz, które nikt się nie uczy. I tak długo, jak chcesz przekazać opinie, upewnij się, że przyjmujesz informacje zwrotne od członków swojego zespołu.

Ponownie, upoważniasz ich do wykonania świetnej roboty i przypominając im, że ich sukces jest twoim sukcesem i że jesteście w tym razem. Przekazując informacje zwrotne i ucząc ich, jak wykonać zadanie, zwłaszcza jeśli masz więcej doświadczenia, będziesz tworzyć pozytywne środowisko pracy. 

Informuj wszystkich

Jako lider zespołu będziesz zgłaszać postępy dla menedżerów organizacji i starszych liderów. Upewnij się, że przeniesiesz informacje z tych spotkań z powrotem do swojego zespołu. Dodatkowo, poinformuj swoją grupę, co powiesz na tych spotkaniach.

Również daj wszystkim uznanie, zwłaszcza gdy w grę wchodzi pochwała. Czy projekt idzie dobrze, ponieważ jesteś wspaniały? Cóż, oczywiście, ale nie mów tak. Powiedz, że projekt idzie dobrze, ponieważ zespół jest wspaniały. Wszyscy będą wiedzieć, że jesteś częścią zespołu.

Ale co, jeśli projekt idzie okropnie? Czy udostępniasz winę? Tak, ale tylko prywatnie. Chodzisz indywidualnie do członków zespołu i pracujesz, aby pomóc w zmianie ich kierunku lub wkładu. Jeśli to nie zadziała, idziesz do szefa i rozwiązujesz problemy.

Jeśli masz moc usuwania ludzi z zespołu, teraz nadszedł czas, ale jeśli nie, możesz porozmawiać z osobą, która to robi. Ale cokolwiek robisz, nie zacznij plotkować ani narzekać na członków swojego zespołu. Zniszczy ich morale i pogorszy wszystko.

Pamiętaj, że pomyślnie prowadzony projekt zespołu może zwiększyć twoją karierę, rozwinąć profesjonalną reputację i sprawić, że Twoja praca jest widoczna w Twojej organizacji. Rezultatem mogą być dodatkowe zadania lub promocja.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas jest niezależną pisarką, która spędziła 10 lat w korporacyjnych zasobach ludzkich, gdzie zatrudniała, zwolniła, zarządzała liczbami i dwukrotnie sprawdziła z prawnikami.