5 Kluczowe elementy udanego projektu

Organizacje rządowe podejmują projekty, gdy jakiś aspekt przeprowadzania pracy ludzi musi się zmienić. Według Project Management Institute, projekt jest „tymczasową działalnością grupową zaprojektowaną w celu uzyskania unikalnego produktu, usługi lub rezultatu.„Gdy projekt zmienia sposób organizacji, produkty końcowe projektu są włączone do codziennej pracy, a tym samym poprawić pracę organizacji w nieustannie.

Może to zabrzmieć łatwo, ale nie jest. Zmiana jest trudna, a projekty mogą bardzo łatwo uciekać. Każdy dzień powoduje wyzwania, które zagrażają postępowi projektu i ostatecznym sukcesem.  Aby zwalczyć to niebezpieczeństwo, projekty potrzebują pewnych istotnych elementów. Z następującymi elementami projekt ma duże szanse na sukces.

01 z 05

Zaangażowany sponsor projektu

Sponsor projektu jest osobą wysokiego szczebla w organizacji, która ma własność projektu. Zobowiązany sponsor projektu oczekuje, że projekt odniesie sukces i robi wszystko, co może zrobić, aby osiągnąć sukces.

Sponsor projektu ma cztery podstawowe obowiązki związane z projektem. Po pierwsze, sponsor opanuje projekt. On lub ona wiwatuje w zespole projektowym publicznie i prywatnie. Po drugie, sponsor wspiera menedżera projektu. Kiedy kierownik projektu potrzebuje usunięcia przeszkód, wzywa sponsora o pomoc, ponieważ sponsor ma siłę organizacyjną, aby coś się wydarzyło. Po trzecie, sponsor wyrównuje zasoby, dostarczając je bezpośrednio lub współpracując z innymi osobami na wysokim poziomie, aby uzyskać zasoby. Kiedy sponsor jest silnym mistrzem projektu, rówieśnicy sponsora częściej przyczynią się do znacznych zasobów. Po czwarte, sponsor ułatwia podejmowanie decyzji. Kiedy zespół projektowy spada, sponsor może pobierać decyzję lub podjąć decyzję.

Sponsor pozostaje poinformowany poprzez ciągłą komunikację z kierownikiem projektu. Obaj pracują razem, aby ustalić, kiedy sponsor musi wkroczyć i silniej skorzystać z obowiązków sponsora na poparcie kierownika projektu. Na przykład kierownik projektu może mieć problem z uzyskaniem informacji z działu finansowego organizacji. Sponsor projektu może zwrócić się do dyrektora finansowego w tej sytuacji i poprosić o uzyskanie informacji o priorytecie powyżej konkurencyjnych zadań.

02 z 05

Jasne cele i zakres

Przed pracą nad projektem lub nawet planowanym, sponsor projektu musi wyrażać cele i zakres projektu. Cele to wielkie rzeczy, które projekt powinien osiągnąć. Weźmy na przykład projekt ulepszania oprogramowania. Dział Zasobów Ludzkich korzysta z dobrze znanego konfigurowalnego oprogramowania biznesowego do zarządzania płacami. Organizacja chce dodać moduł do zarządzania uczeniem się. Celem projektu jest dostosowanie oprogramowania do zarządzania uczeniem się do potrzeb biznesowych organizacji i zintegrowanie go z istniejącym systemem płac.

Zakres określa parametry projektu. Kontynuowanie przykładu projektu oprogramowania; Zakres tego projektu ogranicza się do wprowadzenia systemu zarządzania uczeniem się i integracji go z systemem płac. Wiele razy pomocne jest zidentyfikowanie rzeczy, które są poza zasięgiem, aby zrozumieć, co jest w zakresie. W przypadku tego projektu dodanie innych modułów jest niezgodne. Dział rachunkowy nie może przyjechać do kierownika projektu i poprosić o rozliczenie, należności lub moduły płatne.

Dodanie modułu po zdefiniowaniu projektu pozwala na pełzanie zakresu. Dobrzy sponsorzy projektu i kierownicy projektów Straż przed pełzaniem zakresu i bardzo niechętnie dodają zakresu w połowie projektu. Zwiększenie zakresu projektu zwiększa zapotrzebowanie projektu na zasoby takie jak czas i pieniądze. Dodatkowo praca nad dodatkowym zakresem naraża jakość produktów pracy.

03 z 05

Dobry kierownik projektu

Kierownik projektu planuje pracować i organizować zasoby, aby wykonać projekt. Ta osoba jest łącznikiem między sponsorem projektu, który ustanawia wizję a zespołem projektowym, który ją osiągnie. Zgodnie z odpowiednim i terminowym kierownikiem projektu wnosi interesariuszy do zaoferowania wkładu.

Menedżerowie projektów zwykle mają następujące cechy, które pomagają im przenieść projekt:

• Menedżerowie projektów to planiści. Myślą o sekwencji pracy i wiedzą, co musi się wydarzyć po tym, jak zespół zakończy zadanie. Robią dobre plany, ale wiedzą też, kiedy być elastycznym i odmieniać się od planu.
• Kierownicy projektów są godne zaufania. Z ich sukcesem w zależności od pracy innych menedżerowie projektów potrzebują ludzi, aby zaufać ich dobrej intencji i kompetencjach. Zaufanie jest szczególnie ważne w związku między kierownikiem projektu a sponsorem projektu.
• Menedżerowie projektów zwykle są ekstrawertyczni, ponieważ zdecydowana większość ich pracy polega na komunikacji.

Pociągają ludzi do odpowiedzialności za swoje zobowiązania. Oto przykład. Przełożony członka zespołu projektowego powiedział kierownikowi projektu, że członek zespołu może poświęcić projekt cztery godziny tygodniowo. Ten członek zespołu opuścił dwa cotygodniowe spotkania z rzędu i nie poczynił żadnych postępów w wyznaczonych zadaniach w strukturze załamania pracy. Po pierwszym nieudanym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z członkiem zespołu, aby omówić nieobecność i przegapił terminy. Członek zespołu powiedział, że ma bardziej palące priorytety. Kierownik projektu podejrzewał, że to nieprawda, więc po drugim nieudanym spotkaniu kierownik projektu spotkał się z przełożonym członka zespołu. Przełożony powiedział kierownikowi projektu, że upewni się, że zachowanie członka zespołu się odwróci.

04 z 05

Zaangażowani interesariusze

Zainteresowanymi stronami projektu są osoby, które są zainteresowane sukcesem projektu, ale nie są członkami zespołu projektowego. Nie myślą o projekcie codziennie, tak jak robią to kierownik projektu lub członkowie zespołu projektu, ale chcą być w pętli w zakresie krytycznych decyzji i ogólnego postępu w kierunku celów projektu.

Zainteresowane strony mają motywacje do pozostawania na bieżąco z działaniami projektowymi, ale obowiązkiem kierownika projektu jest wprowadzenie ich do fałd w sposób, aby postępować w celu osiągnięcia celów projektu. W wielu przypadkach wykonywanie tego wymaga delikatnej równowagi między uzyskaniem zbyt dużej ilości wkładu a uzyskaniem zbyt mało wkładu. Interesariusze nie mogą zważyć każdej decyzji. To spowodowałoby zwiększenie projektu i sprawiłoby, że każda decyzja była walką. I odwrotnie, interesariusze nie mogą zostać wykluczeni, ponieważ znaczącym aspektem prawie każdego projektu jest zaspokajanie interesariuszy.

05 z 05

Dedykowani członkowie zespołu projektowego

Członkowie zespołu projektowego wykonują pracę projektu. Wiele razy członkowie zespołu projektu są przydzielani do projektu oprócz swoich regularnych obowiązków, co oznacza, że ​​nie ma zmniejszenia innych prac, aby zrekompensować dodatkowe prace wprowadzone przez projekt. Kierownicy projektów mogą pomóc członkom zespołu w negocjowaniu z przełożonymi w tej sprawie, ale kierownik projektu nie ma kontroli nad obowiązkami członków zespołu projektu poza projektem.

Oddanie członków zespołu na projekt jest bardzo cenne. Bez poświęcenia, terminy poślizgnięcia się i produkty robocze nie są dobrej jakości. Dedykowani członkowie zespołu są zmotywowani do osiągnięcia celów projektu na czas, w ramach budżetu i do wysokiej jakości oczekiwań.