10 wskazówek dotyczących planowania niesamowitej imprezy wakacyjnej firmy

Nie zawsze są ulubionymi, ale imprezy świąteczne są podstawą dla większości firm. Są również świetną okazją, jeśli planowane są ostrożnie. Jeśli miałeś za zadanie zaplanować coroczną imprezę świąteczną dla swojej firmy, Twoim celem powinno być jak najlepiej wykorzystać specjalne wydarzenie, przy jednoczesnym utrzymaniu kosztów możliwych do zarządzania. Ostrożnie oceniając najlepszy sposób podejścia i realizacji tej imprezy świątecznej, możesz stworzyć doświadczenie, które nie tylko zwiększa morale firmy, ale także zwiększa poziom zadowolenia i zatrzymania pracowników na całym świecie.

Ważne jest, aby zacząć od podstaw-jaki motyw powinien mieć impreza, gdzie powinna się odbyć, ile osób nadchodzi, kiedy to nastąpi, i jakie jedzenie i napoje będą serwowane podczas okazji, zanim przejdzie do specjalistycznego planowania i wykonanie zdarzeń.

01 z 10

Nail podmiotów na imprezę wakacyjną

Obrazy Vasyl Dolmatov / Getty

Oczywiście, podobnie jak każde inne wydarzenie lub projekt, musisz utworzyć plan projektu, który identyfikuje szczegóły wydarzenia dla imprezy wakacyjnej pracowniczej. Temat, miejsce, godzina, data, liczba gości, wybór jedzenia i napojów, wystrój i program wydarzeń należy wziąć pod uwagę, zanim zaczniesz wykonywać swoje wydarzenie.

Każda dobra partia potrzebuje tych podstawowych elementów, aby odnieść sukces, ale nie wszystko musi być ustawione w kamieniu, zanim zaczniesz blokować w szczegółach (takich jak zabezpieczenie miejsca, rezerwacja cateria lub planowanie programu).

Chociaż istnieje wiele sposobów podejścia do tych decyzji i wyborów dotyczących pomysłów wyższego poziomu, takich jak motyw i czas, często padają na kierownictwo firmy zamiast producenta wydarzeń, najlepiej jest współpracować z zespołem, aby zdecydować, które szczegóły są odpowiednie dla konkretnych firma.

02 z 10

Wybierz najskuteczniejszy czas na zorganizowanie wydarzenia

Obrazy Aleksandarnakic / getty

Najlepszy czas na zorganizowanie imprezy wakacyjnej dla pracowników jest prawdopodobnie w porze lunchu. Historyczne dane wakacyjne z Battalii Winston pokazują rosnący trend w tym kierunku, odzwierciedlając, że prawie połowa wydarzeń korporacyjnych w 2013 r. Odbyła się w porze lunchu.

Niestety, nie wszyscy mogą mieć możliwość uczestnictwa w wydarzeniu, ponieważ ktoś musi wrócić, aby odebrać połączenia klientów i zachować ruch biznesowy. Ale wydarzenie w godzinach lunchu ogranicza koszty i zmniejsza obowiązki dotyczące osobistego czasu i zobowiązań pracowników.

Jeśli zdecydujesz się na wieczorne wydarzenie, musisz zastanowić się, która noc jest najlepsza. Podczas gdy niektórzy mogą myśleć, że piątek jest najlepszym wyborem, ponieważ większość pracowników będzie na weekend, jest to także najpopularniejszy dzień tygodnia w restauracjach i innych miejscach w innych słowach, najdroższy czas. Niewiele organizacji będzie chciało rozważyć niedzielny wieczór, więc wydaje się, że kolejną najlepszą opcją może być poniedziałek wieczorem, ponieważ zwykle jest to najwolniejsza noc w restauracjach.

03 z 10

Rozważ organizację imprezy poza sezonem

Frederic Cirou / Getty Images

Zamiast domyślnie nie spłacić corocznego przyjęcia Bożego Narodzenia lub Święta Dziękczynienia, dlaczego nie rozważać wydarzenia, które jest specjalnie uznania pracowników, gdy nic innego nie zatkaje kalendarza biurowego?

Na początku października i pod koniec stycznia to świetne czasy na zorganizowanie corocznej imprezy uznania. Miejsca poza miejscem są bardziej dostępne i możesz zaoszczędzić pieniądze na wydatkach na giełdzie i pakietach imprezowych podczas wydarzenia poza sezonem.

Jedną z wad tworzenia corocznej imprezy uznania zamiast tradycyjnej przyjęcia świątecznego jest to, że pracownicy mogą nie pamiętać tak łatwo tej tradycji. Może być potrzebny dodatkowy szum, aby upewnić się, że ludzie zaznaczają to w swoich kalendarzach.

04 z 10

Wybierz zespół, który pomoże wykonać wydarzenie

Richlegg / Getty Images

Jakość twojego zespołu planowania będzie bezpośrednio korelować z kalibrem Twojego wydarzenia. Ważne jest, aby znaleźć zespół odpowiedniego rozmiaru i wybrać członków, którzy są wykwalifikowani w tworzeniu niezapomnianego spotkania.

Mniejsza grupa osób prawdopodobnie sprawi, że planowanie będzie bardziej celowe i opłacalne, ale wiele organizacji angażuje duży komitet osób, aby więcej głosów pracowników jest reprezentowanych podczas planowania wydarzenia. Ponieważ planowanie imprezy zajmie czas od regularnych obowiązków zawodowych członków, prawdopodobnie najlepiej jest stworzyć najmniejszy możliwy zespół, który nadal jest reprezentatywny dla Twojej firmy.

Bez względu na rozmiar, powinieneś wybrać osoby ze względu na ich zdolność do pozytywnego wpływania na innych pracowników. Spotkanie do zespołu planowania może być również wykorzystane jako nagroda lub zachęta. Planator wydarzeń organizacji powinien współpracować z upoważnionym liderem w zakresie zasobów ludzkich lub marketingowych, upoważniony do zatwierdzenia planu pomocy w prowadzeniu tych decyzji i wybrania najlepszych członków zespołu.

05 z 10

Utwórz opłacalne menu na wakacje

Emapoket / Getty Images

Jeśli chodzi o wybór tego, co karmić swoich pracowników podczas imprezy świątecznej, wiele sztuczek może zaoszczędzić pieniądze, jednocześnie zapewniając doskonały posiłek. Splane posiłki są często bardziej opłacalne niż w formie bufetu i pozwalają na bardziej elegancką prezentację niż wszyscy stoją w kolejce i podawane sobie.

Oczywiście twoje menu musi wzmocnić motyw wydarzenia i powinieneś spróbować wybrać przedmioty zawierające kolory lub markę wydarzenia, ale to nie znaczy, że musisz wynająć drogie świąteczne pościel i inny dekoracje.

Wybór skromnych przedmiotów lub świeżych owoców do centralnych, ograniczanie spożywania alkoholu i hosting w miejscu, w którym ma standardowe dekoracje świąteczne i opcje wyceny żywności, to doskonałe sposoby obniżenia kosztów, jednocześnie zapewniając pracownikom dobre doświadczenie.

06 z 10

Zdecyduj o poziomach i ograniczeniach spożycia alkoholu

Brauns / Getty Images

Od lat organizacje ograniczają alkohol na przyjęciach wakacyjnych z różnych powodów, że ten czapka jest jednym z łatwiejszych sposobów kontrolowania budżetu i ogranicza odwrócenie uwagi od przesłania wydarzenia.

Mimo to większość pracowników nie chce uczestniczyć w imprezie firmowej, która nie zawiera jakiejś formy napoju alkoholowego. Z tego powodu chcesz zawęzić wybór alkoholu, a nawet stworzyć tanie podpisane koktajle, aby obniżyć koszty i obniżyć poziom zatrzymania.

Możesz także rozważyć ograniczenie menu tylko do wina, wczesne zamykanie baru lub oferowanie napojów tylko podczas posiłku, aby pomóc w dalszym obniżeniu kosztów i ograniczenia ryzyka, że ​​pracownicy będą zbyt hałaśliwe na imprezie firmy. W każdym razie powinieneś zdecydowanie sprawdzić swoją polisę ubezpieczeniową, aby upewnić się, że jesteś objęty ubezpieczeniem alkoholu.

07 z 10

Przypomnij pracownikom właściwą etykietę

obrazy Laflor / Getty

Najlepszą radą dla każdego, kto uczęszcza na przyjęcie świąteczne, jest upewnienie się, że pamiętasz etykietę przybycia i sprawiania, że ​​inni czują się komfortowo. Ale dobrym pomysłem jest również przedstawiać wszelkie określone zasady podstawowe w notatce w całym biurze.

Błędy etykiety, których należy unikać na przyjęciu świątecznym, obejmuje unikanie nadmiernego picia, jedzenie, narzekanie, przybycie zbyt wcześnie lub odejście za późno, noszenie niewłaściwego stroju i przyniesienie nadmiernych gości-co może nie tylko wpłynąć na doświadczenia innych na imprezie, ale także towarzystwo koszty.

Chociaż coroczna impreza wakacyjna firmy ma na celu połączenie zespołu i obniżenie zahamowań w miejscu pracy, przypomina gościom, że nadal reprezentują firmę, nawet gdy uczestniczą w tym wydarzeniu po pracy, a zatem oczekuje się, że zachowują się w sposób odpowiedni dla Miejsce pracy.

08 z 10

Rozważ założenie wymiany prezentów

Lightfieldstudios / Getty Images

Ogólnie rzecz biorąc, wiele organizacji obejmuje wymianę prezentów między pracownikami na imprezach wakacyjnych. Jeśli jednak organizacja jest większa, być może najlepiej pozostawić na poziomie departamentu, a nie na wydarzeniu All-Parteee. Organizacja na taką skalę może okazać się trudna, zwłaszcza jeśli nie znasz niektórych działów i ich pracowników.

Jeśli jednak istnieje wymiana prezentów, dobrym pomysłem jest dla gospodarza lub organizatora, aby umieścić ograniczenie finansowe na prezenty-być może 10 USD, aby uniknąć niezręcznych problemów związanych z wyceną prezentów.

Ponadto ustanowienie „białego słonia” lub podobnego rodzaju giełdy prezentów w całości, w której wszyscy w firmie są zaproszeni do udziału na poziomie indywidualnym, może pomóc w zapobieganiu koszmarom organizacyjnym, w którym jeden gość nie otrzyma prezentu, ponieważ inny zapomniał przynieść jeden.

09 z 10

Zastanów się, czy zbieranie funduszy jest odpowiednie na Twoje wydarzenie

Catlane / Getty Images

Jedzenie, odzież i dyski zabawkowe są częścią kultury w wielu organizacjach, a niektórzy nawet zachęcają do darowizn gotówkowych. Zastanów się, czy partia doceniania pracowników w całej firmie jest właściwym miejscem możliwości pozyskiwania funduszy.

Chociaż bardzo przydatne jest podkreślenie szczególnej przyczyny przyjęcia bożonarodzeniowego, organizacja może być pomocna, aby zachęcić tylko prezenty bezkazania i darowizny, które mogą przynieść korzyści wspieraniu organizacji charytatywnej. W ten sposób każdy może zaoferować prezent o wartości, która pasuje do ich własnych budżetów.

10 z 10

Oceń sponsorowanie dostawców na swoje wydarzenie

Obrazy bohatera / obrazy Getty

Niektórzy ludzie mogą myśleć, że sponsorzy sprzedawcy to świetny sposób na zrekompensowanie kosztów corocznej imprezy wakacyjnej; Jednak planiści wydarzeń i ich klienci mogą chcieć pozostać skoncentrowani na celu partii polegającej na docenianiu pracowników, a nie outsourcingu kosztów sponsorowanych dostawców.

Pracownicy często uważają, że koszty tych specjalnych wydarzeń powinny być pokryte z budżetu operacyjnego pracodawcy. Jeśli organizacja nie może sobie pozwolić na zorganizowanie zdarzenia uznania dla swoich pracowników lub jeśli nie jest to część biznesplanu z jakiegokolwiek powodu, pracodawca nie powinien szukać zewnętrznych przychodów, aby pokryć koszty za pośrednictwem sponsorowania.